Data som skrives inn i et skjema, kan lagres uten å lagre selve skjemafeltene, og kan brukes gjentakende ganger til å fylle ut andre skjemaer. Dette kan være nyttig for å gjøre det raskere å fylle ut skjemaer ved å automatisk fylle inn et datasett som er felles for et betydelig antall skjemaer. Prosessen innebærer å eksportere data fra utfylte skjemaer og lagre dem i spesielle filtyper, og importere disse filene for å fylle ut tomme skjemaer. Gyldige filformater er FDF, XFDF, XML og TXT. Disse kan håndteres av mange PDF-redigeringsprogrammer. De lagrer ikke bare skjemadataene, men også informasjon om antallet og typene av kontroller i skjemaet.
Slik kan du eksportere data fra ett enkelt, åpent og utfylt skjema
Velg Skjemaer > Data > Importer/eksporter data > Eksporter skjemadata
Angi filnavn og -type i dialogboksen Eksporter skjemadata som.
Klikk på Lagre. Dataene dine lagres som angitt filtype på angitt plassering.
Slik kan du importere data til ett enkelt skjema
Åpne et skjema som ikke er utfylt
Velg Skjemaer > Data > Importer/eksporter data > Importer skjemadata
I dialogboksen Merk fil som inneholder skjemadata, velg en filtype (FDF, XFDF, XML, TXT) og bla til filen som inneholder data du vil importere til det åpne skjemaet
Klikk på Åpne. Så lenge den valgte filen inneholder skjemakontrollbeskrivelser og data som egner seg for det gjeldende skjemaet, blir dataene satt inn i de aktuelle feltene.
Eksportere data fra flere skjemaer
Data kan eksporteres fra flere skjemaer med samme datafeltsett til filtypene XML og CSV (kommadelte verdier). Disse filtypene kan åpnes med Microsoft Excel eller et tilsvarende regnearkprogram. Hvert skjema representeres av en rad, og hvert skjemafelt av en kolonne. Feltnavnene i skjemaene blir overskrifter for kolonnene i regnearket. Alle skjemafelttyper kan håndteres, med unntak av signaturfelt. Dette eksportalternativet er tilgjengelig selv om ingen PDF-fil er lastet. Åpne filer er ikke inkludert.
Slik kan du eksportere data fra flere skjema
Velg Skjemaer > Data > Importer/eksporter data > Eksporter data fra flere skjema.
Klikk på Legg til, og velg ønskede filer fra en mappe.
Klikk på Legg til flere ganger for å legge til filer fra andre mapper.
Bruk Legg til og Fjern inntil fillisten er ferdig.
Velg hakemerket Inkluder den nyeste listen over filer som skal eksporteres fra for at alle skjemaer fra forrige eksportøkt skal legges til på listen.
Klikk på Eksporter, og spesifiser så utdatamappe, filnavn og -type (CSV eller XML).
Klikk på Vis fil nå hvis du ønsker å se resultatet i regnearkprogrammet.
Gi kolonneoverskriver nye navn som ønsket (nødvendig for f.eks. hakemerke- eller alternativknappefelt).
Bruk Lagre som og velg en egnet filtype (f.eks. Excel-regneark). Hvis du ikke gjør dette, beholder filen CSV- eller XML-format.
For å sikre effektiv eksportering bør alle skjemaer bruke samme feltnavn. Skjemaer med flere sider kan behandles. En PDF-fil per skjema anbefales, men en enkelt PDF som inneholder et sett med samlede skjema kan også benyttes, forutsatt at skjemafeltsettene er identiske. Hvis det finnes ulikheter i feltene i de forskjellige skjemaene, genererer alle ikke-identiske feltnavn kolonner utdatatabellen. Alle felt i tabellen som produseres, har en generisk celletype som godtar alle slags inndata – bruk regnearkprogrammet til å stille inn andre celletyper (f.eks. dato, valuta, kun tall).
Slå sammen feltnavn før eksport
Hvis feltnavn mangler, ikke er slått sammen eller ikke passer, kan dette løses ved å redigere dem i regnearkprogrammet etter eksport:
Du kan gjøre dette i PDF-filer før eksport ved å åpne en PDF-fil med aktive skjemafelter:
Klikk på Skjemakontroll-verktøyet i Panel-linjen for å vise Skjemakontroller-panelet.
Dobbeltklikk på et skjemakontrollnavn i panelet, eller høyreklikk på skjemafeltet i PDF-filen og velg Egenskaper.
Endre feltnavnet etter den aktuelle teksten, og klikk Lukk.
Gjenta etter behov med flere feltnavn og skjemaer.
Slike problemer kan unngås ved oppretting/utforming av den opprinnelige skjemafilen.
Problemløsning:
Fastslå om problemet stammer fra et bestemt skjemasett ved å behandle et enklere sett med prøveskjemaer.
Kontroller at nedlastningen ble gjennomført på en lokal disk hvis skjemaene ble levert via e-post. Unngå direkte tilgang til filene fra en e-postklient eller midlertidig mappe.
Lagre i en lokal mappe uten sikkerhetsbegrensninger hvis lagring på en nettverksplassering mislykkes.
Prøv det andre alternativet (CSV) hvis lagring som den første filtypen (f.eks. XML) mislykkes.
Store skjemaer med hundrevis av sider eller tusenvis av felter kan by på problemer. Del filene inn i seksjoner.
Svært lange tekster i ett felt kan trunkeres ved eksport. Excel har vanligvis en grense på 256 tegn per celle.