Taak:
U gaat Bates-nummers toevoegen aan een serie documenten, zodat elke pagina referentie-informatie bevat. Hiervoor gaat u een Bates-stempelschema maken.
U geeft de zaak een nummer. Hiervoor gebruikt u een voorvoegsel.
U voegt een zescijferig Bates-nummer toe als unieke ID voor elke pagina in de serie documenten.
U voegt als bedrijfsnaam 'Kofax' toe. Hiervoor gebruikt u een achtervoegsel voor het Bates-nummer.
U voegt paginanummering toe voor elk document in de serie. Hiervoor gebruikt u een macro.
U voegt de datum van de bestempeling toe. Hiervoor gebruikt u een macro.
Procedure:
Selecteer Document > Bates-nummering > Toevoegen om het dialoogvenster Bates-nummers toevoegen te openen. Het maakt niet uit of er al een document is geopend.
Klik op Bestanden toevoegen en selecteer alle bestanden voor deze stempelsessie. Bekijk desgewenst eerst een voorbeeld van de bestanden. Controleer de volgorde van de bestanden, omdat de Bates-nummers in de gegeven bestandsvolgorde worden toegepast. Klik op OK om het dialoogvenster Kop- en voettekst toevoegen te openen.
Selecteer de optie [Geen] in de keuzelijst Naam of kies een bestaand schema als basis.
Geef marge-instellingen op voor de tekstreeks en zorg ervoor dat de tekst andere items op de documentpagina's niet overlapt.
Kies onder Macro's de optie Bates-nummer en klik op Instellingen.
Behoud in het dialoogvenster Opties voor Bates-nummering de lengte van 6 cijfers en het beginnummer 1.
Typ in het veld Voorvoegsel de id van de zaak Zaak 20: en typ een spatie aan het eind.
Typ in het veld Achtervoegsel de tekst –Kofax met een spatie aan het eind. Controleer het voorbeeld en klik op OK.
Geef de gewenste locatie in de kop- of voettekst op en klik op Macro invoegen. Het Bates-nummer wordt toegevoegd in gecodeerde vorm.
Kies onder Macro's de optie Paginanummer en klik op Instellingen. Kies als paginanummer Pagina 1 van n en als datumnotatie jjjj-mm-dd. Plaats de cursor achter de eerder toegevoegde tekstreeks en klik op Macro invoegen.
Kies Datum in de keuzelijst Macro's, plaats de cursor achter de eerder toegevoegde tekstreeks, voeg spaties toe om het paginanummer te scheiden van de datum en klik op Macro invoegen.
Selecteer een tekengrootte, lettertype, stijl en kleur voor de tekenreeks van het Bates-schema.
Selecteer de knop Maken erboven om het schema een naam te geven voor toekomstig gebruik en klik op OK om het schema toe te passen op de opgegeven bestanden.
Dit is de syntaxis voor dit voorbeeld waarbij de spaties handmatig zijn toegevoegd:
<<Bates-nummer#6#1#Zaak 20: #-Kofax >><<Pagina 1 van n>> <<jjjj-mm-dd>>
Dit levert de volgende stempel op, waarbij de onderdelen ervan in de tabel worden gespecificeerd.
Zaak 20: 000001-Kofax 1 van 14 2012-03-19
|
#Zaak 20: |
Voorvoegsel van Bates-nummer |
|
Bates-nummer#6#1 |
Bates-nummer van zes cijfers, beginnend bij 1 |
|
#-Kofax |
Achtervoegsel van Bates-nummer |
|
Pagina 1 van n |
Paginanummers, vooraf gegaan en gevolgd door spaties |
|
jjjj-mm-dd |
Datum in de gekozen notatie |
In dit voorbeeld worden de pagina's van elk document apart genummerd, maar loopt de Bates-nummering door (wordt niet bij elk document weer op 1 gezet). Zo biedt het Bates-nummer een unieke identificatie van alle pagina's in alle documenten van de huidige stempelsessie.