In Power PDF kunt u met de Create Assistent bestanden uit een DMS (documentmanagementsysteem) importeren. Open hiervoor de assistent en klik op Toevoegen. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de optie Toevoegen vanuit DMS. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u cloud-opslagsites (zoals Evernote) en SharePoint kunt kiezen. U kunt ook elke andere ondersteunde DMS met een clientonderdeel op uw computer kiezen. Daarvoor moet u deze tijdens een aangepaste installatie hebben ingeschakeld of op een later moment via de optie Wijzigen.
Notitie
Dropbox wordt niet meer direct in Power PDF ondersteund. Zie Info over cloud-connectoren voor meer informatie.
Dit dialoogvenster biedt standaard altijd de laatst gebruikte DMS aan, maar u kunt ook een andere kiezen.
Bestanden die vanuit een DMS worden geïmporteerd, zijn alleen-lezen kopieën. De oorspronkelijke bestanden zijn niet beschikbaar.
Microsoft SharePoint
Power PDF ondersteunt (samen met PDF Create) dit DMS en biedt hiervoor de vereiste interface die uit drie dialoogvensters bestaat:
Hiermee opent u een vooraf gedefinieerde SharePoint-locatie, waarin u één bestand kunt selecteren. Met de knop Sites opent u het dialoogvenster SharePoint-sites, zodat u naar een andere site kunt gaan.
Hiermee kunt u een lijst van verschillende SharePoint-sites beheren. Klik op Toevoegen om het dialoogvenster Verbindingsinstellingen te openen.
Hierin kunt u een server en site of een exacte URL voor een SharePoint-site opgeven. U kunt hier ook één site instellen als standaardsite, zodat u direct naar deze site gaat als u op Toevoegen vanuit DMS klikt.
Overige DMS-ondersteuning
Bij Systeemvereisten vindt u een overzicht van ondersteunde systemen.
Via de eigen interface van eDOCS en iManage WorkSite heeft u direct toegang tot de bestanden in het DMS.
U kunt PDF-bestanden die u maakt, één voor één opslaan in het DMS. Zie Opslaan in een DMS.
Werken vanuit een ander programma
Als u in SharePoint, eDOCS Enterprise of iManage Worksite werkt, beschikt u over twee Kofax PDF-functies:
U kunt één niet-PDF in de DMS-interface selecteren en deze ter plekke converteren naar PDF. Het bronbestand blijft intact. Het PDF-bestand krijgt dezelfde naam als het bronbestand en wordt standaard op dezelfde locatie opgeslagen.
In beide gevallen gaat het om directe conversies die op de achtergrond worden uitgevoerd. Beeldbestanden (BMP, JPG, PNG, TIF, enzovoort) en XPS-, PS- en EPS-bestanden worden direct verwerkt op basis van geschikte standaardinstellingen. Overige documenten (zoals Word-bestanden) worden afgedrukt naar PDF Create. Dit houdt in dat het programma dat is gekoppeld aan het bestandstype op uw systeem aanwezig moet zijn. In dergelijke gevallen wordt de conversie uitgevoerd op basis van de huidige instellingen van het Kofax PDF-printerstuurprogramma.
PDF-bestanden maken vanuit SharePoint
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in SharePoint als deze is geconfigureerd door een beheerder. Richtlijnen hiervoor vindt u in de (Engelse) Customization Kit bij de Advanced-versie.
Als u een PDF wilt maken van een ondersteund bestandstype (niet-PDF) in SharePoint, selecteert u het bestand en kiest u in het snelmenu PDF maken. Selecteer PDF verzenden als u de PDF als bijlage wilt bijvoegen aan een nieuw e-mailbericht in uw standaard e-mailprogramma zonder dat er een lokale kopie in SharePoint wordt geplaatst.
Als u een PDF wilt maken van een extern bestand, gaat u naar de gewenste SharePoint-map en opent u het menu Nieuw. Kies de optie Nieuwe Kofax PDF (of de naam die de beheerder voor deze optie heeft ingesteld) en blader vervolgens naar het bestand.
PDF-bestanden maken in eDOCS
Als u een PDF wilt maken van een bestand in eDOCS, gebruikt u de optie PDF maken in het snelmenu vanuit het clientprogramma DM Extension voor Windows Verkenner. Het snelmenu verschijnt als u op een niet-PDF-bestand klikt dat wordt ondersteund door PDF Create! Zie het onderwerp PDF Create assistent voor een overzicht van ondersteunde bestandstypen. De optie PDF verzenden is ook beschikbaar.
Als u een PDF-bestand wilt maken van een extern bestand, kiest u in het menu Document de optie Nieuwe PDF maken. Tijdens het opzetten van het documentprofiel definieert u het brondocument en de doellocatie in eDOCS.
PDF-bestanden maken in iManage WorkSite
Gebruik het Kofax PDF-menu vanuit de Kofax PDF-invoegtoepassing in het DeskSite-clientprogramma. U heeft dan toegang tot beide functies.
Notitie
In Worldox, Documentum en DocuShare kunt u bronbestanden niet rechtstreeks vanuit uw documentmanagementsysteem openen. Gebruik in de Create-assistent de optie Toevoegen / Openen vanuit DMS om een bestand te openen en Opslaan naar DMS om het PDF-doelbestand weer op te slaan in het DMS. Zie Opslaan in een DMS voor meer informatie.
Meer informatie over het gebruik van DMS vindt u in de netwerkinstallatiehandleiding voor Power PDF Advanced.