Microsoft Outlook のメール添付ファイルから PDF ファイルを作成することができます。
作成作業は、メイン ウィンドウと開いているメールのウィンドウの両方にある Kofax リボンに表示される [添付ファイルから PDF を作成] ツールを使用して開始します。このツールは、現在選択されているメッセージに添付ファイルがある場合にアクティブになります。
このコマンドは、現在アクティブなメッセージの添付ファイルに対して実行されます。1 つの PDF ファイルが添付ファイルごとに作成されます。各 PDF には、添付ファイルのファイル名が付けられます。生成される PDF ファイルには、1 つのターゲットの場所を指定することができます。添付ファイルが PDF ファイルの場合には、処理は行われずにターゲットの場所に保存されます。添付ファイルに複数のファイル タイプが混在している場合は、PDF ファイルは直接保存され、他のファイルは PDF に変換されます。
変換が可能でない場合は、警告が表示されます。イメージ ファイル (bmp、jpg、png、tif など)、xps、ps、および eps ファイルは直接処理されます。他のドキュメント (Word ファイルなど) は、PDF Create に出力されます。これが意味するのは、ファイル タイプに関連付けられているネイティブ アプリケーションがご利用のシステムに存在する必要があるということです。
初めて使用するときは、デフォルトの保存場所は [マイ ドキュメント]\PDF Favorites\Outlook Archive です。この設定は、以下に説明するように、[添付ファイル リスト] ダイアログ ボックスで [参照] ボタンを使うと変更することができます。
以下の説明は Microsoft Outlook を対象としていますが。
[設定] の環境設定
[Kofax PDF for Outlook] リボンで [設定] ツールを選択します。
[設定] ダイアログ ボックスの [PDF の作成] タブで、複数の添付ファイルがあるメッセージの処理方法を指定します。
[ファイルの選択メッセージを表示] を選択すると、添付ファイルのリストが表示されます。このリストで、PDF に変換する添付ファイルと保存場所を指定できます。
添付ファイルから PDF を作成
サポートされているファイル タイプの 1 つまたは複数の添付ファイルを持つメッセージを選択します。
[Kofax PDF for Outlook] リボンで [添付ファイルから PDF を作成] ツール (上記参照) を選択します。
環境設定の [すべての添付ファイルを変換] を選択している場合は、PDF ファイルは最後に使用したフォルダーに保存されます。
プロンプトを表示するように指定した場合は、[添付ファイル リスト] ダイアログ ボックスで変換する添付ファイルを選択することができます。
ターゲット フォルダーが提示されます。変更する場合は [参照] をクリックします。[OK] をクリックして作成を開始します。
すべての場合において、[結果] 情報ボックスで正常終了した変換結果が表示されます。ここで出力フォルダーを開くことも、名前をダブルクリックして生成される PDF ファイルを表示することもできます。
ヒント
自動保存用のターゲット フォルダーを変更する必要がある場合は、[設定] に移動してプロンプト表示を指定します。これによって、保存先を変更できるようになります。次に [設定] を使用して自動変換を復元します。
PDF ファイルの作成とインポート
発信メールを準備する場合は、PDF 以外のファイルをローカル コンピュータで選択して PDF に変換し、メッセージに添付することができます。詳細は「メール添付ファイルにする PDF ファイルの作成」を参照してください。
注
作成する PDF と同じ名前の PDF ファイルが保存場所に既に存在する場合は、ファイル名を一意に維持するために、新しいファイルには数値の接尾辞が付けられます。
Kofax リボンが表示されない場合は、「PDF Create のトラブルシューティング」を参照してください。
Kofax PDF Convert がインストールされている場合は、Kofax リボンに、PDF ファイルの添付ファイルのロックを解除するための特殊なボタンが表示されます。Kofax Power PDF ではさらに 2 つのボタンが表示されます。これらのボタンを使用すると、PDF への電子メールのアーカイブや電子メール フォルダのアーカイブを実行でき、設定ボタンからさらに詳細な設定を行うことができます。