Hvis du vil automatisere konverteringen av innkommende skannede sider eller ulike filtyper til PDF, kan du sette opp en Overvåket mappe eller Skanningsinnboks. Begge er kun tilgjengelige med Power PDF Advanced. Kun én Skanningsinnboks og Overvåket mappe kan angis. Mappene kan være på ethvert nivå i filstrukturen som du har tilgang til fra datamaskinen.
En Overvåket mappe kan få inndata fra en rekke filtyper, og konverterer dem nesten umiddelbart til PDF. Til sammenligning godtar en Skanningsinnboks kun PDF- og TIFF-filer, og disse kan legges inn i mappen fra en skanner eller en filoverføring.
Overvåket mappe
Denne mappen overvåkes av Power PDF Advanced, og resultatene sendes videre til en målmappe som du definerer. Det er kun tillatt med én målmappe om gangen. Den kan henvise til samme mappe som den overvåkede mappen (dette anbefales ikke, da PDF-filer kan komme inn og forårsake navngivningskonflikter). Vanligvis vil den overvåkede mappen være på en nettverksplassering, mens målmappen befinner seg på den lokale datamaskinen. Innkommende dokumenter kan være bildefiler, Internett-filer eller redigerbare filer fra MS Office.
I Overvåket mappe-dialogboksen kan du definere mapper og angi overvåkingsregler og konverteringsinnstillinger.
Sette opp en Overvåket mappe
Velg Overvåket mappe under Avansert behandling > Gruppe > Overvåket mappe for å åpne dialogboksen Overvåket mappe.
Velg avmerkingen Aktiver overvåket mappe øverst på panelet.
Klikk Kilde-knappen og finn mappen som skal overvåkes, med eller uten undermapper.
Velg filtype fra rullegardinlisten. Velg alle støttede filtyper eller kun én.
Klikk Mål-knappen og finn mappen der du vil at de konverterte filene skal leveres.
Velg en Filtype for de konvertere utdatafilene. Velg TIFF (enkelt- eller flersidig), PDF (normal eller søkbar – inkludert ulike standarder som PDF/E-, PDF/UA-, PDF/X- og PDF/A-nivåer) eller Unicode-tekst.
Klikk alternativt Innstillinger og endre standardparametrene, for eksempel om hvordan sider med bare bilder skal håndteres av OCR.
For lagring til PDF skal du klikke på ønsket PDF-understandard (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) i listen Kompatibel med, eller klikke på PDF-versjon uendret for å bruke formatet til kildefilen. Klikk deretter på den tilhørende, mindre Innstillinger-knappen, hvis aktuelt, for å velge en Fargeprofil. Se Om PDF-versjoner for detaljer om ulike PDF-standarder.
Kryss alternativt av i boksen Optimaliser for webvisning for å produsere Linearisert PDF, som passer bedre for lesing på nettet. Se Om PDF-versjoner for detaljer om ulike PDF-standarder.
Kryss alternativt av i boksen Fjern koder for å fjerne de originale kodene fra kildedokumentene. Denne avmerkingsboksen er kun tilgjengelig når PDF eller Søkbar PDF er valgt i Filtype-listen, og PDF-versjon uendret er valgt i Kompatibel med-listen.
Kryss alternativt av i boksen Konverter til grå for å gjøre utdataene svart-hvitt.
Du kan også velge avmerkingsboksen for Bruk Arbeidsflyt og bla til en arbeidsflytfil. Se nedenfor.
Angi hvordan ferdige kildefiler skal håndteres etter konvertering:
Behold: Bevar kildefiler i den overvåkede mappen.
Slett: Slett kildefiler fra den overvåkede mappen.
Flytt til mappe: Flytt kildefiler til en mappe du angir ved å bla gjennom.
Fjern resultater automatisk: Slett fillisten automatisk fra Se og konverter-dialogboksvisningen.
Velg CPU-alternativer for å styre CPU-arbeidsbelastning. Angi Begrens antall arbeiderprosesser til 1 for sekvensiell behandling, eller angi et høyere antall for parallell oppgavebehandling. (Høyere verdi betyr høyere CPU-belastning.) Maksimalverdien justeres etter maskinvarefunksjonene. Når konverteringene fra andre filtyper blir utført, vil prosessantallet kanskje ikke være mer enn to.
Bekreft oppsett av Overvåket mappe ved å klikke OK. Når du bruker en arbeidsflyt, foretas et definert sett av handlinger for alle innkommende filer. Denne avmerkingsboksen er kun aktiv når minst én arbeidsflyt er opprettet. Denne prosessen er automatisk, så trinn i arbeidsflyten som krever interaksjon, blir ikke utført.
