Gebruik Kofax SignDoc

Maak de voorbereidingen om een geautoriseerd certificaat met SignDoc te gebruiken

1. Vraag uw certificaat bij een CA (certificeringsinstantie) aan.
2. Configureer de SignDoc-server om uw eigen certificaat voor ondertekening te gebruiken. Raadpleeg voor configuratie de SignDoc-serverdocumentatie.
3. Voeg het basiscertificaat toe aan de Windows Certificate Store op de computer waarop u Power PDF draait.
4. Ga naar Bestand > Opties > Handtekening > Handtekening en klik op Meer onder Controle.

   Het dialoogvenster Handtekening verifiëren verschijnt.

5. Onder Windows-integratie, vinkt u de volgende selectievakjes af:

   • Handtekeningen valideren

   • Gecertificeerde documenten valideren

    

   Tip: als alternatief kunt u het basiscertificaat toevoegen aan de lijst Betrouwbare identiteiten op Beveiliging > ID's en certificaten > Betrouwbare identiteiten. Het is belangrijk om het in te stellen als de vertrouwde basis.

    

6. Klik op OK om de dialoogvensters te sluiten.

Zorg dat de SignDoc server-URL en aanmeldgegevens gereed zijn

1. Open het document dat u wilt ondertekenen.

   SignDoc werkt altijd met het actieve document.

2. Klik in het tabblad Beveiliging in de groep Ondertekenen/certificeren op SignDoc.
3. Selecteer Verzenden via Kofax SignDoc in de vervolgkeuzelijst.
   Het venster Verzenden via SignDoc verschijnt.
4. Klik op SignDoc opties () op de werkbalk in het venster.

   Het dialoogvenster SignDoc opties verschijnt.

5. Typ in het vak Server-URL de server-URL.
   De URL bestaat uit een protocol (zoals http://), een basis SignDoc-URL, een poortnummer en een "/cirrus"-achtervoegsel.

   Voorbeeld: http://127.0.0.1:6611/cirrus

6. Klik desgewenst op Huidige gebruiker vergeten om de aanmeldgegevens te wissen die eerder voor het inloggen zijn gebruikt.
7. Klik op OK.

   Power PDF Advanced verifieert de URL en slaat deze op voor permanent gebruik als deze goed werkt. Als de URL niet reageert, wordt er onderaan in het dialoogvenster een rode foutmelding weergegeven en blijft het dialoogvenster geopend. U kunt de URL bewerken en het opnieuw proberen.

8. Klik indien nodig op Aanmelden in SignDoc () op de werkbalk van het deelvenster.

   Het dialoogvenster Aanmelden komt in beeld.

   Als u deze stap overslaat, wordt u Aanmelden voor Kofax SignDoc WEB-toepassingsmenu gevraagd om inloggegevens in te voeren wanneer u doorgaat met een van de volgende handelingen:

   • Klik in het SignDoc-paneel op Verstuur pakket naar geadresseerden.
   • Klik op Beveiliging > Ondertekenen en certificeren > SignDoc > Openen vanuit sjabloon.
   • Klik op Beveiliging > Ondertekenen en certificeren > SignDoc > Met sjabloon verzenden.

   De overige stappen zijn van toepassing op beide inlogvensters.

9. Typ in het vak Account-ID uw Kofax SignDoc-account ID.
10. Typ in het vak Gebruikers-ID of e-mailadres de ID of het e-mailadres dat aan uw gebruiker is toegewezen.
11. Typ het gebruikerswachtwoord in het vak Wachtwoord.
    1. Vink optioneel het selectievakje Weergeven af om het wachtwoord weer te geven.
12. Klik op Aanmelden.

    Power PDF Advanced verifieert de aanmeldingsgegevens en slaat deze op voor permanent gebruik als deze correct werken. Als de aanmeldingsgegevens niet geldig zijn, verschijnt er een rode foutmelding onder in het dialoogvenster, dat open blijft. U kunt de aanmeldingsgegevens bewerken en het opnieuw proberen.

