Veiledning om Bates-nummerering

Oppgave:

Vi vil legge Bates-nummer til et sett med dokumenter slik at hver side gir referanseinformasjon. Vi vil kompilere et Bates-stemplingsoppsett for å gjøre dette.

• Vi må definere saksnummeret. Vi vil bruke en prefikstekst for dette.

• Vi må legge til et sekssifret Bates-nummer for å gi en unik identifikasjon av hver side i dokumentsettet.

• Vi må legge til selskapsnavnet ”Kofax”. Vi vil bruke et Bates-nummersuffiks for dette.

• Vi må legge til sidenummerering for hvert dokument i settet. Vi vil bruke en makro for dette.

• Vi må legge til stemplingsdatoen. Vi vil bruke en makro for dette.

Prosedyre:

1. Velg Dokument > Bates-nummerering > Legg til med eller uten et åpent dokument for å få tilgang til dialogboksen Legg til Bates-numre.

2. Klikk på Legg til filer og bla gjennom for å velge alle filene for denne stemplingsøkten. Forhåndsvis filene etter behov. Kontroller filrekkefølgen, da Bates-nummereringen vil utføres i gitt filrekkefølge. Klikk på OK for å kalle opp dialogboksen Legg til topp- og bunntekst.

3. La [Ingen] bli stående i Navn-valgboksen, eller velg et eksisterende oppsett som utgangspunkt.

4. Angi marginnstillinger for tekststrengen slik at den ikke kommer i konflikt med elementer på dokumentsidene.

5. Velg Bates-nummer under Makroer og klikk på Innstillinger...

6. I dialogboksen Alternativer for Bates-nummerering beholder du en tallengde på seks sifre og beholder 1 som startnummer.

7. I Prefiks-feltet skriver du saksidentifikatoren Sak 20: og legger til et mellomrom på slutten.

8. I Suffiks-feltet skriver du inn –Kofax med et mellomrom på slutten. Bekreft at prøvevisningen er i orden, og klikk på OK.

9. Angi ønsket plassering i topp- eller bunnteksten, og klikk på Sett inn makro. Bates-nummeret legges til i kodet form.

10. Velg Sidetall under Makroer og klikk på Innstillinger. Angi sidenummerering Side 1 av n og åååå-mm-dd for datoformatet. Plasser markøren bak forrige tekststreng som ble lagt til, og klikk på Sett inn makro.

11. Velg Dato under Makroer, plasser markøren bak forrige tekststreng som ble lagt til, legg til mellomrom for å skille sidenummereringen fra datoen, og klikk på Sett inn makro.

12. Velg en punktstørrelse, skrifttype, stil og farge for tekststrengen i Bates-oppsettet.

13. Trykk på Opprett-knappen ovenfor for å gi oppsettet navn for fremtidig bruk, og klikk deretter på OK for å bruke dette på de angitte filene.

Dette er syntaksen for eksempelet vårt med mellomrom lagt til manuelt:

<<Bates-nummer#6#1#Sak 20: #-Kofax >><<Side 1 av n>> <<åååå-mm-dd>>

Her er teksten for det resulterende stempelet, med byggeklossene spesifisert i tabellen.

Sak 20: 000001-Kofax 1 av 14 2012-03-19
 

I dette eksempelet er sidenummereringen knyttet til hvert enkelt dokument, men Bates-nummeret vil gi en unik identifikasjon av alle sidene i alle dokumenter som er inkluderte i gjeldende stemplingsøkt, dvs. at det ikke vil starte fra 1 igjen for et nytt dokument.