Gegevens die zijn ingevuld in een formulier, kunnen worden opgeslagen zonder de formuliervelden zelf op te slaan en opnieuw worden gebruikt bij het invullen van andere formulieren. Dit is handig om formulieren snel te kunnen invullen door automatisch een gegevensset in te vullen die geschikt is voor een aanzienlijk aantal formulieren. Hierbij worden de gegevens van ingevulde formulieren opgeslagen in een speciaal bestandstype, dat vervolgens wordt geïmporteerd in lege formulieren. Geldige bestandstypen zijn FDF, XFDF, XML en TXT. Deze kunnen door een groot aantal PDF-editors worden verwerkt. Hierin worden niet alleen de formuliergegevens, maar ook informatie over het aantal en het type van de besturingselementen in het formulier opgeslagen.
Formuliergegevens exporteren uit één geopend, ingevuld formulier
Kies Formulieren > Gegevens > Gegevens importeren/exporteren > Formuliergegevens exporteren.
Geef de naam en het bestandstype op in het dialoogvenster Formuliergegevens exporteren als.
Klik op Opslaan. De gegevens worden opgeslagen op de opgegeven locatie en in het opgegeven bestandstype.
Formuliergegevens importeren in één formulier
Open een leeg formulier.
Kies Formulieren > Gegevens > Gegevens importeren/exporteren > Formuliergegevens importeren.
Kies in het dialoogvenster Bestand met formuliergegevens selecteren een bestandstype (FDF, XFDF, XML, TXT) en blader naar het bestand met de gegevens die u wilt importeren in het geopende formulier.
Klik op Openen. Als het bestand beschrijvingen van formulierelementen en gegevens bevat die geschikt zijn voor het huidige formulier, worden de gegevens ingevuld in de betreffende velden.
Gegevens exporteren uit meerdere formulieren
Gegevens kunnen vanuit meerdere formulieren met dezelfde gegevensveldensets worden geëxporteerd naar de bestandstypen XML en CSV (Comma Separated Values). Deze bestandstypen kunnen door Excel of vergelijkbare spreadsheetprogramma's worden geopend. Elk formulier wordt vertegenwoordigd door een rij en elk formulierveld door een kolom. De veldlabels in de formulieren worden de koprijteksten voor de spreadsheetkolommen. Met uitzondering van handtekeningvelden kunnen alle formulierveldtypen worden verwerkt. Deze export is zelfs beschikbaar als er geen PDF-bestand is geladen. Geopende bestanden kunnen niet worden geëxporteerd.
Gegevens exporteren uit meerdere formulieren
Kies Formulieren > Gegevens > Gegevens importeren/exporteren > Gegevens exporteren uit meerdere formulieren.
Klik op Toevoegen en selecteer de gewenste bestanden in een map.
Klik herhaaldelijk op Toevoegen om bestanden uit andere mappen toe te voegen.
Gebruik Toevoegen en Verwijderen totdat de bestandslijst gereed is.
Schakel het selectievakje Meest recente lijst met bestanden opnemen om gegevens uit te exporteren in als u alle formulieren van de laatste exportsessie aan de lijst wilt toevoegen.
Klik op Exporteren en geef de uitvoermap, de bestandsnaam en het bestandstype (CSV of XML) op.
Klik op Bestand nu weergeven als u het resultaat wilt bekijken dat in uw spreadsheetprogramma wordt weergegeven.
U kunt desgewenst de naam van kolomkopteksten wijzigen (die bijvoorbeeld nodig zijn voor selectievakjes en keuzerondjes).
Gebruik Opslaan als en kies een geschikt bestandstype (bijvoorbeeld Excel-werkblad). Als u dat niet doet, behoudt het bestand de indeling CSV of XML.
Voor een efficiënte wijze van exporteren moeten alle formulieren dezelfde set veldnamen hebben. Formulieren met meerdere pagina's kunnen worden verwerkt. Eén PDF-bestand per formulier wordt aanbevolen, maar één PDF met een set samengevoegde formulieren is ook acceptabel, mits de formulierveldensets identiek zijn. Als er sprake is van veldverschillen tussen formulieren, genereren alle niet-identieke veldnamen kolommen in de uitvoertabel. Alle velden in de resulterende tabel hebben een generiek celtype dat elke invoer accepteert. Gebruik uw spreadsheetprogramma om andere celtypen in te stellen (bijvoorbeeld datum, valuta, alleen cijfers).
Veldnamen vóór exporteren gelijk maken
Als veldnamen ontbreken, ongeschikt zijn of verschillen, kunt u dit oplossen door de veldnamen na het exporteren te bewerken in het spreadsheetprogramma.
Als u dit vóór het exporteren wilt doen in de PDF-bestanden, opent u een PDF-bestand met actieve formulierelementen:
Klik in de vensterbalk op Formulierelementen om het venster Formulierelementen te openen.
Dubbelklik op de naam van een formulierelement in het venster of klik met de rechtermuisknop op het formulierveld in de PDF en selecteer Eigenschappen.
Pas de veldnaam aan en klik op Sluiten.
Herhaal dit zo vaak als nodig is voor andere veldnamen en formulieren.
Dergelijke problemen kunt u voorkomen tijdens het maken/ontwerpen van het originele formulierbestand.
Problemen oplossen:
Ga na of het probleem door een specifieke set formulieren wordt veroorzaakt door een eenvoudiger set formulieren te verwerken.
Controleer of formulieren die u per e-mail heeft ontvangen, volledig zijn gedownload en op een lokaal station zijn opgeslagen. Open bestanden niet rechtstreeks vanuit een e-mailclient of een tijdelijke map.
Sla een formulier in een lokale map zonder beveiligingsbeperkingen op als het niet lukt om het formulier op een netwerklocatie op te slaan.
Als het niet lukt om een formulier als een bepaald bestandstype op te slaan (bijvoorbeeld XML), probeert u de andere optie (CSV).
Bij grote formulieren met honderden pagina's of duizenden velden kunnen problemen optreden. Splits dergelijke formulieren in gedeelten op.
Lange teksten in één afzonderlijk veld kunnen bij het exporteren beschadigd raken. In Excel kan een cel niet meer dan 256 tekens bevatten.