    Opmerking: Als u zich aanmeldt Aanmelden voor Kofax SignDoc WEB-dialoogvenster, worden geen inloggegevens opgeslagen, alleen pakketgegevens worden verwijderd door Power PDF Advanced af te sluiten.

Verstuur het document via SignDoc

1. Klik in het tabblad Beveiliging in de groep Ondertekenen/certificeren op SignDoc.
2. Selecteer Verzenden via Kofax SignDoc in de lijst.

   Het venster Verzenden via SignDoc verschijnt.

3. Bewerk in het venster Verzenden via SignDoc onder Pakket de Kofax SignDoc-pakketinformatie, die wordt gebruikt in de e-sign-aanvraagmails.
   1. Naam: Naam van het aan te maken SignDoc-pakket.
   2. Beschrijving: Beschrijving van het SignDoc-pakket.
   3. Onderwerp: Tekst die wordt weergegeven in de onderwerpregel van de meldingsmail die naar de ondertekenaars is verzonden.
   4. Bericht: Tekst die wordt weergegeven in de berichttekst van de meldingsmail die naar de ondertekenaars is verzonden.
4. Voeg onder Geadresseerden alle ondertekenaars en revisoren toe aan de lijst.
   1. Klik op Een nieuwe geadresseerde toevoegen ().

      Het dialoogvenster SignDoc-geadresseerde komt in beeld.

   2. Typ in het vak Naam een naam of bijnaam of selecteer er een die eerder is gebruikt.

       

      Opmerking Wanneer u Power PDF opnieuw start, worden de laatste 10 namen die in dit vak zijn getypt, opgeslagen.

       

   3. Typ in het vak E-mailadres het e-mailadres van de geadresseerde of selecteer er een die eerder is gebruikt.
   4. Klik op OK.

      De geadresseerde wordt in de lijst weergegeven als het actieve (gemarkeerde) lijstitem.

   5. Selecteer de rol van de ontvanger:

      • Ondertekenaar (standaard)

      • Revisor

   6. Herhaal eventueel de voorgaande stappen om meer geadresseerden toe te voegen.
   7. Om een geadresseerde te verwijderen, selecteert u deze en klikt u op Geadresseerden verwijderen () en klikt vervolgens in het bevestigingsdialoogvenster op Ja.
   8. Klik om de geadresseerde te bewerken op Geadresseerde bewerken ().
      Het dialoogvenster Geadresseerde bewerken verschijnt en u kunt de velden Naam en E-mailadres volgens bovenstaande aanwijzingen bewerken.
   9. Wis eventueel het selectievakje In ongeacht welke volgorde invullen om de ondertekenaars in dezelfde volgorde op de hoogte te stellen als ze vermeld staan.
      Het wissen van het selectievakje In ongeacht welke volgorde invullen selectievakje activeert de knoppen Geadresseerde omhoog verplaatsen () en Geadresseerde omlaag verplaatsen (). Gebruik deze knoppen om de positie van de geselecteerde ontvanger in de lijst te wijzigen.
5. Velden toevoegen.
   1. Selecteer in de lijst onder Geadresseerden de geadresseerde aan wie het moet worden toegewezen.

       

      Opmerking De onderste lijst geeft de velden voor de momenteel geselecteerde geadresseerde weer.

       

   2. Blader naar de gewenste pagina in het actieve document waar u het veld wilt plaatsen.
   3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast de knop Nieuw veld toevoegen () het type veld dat u wilt toevoegen:
      • Handtekeningsveld (standaard)
      • Tekstveld
      • Selectievakje
   4. Klik op Een nieuw veld toevoegen ().

      De muisaanwijzer verandert in een dradenkruis.

   5. Teken een rechthoek op de pagina om het veld weer te geven.

      Het nieuwe veld wordt in het rood weergegeven en tevens als een item in de lijst met velden, met een naam in overeenstemming met dit schema:
      [Pag. paginanummer] label

      Gebruik het vak Label om het label, dat standaard leeg is, bij te werken.

      Opmerking Het momenteel geselecteerde veld wordt altijd rood weergegeven.

