Met portfolio's kunt u een set documenten over een bepaald onderwerp bijeenhouden zodat u deze eenvoudig kunt verspreiden. In het programma wordt deze functionaliteit aangeboden in de vorm van een uitbreiding van de mogelijkheid tot het maken van pakketten in PDF Create. Een portfolio biedt meer mogelijkheden dan een pakket omdat een portfolio documenten van verschillende typen kan bevatten en ook mappen en mapstructuren. Een pakket kan alleen maar PDF-bestanden bevatten.
In een portfolio kunt u niet alleen pagina's van PDF-bestanden in de portfolio bekijken, maar ook pagina's van Word-, Excel- en PowerPoint-documenten en diverse beeldbestanden. Deze worden weergegeven in een apart venster.
Een nieuwe portfolio maken
Kies Bestand > Nieuw > PDF-portfolio maken om het venster PDF-portfolio te openen. Er wordt een nieuwe, lege portfolio gemaakt met de naam "Nieuwe portfolio_1". Het nummer in de naam van de portfolio wordt steeds met 1 verhoogd voor elke nieuwe portfolio totdat u het programma afsluit. Het maakt hierbij niet uit of u de nieuwe portfolio opslaat met een andere naam, geopend laat en een nieuwe portfolio maakt of de portfolio sluit zonder deze op te slaan.
Een pakket of portfolio openen
Voer een van de volgende handelingen uit:
kies Bestand > Openen in het hoofdmenu, blader naar een locatie, selecteer een item in het dialoogvenster Openen en klik op Openen, of
sleep een pakket of portfolio vanuit het bestandssysteem naar het werkgebied van Power PDF.
Portfolio's worden weergegeven in het venster PDF-portfolio. Pakketten worden weergegeven in een gecombineerd werkgebied waarin zowel PDF-portfolio's als menuopdrachten, functies en processen van Power PDF toegankelijk zijn.
Tip:
Gebruik niet de opdracht Bestand > Openen. Hiermee opent u het bestand in het hoofdprogramma in plaats van in de portfolio.
Het voorblad verbergen bij het openen van een portfolio
Net als een pakket heeft een portfolio een voorblad met een uitleg voor de ontvanger wat een portfolio is en hoe de portfolio kan worden gebruikt. Wanneer een ontvanger een portfolio opent, wordt standaard het voorblad weergegeven. Ook in PDF-programma's die geen portfolio's ondersteunen, wordt het voorblad weergegeven bij het openen van de portfolio.
Ga als volgt te werk om in te stellen welk portfolio-item in de bovenstaande situaties wordt weergegeven:
Selecteer de PDF die u in plaats van het standaardvoorblad wilt weergeven en voeg deze aan de portfolio toe. Hieronder ziet u hoe u bestanden aan een portfolio toevoegt.
Selecteer de miniatuur van deze PDF in het venster Portfolio.
Kies Eigenschappen van portfolio in de vervolgkeuzelijst Opties of klik met de rechtermuisknop op de miniatuur en selecteer dezelfde optie.
Schakel het selectievakje Huidige document weergeven bij openen van portfolio in.
Klik op OK in het dialoogvenster.
Sla de portfolio op.
Een portfolio bewerken
Zodra u een portfolio heeft geopend, bevat de werkbalk Snelle toegang knoppen waarmee u functies kunt uitvoeren die specifiek zijn voor de portfolio, zoals:
Opslaan om de hele portfolio of een bestand uit de portfolio op te slaan.
Afdrukken om de hele portfolio van het huidige document af te drukken.
Knoppen voor het uitvoeren van zoekopdrachten, bijvoorbeeld voor het doorzoeken van de hele portfolio.
Knop waarmee u de portfolio als bijlage aan een leeg e-mailbericht kunt toevoegen.
Het venster Portfolio heeft een eigen werkbalk met van links naar rechts de volgende functies:
Op de startpagina ziet u miniaturen van elk bestand of elke map in de portfolio. Klik met de rechtermuisknop op een miniatuur voor de volgende opties:
Bestand uit portfolio opslaan
Bestanden toevoegen: naar bestanden bladeren en deze in de portfolio invoegen. Het bestand wordt gedupliceerd zodat de portfolio intact blijft, zelfs wanneer het originele bestand uit het bestandssysteem wordt verwijderd. U kunt deze opdracht ook selecteren in het snelmenu van het venster Portfolio of u kunt bestanden naar het venster slepen.
Bestaande map toevoegen: naar mappen bladeren en deze in de portfolio invoegen. De map wordt gedupliceerd zodat de portfolio intact blijft, zelfs wanneer de originele map uit het bestandssysteem wordt verwijderd. U kunt deze opdracht ook selecteren in het snelmenu van het venster Portfolio of u kunt mappen naar het venster slepen.
Nieuwe map maken: een nieuwe map maken in de portfolio (maar niet in het bestandssysteem).
