En indeks lagrer innholdet i mange PDF-filer på en kompakt måte, egnet for enkel søking og gjenfinning.
Gå til Indeks under Avansert behandling > Prosess og velg Opprett fulltekstindekser på rullegardinlisten for å lage en ny indeks eller oppdatere en eksisterende.
Du kan indeksere PDF-dokumenter skrevet på språk som bruker latinske eller asiatiske tegn (kinesisk, japansk eller koreansk). Du kan indeksere mer enn bare dokumenttekst, også bokmerker, kommentarer, vedlegg, digitale signaturer, skjemafelt, metadata og andre tilpassede dokumentegenskaper.
Du kan bygge en indeksfil fra alle PDF-filene i et sett av mapper du definerer. Før du starter, velger du en mappe hvor indeksen skal lagres. Indekseringen fortsetter i bakgrunnen. En liten definisjonsfil for indeksen opprettes, av filtypen zpi. Dette viser til indeksfilene som er lagret i en automatisk opprettet undermappe som har samme navn som zpi-filen, med filendelsen _index.
Disse søkeindeksene er ikke innebygde i PDF-filene. For å gjøre dem tilgjengelige for andre brukere vil du måtte lagre dem på en delt plassering. Bruk en annen kommando på samme rullegardinliste for å opprette en innebygd indeks for ett enkelt dokument, slik at det virkelig er flyttbart.
Klargjøre for indeksering
Samle alle PDF-dokumentene som skal indekseres, i én eller flere mapper. Hvis du bare velger eksisterende mapper, må du påse at de kun inneholder PDF-filer du vil indeksere.
Hvis du har planer om å migrere PDF-filene med tilhørende indeks, er det bedre å lagre dem i én enkelt mappe.
Legg dokumentegenskaper til PDF-dokumenter slik at du kan bruke dem som søkekriterier.
Bruk Fil > Info, og klikk på tittelen Egenskaper. Bruk Beskrivelse-panelet for å legge til tittel, emne, forfatter, primær URL-adresse og noen nøkkelord som beskriver innholdet. Bruk Tilpasset-panelet til å legge til tilpassede felt.
Merknader
Vær oppmerksom på at hvis du oppretter en fulltekstindeks før du skjuler innholdet i et dokument for å fjerne sensitiv informasjon, blir denne informasjonen IKKE fjernet fra indeksen, og vil være lett å finne. Når skjulingen av innholdet er fullført, oppfordres du også til å fjerne dokumentelementer. Godta oppfordringen og fjern indeksen. Vi råder deg til å utføre skjuling av innhold og kontroll på en kopi av dokumentet – dermed kan du bevare indeksen i det opprinnelige dokumentet.
Indeksering av hundrevis av store PDF-filer kan kreve tid og dataressurser – og er derfor best å gjøre i løpet av lunsjpausen.