フォーム フィールド自体を保存することなく、フォームに入力したデータを保存することができます。保存したデータは、他のフォームに入力するために繰り返し使用できます。この機能を使用して、大量のフォームに共通のデータ セットを自動的に入力することで、フォームの入力時間を短縮できます。このプロセスには、入力したフォーム データを特別なファイルの種類で保存するためのエクスポート操作と、そのファイルを空のフォームに入力するためのインポート操作があります。有効なファイルの種類は FDF、XFDF、XML、TXT です。これらは多くの PDF エディターで扱うことができます。これらのファイル形式には、フォーム データだけでなく、フォーム内のコントロールの数と種類についての情報が格納されます。
単一の開いている入力済みフォームからデータをエクスポートするには
[フォーム] > [データ] > [データのインポート/エクスポート] > [フォーム データのエクスポート] を選択します。
[フォーム データを～としてエクスポート] ダイアログ ボックスで、名前とファイルの種類を指定します。
[保存] をクリックします。データは、定義した場所に、定義したファイルの種類で保管されます。
単一のフォームへデータをインポートするには
入力されていないフォームを開きます。
[フォーム] > [データ] > [データのインポート/エクスポート] > [フォーム データのインポート] を選択します。
[フォーム データを含んでいるファイルを選択] ダイアログ ボックスで、ファイルの種類 (FDF、XFDF、XML、TXT) を設定し、開いているフォームにインポートするデータが格納されたファイルを参照します。
[開く] をクリックします。選択したファイル内に、フォーム コントロールの説明と現在のフォームに適したデータが含まれていれば、そのデータは適切なフィールドに挿入されます。
複数のフォームからのデータのエクスポート
複数のフォームからデータをエクスポートできます。同じデータ フィールドはファイルの種類 XML と CSV (Comma Separated Values) に設定されます。これらのファイルの種類は Excel や同様の表計算プログラムで開くことができます。各フォームは行で、各フォーム フィールドは列で表わされます。フォームのフィールド ラベルはスプレッドシート列の見出し行のテキストになります。署名フィールドを除き、すべてのフォーム フィールドの種類を扱うことができます。このエクスポートは、PDF ファイルが読み込まれていなくても、また開いているファイルがなくても利用できます。
複数のフォームからデータをエクスポートするには
[フォーム] > [データ] > [データのインポート/エクスポート] > [複数のフォームからデータをエクスポート] を選択します。
[追加] をクリックし、フォルダから目的のファイルを選択します。
[追加] を繰り返しクリックし、他のフォルダなどからファイルを追加します。
ファイル リストが準備できるまで [追加] と [削除] を使用します。
[データのエクスポート元の最新のファイル リストを含める] チェックマークを選択し、最後のエクスポート セッションからのフォームがすべてリストに追加されるようにします。
[エクスポート] をクリックし、出力フォルダ、ファイル名と種類 (CSV または XML) を指定します。
結果を表計算プログラムに表示して確認するには、[ファイルを今すぐ表示] をクリックします。
(チェックマークやラジオ ボタン フィールドに必要な場合など) 目的に応じて列見出しのテキストの名前を変更します。
[名前を付けて保存] を使って適切なファイルの種類 (Excel ワークシートなど) を選択します。これを行わないと、ファイルは CSV や XML 形式のままです。
効率的なエクスポートのために、フォームにはすべて同じフィード名のセットを使用します。複数ページのフォームを処理できます。フォームごとに 1 つの PDF をお勧めしますが、まとめられたフォームのセットを含む単一の PDF も処理可能です。フォーム フィールド セットの提供は同じです。フォーム間でフィールドが異なる場合、同一でないすべてのフィールド名には出力テーブルに列が生成されます。結果のテーブルのフィールドはすべて、任意の入力ができる標準のセルになります。他のセルの種類 (日付、通貨、数値のみなど) を設定するには、表計算プログラムを使用します。
エクスポートの前にフィールド名を統一するには
フィールド名が付いていなかったり、不適切または統一されていないような場合は、エクスポート後に表計算プログラムで編集することで、この問題を解決できます。
エクスポート前に PDF ファイルを編集するには、アクティブなフォーム フィールドを含む PDF ファイルを開きます。
[パネル] バーの [フォーム コントロール] ツールをクリックして [フォーム コントロール] パネルを表示します。
パネルでフォーム コントロール名をダブルクリックするか、PDF でフォーム フィールドを右クリックして [プロパティ] を選択します。
[フィールド名] を目的のテキストに調整して、[閉じる] をクリックします。
必要に応じてその他のフィールド名とフォームで操作を繰り返します。
このような問題は元のフォーム ファイルの作成時/デザイン時に回避できます。
問題解決:
より単純なサンプル フォームを処理することによって、問題が特定のフォーム セットにあるのかどうかを判断します。
フォームが電子メールで届いた場合は、ダウンロードが完全に終了し、ローカル ドライブに行われたことを確認します。電子メールや一時フォルダから直接ファイルにアクセスすることを避けます。
ネットワークの場所への保存が失敗する場合は、セキュリティの制限を付けずにローカル フォルダーに保存します。
1 つのファイルの種類 (たとえば、XML) での保存が失敗する場合は、もう一方のファイルの種類 (CSV) を試します。
数百ページや数千のフィールドを持つ大規模なフォームは問題が発生する可能性があるため、ファイルをセクションに分割します。
1 つのフィールド内に非常に長いテキストがある場合は、エクスポート時にテキストが途切れることがあります。Excel は通常 1 つのセルの文字数が 256 文字に制限されています。