Bruke den overvåkede mappen
Når en gyldig fil kommer inn i den overvåkede mappen, venter programmet et par sekunder for å se om det vil komme flere filer. Når det ikke lengre kommer flere filer, starter konverteringen. Fremdriften vises i Se og konverter-dialogboksen. Du kan:
Spore fremdrift for sporkonvertering i listen
Pause, fortsette eller slette en oppgave
Fjerne fullførte oppgaver fra oppgavevisningen
Prøve å kjøre en mislykket oppgave igjen
Vise en konverteringslogg
Skjule denne dialogboksen. Når den er skjult, kan du klikke Se og konverter-ikonet i meldingsområdet på Windows-oppgavelinjen for å gjenopprette den.
Fjern avmerkingen øverst på dialogboksen for å deaktivere den overvåkede mappen midlertidig.
Skann innboks
Sett opp en Skanningsinnboks for å gjøre skanningsresultater tilgjengelige i Power PDF automatisk. Kun én Skanningsinnboks kan fungere om gangen.
En Skanningsinnboks er en bestemt type overvåket mappe. Bla til målmappen for skanningsenheten din og identifiser den som skanningsinnboksen, så mottar du meldinger om innkommende filer. Denne funksjonen har ingen automatisk filkonvertering. Når du går inn på dine innkommende skanninger, åpner du dem fra denne dedikerte mappen, eller blar til denne mappen i Power PDF.
Sette opp en Skanningsinnboks
Åpne Fil > Alternativer, og i dialogboksen Preferanser velger du Automatisering > Servertilkoblinger > Skann innboks / Quick Connect.
Aktiverer skanningsinnboksvarsling: Slå på denne funksjonen for å få vise en melding når nye filer blir lagt i skanningsinnboksmappen. Meldingsikonet vises i meldingsområdet til høyre for Windows-oppgavelinjen.
Angi skanningskilden:
Automatisk innboksagent (kun ShareScan), bla gjennom for å finne en plassering. Kontakt systemadministrator om nødvendig.
Hjemmekatalog: Skriv inn en bane, eller ta kontakt med systemadministrator.
Manual: Angi kildemappen manuelt på datamaskinen.
Hvis Kofax eCopy ShareScans nettverksskanning brukes i ditt arbeidsmiljø, kan du administrere Quick Connect-innstillinger i tillegg til å aktivere meldinger, velge en mappe og angi ytterligere Quick Connect-mapper.
Bla gjennom innboks: Klikk Skann innboks for å vise alle filer i et separat dialogvindu.
Åpne neste: Klikk Skann innboks for å åpne den nyeste filen i et nytt vindu.
Automatisk dokumentsletting: Med denne avmerkingen kan du beholde alle skannede PDF- eller TIFF-dokumenter, eller slette filene fra Skanningsinnboksmappen etter du har åpnet dem i Power PDF. Filer slettes etter at du har blir bedt om å lagre dem.
Bruke Skanningsboks
Et Skanningsinnboks-ikon vises i meldingsområdet på oppgavelinjen. Den informerer deg hver gang en ny TIFF- eller PDF-fil kommer inn i Skanningsinnboksen. Klikk på meldingsboblen for å åpne Skanningsinnboks-dialogboksen. Du kan også åpne den når som helst ved å gjøre som følger:
Klikk på Skanningsinnboks under Avansert behandling > Fil for å åpne dialogboksen Skanningsinnboks.
Dette oppgir alle filer i Innboksen som ikke er slettet, eller kun de nyeste filene, avhengig av innstillingene du har angitt under Fil > Alternativer > Servertilkoblinger for automatisering > Skanningsinnboks / Quick Connect.
Dialogboksen viser et miniatyrbilde av den første siden av det merkede dokumentet.
Bruk kontrollene i Forhåndsvisning-vinduet for å gå til andre sider.
Klikk Åpne for å åpne dokumentet i Power PDF, eller klikk Avbryt for å avslutte.
Når du velger Åpne, åpnes PDF-filer direkte, og TIFF-filer konverteres til PDF. Dette kan ta tid. Når en fil er åpnet, blir den slettet fra Skanningsinnboksen, såfremt du har angitt denne innstillingen. I så fall bør du lagre PDF-en på ønsket plassering. Hvis du prøver å lukke den uten å lagre den, vil du få en advarsel om dette.