       

   6. Stel de gemeenschappelijke veldkenmerken in:
      1. Wis het selectievakje Vereist om de ondertekening in het geselecteerde veld als optioneel in te stellen.

         Dit selectievakje is standaard geselecteerd voor nieuw gemaakte handtekeningsvelden.

      2. Voeg eventueel een label toe in het vak Label om het veld gemakkelijker te kunnen herkennen.

         Deze tekst verschijnt na paginanummer in de naam van het lijstitem handtekeningsveld.

   7. Stel de kenmerken in die specifiek zijn voor het veldtype:
      1. Selecteer voor een handtekeningsveld de Ondertekeningsmethoden die aan de ondertekenaar worden toegekend. U moet minimaal één selectievakje inschakelen.
         • Handtekening: De ondertekenaar kan een handtekening-pad gebruiken.
         • Foto-opname: De ondertekenaar kan een webcam gebruiken.
         • Afbeelding van handtekening: De ondertekenaar kan een handtekeningafbeeldingsbestand gebruiken.
         • Click-to-sign: De ondertekenaar dient alleen zijn naam in te voeren. Kofax SignDoc maakt een elektronische handtekening met een tijdstempel en een SecureID aan.
      2. Stel voor een veld Selectievakje de onderstaande opties in:
         • Alleen-lezen: Vink deze af om te verhinderen dat ondertekenaars het veld Selectievakje selecteren of deselecteren. U kunt niet zowel "Alleen lezen" als “Vereist” voor hetzelfde veld selecteren.
         • Standaard geselecteerd: Gebruik het veld Selectievakje als de standaardselectie.
      3. Stel voor een Tekstveld onderstaande parameters in:
         1. Oorspronkelijke tekst: Voer de tekst in die standaard in het veld wordt weergegeven.
         2. Alleen lezen: Selecteer om te verhinderen dat ondertekenaars het veld kunnen bewerken. U kunt niet zowel "Alleen lezen" als “Vereist” voor hetzelfde veld selecteren.
         3. Meerregelig: Selecteer deze optie zodat de ondertekenaar meerdere regels tekst kan invoeren.
   8. Herhaal eventueel de voorgaande stappen om meer velden toe te voegen.
6. Klik op Verstuur pakket naar geadresseerde ().
   Het dialoogvenster Verzenden via Kofax SignDoc verschijnt.

7. Kies hoe u het pakket wilt verzenden.

   1. Selecteer Als pakket uploaden om een SignDoc handtekeningpakket samen te stellen met de verstrekte informatie.
   2. Selecteer Als sjabloon uploaden om SignDoc-sjablonen te vertalen voor later gebruik.
8. Als alternatief kunt u Pakket/sjabloon met de WEB-app op uw wensen afstemmen selecteren om het pakket te bewerken voordat u het naar de ontvangers verzendt.
9. Klik op Begin. Volg de instructies op de pakketlijst. De tekst kan foutmeldingen bevatten.
10. Als dit lukt, gaat Power PDF verder zoals u hierboven hebt geselecteerd:
    1. Als u Pakket/sjabloon met de WEB-app op uw wensen afstemmen, verschijnt het bericht "Ondertekeningspakket wordt aangemaakt”. Klik op Sluiten om door te gaan met de SignDoc WEB-toepassing op het nieuwe Power PDF-tabblad en bewerk het pakket voordat u het naar de ontvangers verzendt.
    2. Als u het Pakket/sjabloon met de WEB-app op uw wensen afstemmen, verschijnt het bericht "Ondertekeningspakket aangemaakt en naar geadresseerde verstuurd". Klik op Sluiten. Het document wordt nu verzonden en wacht op andere ontvangers. Controleer de status van de SignDoc-website.

Het SignDoc-model wijzigen

kunt een document downloaden en bewerken vanuit een bestaande SignDoc-sjabloon en deze vervolgens uploaden naar een nieuw pakket of sjabloon.

Tip: Download het bewerkte document en een kopie van de originele sjabloon om alle velden en eigenschappen intact te houden.