Verwijderen: het geselecteerde bestand of de geselecteerde map uit de portfolio verwijderen. Hiermee worden bestanden of mappen niet verwijderd uit het bestandssysteem, maar alleen uit de portfolio.
Sorteren op: sorteren op eigenschappen zoals Naam, Beschrijving, Gewijzigd, Grootte, Grootte na compressie of Gemaakt.
Alles selecteren/Alle selecties opheffen
Voorblad: opgeven of u het voorblad wilt weergeven
Informatie weergeven: de eigenschappen van het bestand of de map weergeven. De eigenschappen Naam, Grootte, Gewijzigd, Grootte na compressie en Gemaakt zijn alleen-lezen. De eigenschap Beschrijving kan worden bewerkt.
Eigenschappen van portfolio: gebruik dit voor het volgende:
Instellen welke eigenschapvelden voor portfolio-items worden weergegeven.
Definiëren hoe portfolio-items worden gesorteerd (eigenschap bij Sorteren op en Sorteervolgorde).
Instellen hoe het venster Portfolio bij het starten van het programma wordt weergegeven.
Opgeven of het huidige geselecteerde portfolio-item als eerste wordt weergegeven bij het openen van de portfolio.
In de lijstweergave ziet u een tabel met één rij voor elk bestand of elke map. Standaard zijn er vier kolommen: Naam, Beschrijving, Gewijzigd en Grootte. Als u met de rechtermuisknop in de lijstweergave klikt, wordt een snelmenu geopend met de bovenstaande opties en een aantal extra opties:
Weergeven: selecteren welke kolommen in de lijstweergave zichtbaar zijn. U kunt kiezen voor: Naam, Beschrijving, Gewijzigd, Grootte, Grootte na compressie en Gemaakt.
Waarde bewerken: opgeven of u de naam of de beschrijving van het portfolio-item wilt bewerken. Typ de tekst in het veld in respectievelijk de vensters Naam bewerken / Beschrijving bewerken.
Kolommen in de lijstweergave kunt u weergeven/verbergen, maken/verwijderen of in een andere volgorde weergeven. De functie voor verwijderen is alleen beschikbaar als u Eigenschappen van portfolio selecteert in het snelmenu van een item of in de vervolgkeuzelijst Opties. U kunt alleen eigenschappen verwijderen van portfolio's die door gebruikers zijn gemaakt.
Veel van deze functies zijn ook rechtstreeks beschikbaar via de werkbalk van het venster Portfolio, zodat u ze snel en eenvoudig kunt selecteren. Het gaat om de volgende functies:
Bestanden toevoegen: zie de beschrijving bij startpagina.
Bestaande map toevoegen: zie de beschrijving bij startpagina.
Nieuwe map maken: zie de beschrijving bij startpagina.
Opties: welke functies in deze vervolgkeuzelijst beschikbaar zijn, is afhankelijk van uw selectie in het venster Portfolio.
Als u niets in het venster heeft geselecteerd, zijn de volgende functies beschikbaar: Sorteren op, Alles selecteren, Voorblad en Eigenschappen van portfolio. Zie de beschrijving bij startpagina voor informatie over het gebruik van deze functies.
Als u een item of map heeft geselecteerd, kunt u bovendien een van de volgende functies kiezen: Map openen, Verwijderen, Alle selecties opheffen en Informatie weergeven. Zie de beschrijving bij startpagina voor informatie over het gebruik van deze functies.
Als u een portfoliobestand opent, worden de knoppen Vorige of Volgende weergegeven in het midden van de werkbalk PDF-portfolio of onder aan het venster Portfolio zodat u naar het vorige of volgende item kunt gaan.
Werken met submappen
Kies Bestaande map toevoegen als u alle bestanden in een map op uw computer wilt toevoegen. U kunt de map ook slepen naar het portfoliovenster.
Kies Nieuwe map maken als u een lege map wilt maken waaraan u bestanden kunt toevoegen.
U voegt items toe aan submappen door de gewenste submap te selecteren en bestanden toe te voegen met de knop Bestanden toevoegen of bestanden naar de submap te slepen.
Als u van de ene submap naar de andere wilt gaan of wilt teruggaan naar de hoofdmap, selecteert u de gewenste map in de padlijst links boven de miniatuur- of lijstweergave.
Een item opslaan
Soms wilt u één item in een portfolio opslaan. Voer een van de volgende handelingen uit:
open een item met een andere indeling dan PDF, klik op de knop Bijlagen opslaan en sla het item op met het dialoogvenster Opslaan als.
open een item met een andere indeling dan PDF, klik op de knop Bijlage openen, bekijk het bestand en sla het op de gebruikelijke manier op.
Als u een bestand met een andere indeling dan PDF opslaat en voor het eerst weer opent, moet u mogelijk opgeven in welk programma het moet worden geopend.