1. Klik op het tabblad SignDoc-beveiliging in de groep Ondertekenen en certificeren op Openen vanuit sjabloon in de lijst.
   Het venster Document openen vanuit sjabloon wordt weergegeven.
2. In de vervolgkeuzelijst Template selecteren , selecteer een SignDoc-template.
3. Selecteer een Te downloaden document selecteren. De vervolgkeuzelijst bevat documenten voor de sjabloon. Selecteer een document.
   Onderaan worden documentinformatie en een overzicht getoond.
4. Klik op Downloaden. Navigeer naar de gewenste locatie in het menu Opslaan als en klik vervolgens op Opslaan om het bestand te downloaden.
   Power PDF opent het bestand.
5. Converteer het bestand naar wens naar Power PDF en druk op Ctrl + S om het op te slaan.
6. Klik op het tabblad SignDoc-beveiliging de groep Ondertekenen en certificeren op Met sjabloon verzenden.
   Het dialoogvenster Document met sjabloon verzenden wordt weergegeven.
7. Klik op Verzenden.
8. Selecteer in het menu Verzenden hoe u het document wilt downloaden.

   1. Selecteer Pakket om een nieuw pakket te starten op basis van een kopie van de sjabloon. Het nieuwe pakket bevat een aangepaste versie van het document.

   2. Selecteer Sjabloon om de geselecteerde sjabloon te kopiëren. De nieuwe sjabloon bevat een aangepaste versie van het document.
9. Voer een nieuwe naam in voor het pakket of de sjabloon in het veld Naam.
10. Klik op OK om te downloaden. De SignDoc WEB-applicatie opent een nieuw Power PDF-tabblad waar u verder kunt werken aan een pakket of sjabloon.

Onderteken een document met Kofax SignDoc - Handtekening

1. Open het document dat u wilt ondertekenen.
2. Selecteer Ondertekenen met Kofax SignDoc - Handtekening.
3. Klik met de dradenkruiscursor (en houd de muisknop ingedrukt) en teken een rechthoek op de pagina voor de handtekening.

   De wizard Ondertekenen met Kofax SignDoc verschijnt.

4. Typ in het vak Naam ondertekenaarde naam van de ondertekenende persoon.
5. Vraag de ondertekenaar om het handtekening-pad te gebruiken om een authentieke handtekening weer te geven.

    

   Opmerking Handtekening-pads verwerken niet alleen de visuele weergave maar ook andere aspecten van het handschrift, zoals snelheid of intensiteit.

    

   Het handschrift verschijnt in het dialoogvenster.

6. Klik op Volgende wanneer u klaar bent.

   De wizard gaat verder naar de volgende pagina.

7. Selecteer onder Digitale ID een certificaat in de lijst Naam om met de handtekening te leveren.
   1. Klik desgewenst op Details om het dialoogvenster Certificaatdetails weer te geven en de certificaatinformatie te controleren.
   2. Als voor het geselecteerde certificaat een wachtwoord vereist is, typ het dan in in het vak Wachtwoord bevestigen.
8. Klik op Ondertekenen om het ondertekeningsproces te beëindigen.

Onderteken een document met Kofax SignDoc - Afbeelding

1. Open het document dat u wilt ondertekenen.
2. Selecteer Ondertekenen met Kofax SignDoc - Afbeelding.
3. Klik met de draadkruiscursor (en houd de muisknop ingedrukt) en teken een rechthoek op de pagina voor de handtekening.

   Het dialoogvenster Openen verschijnt.

4. Selecteer het afbeeldingsbestand met de handtekening en klik vervolgens op Openen.

   De wizard Ondertekenen met Kofax SignDoc verschijnt.

5. Selecteer onder Digitale ID een certificaat in de lijst Naam om met de handtekening te leveren.
   1. Klik desgewenst op Details om het dialoogvenster Certificaatdetails weer te geven en de certificaatinformatie te controleren.
   2. Als voor het geselecteerde certificaat een wachtwoord vereist is, typ het dan in in het vak Wachtwoord bevestigen.
6. Voer de naam van de ondertekenaar in, en klik dan op Opslaan of Opslaan als.