PDF-porteføljer

Porteføljer lar deg samle et sett av dokumenter relatert til et spesifikt emne for enkel distribusjon. Programmet leverer dette ved å utvide den tidligere PDF Create-støtten for pakker. En portefølje er overordnet en pakke, fordi den kan inneholde undermapper og dokumenter av ulike filtyper (pakker inneholder kun PDF-filer i en enkeltmappestruktur).

Porteføljen lar deg se ikke bare sidene fra PDF-filene i portefølje, men også eventuelle sider fra Word, Excel og PowerPoint samt en rekke bildefilformater. Disse vises i et eget vindu.

 

Slik kan du opprette en ny portefølje

Velg Fil > Ny > Opprett PDF-portefølje for å vise panelet PDF-portefølje. En tom portefølje med navnet "New Portfolio_1" opprettes. Frem til du avslutter programmet øker de numeriske suffikser for hver nye portefølje, uansett om du lagrer en ny portefølje under et annet navn, lar den være åpen og oppretter en ny eller lukker den uten å lagre.

 

Slik åpner du en pakke eller portefølje

Gjør ett av følgende:

• velg Fil > Åpne fra hovedmenyen, bla etter en plassering, velg et element i Åpne-dialogboksen og klikk på Åpne, eller

• dra og slipp en pakke eller portefølje fra filsystemet til Power PDFs arbeidsområde.

Porteføljer vises i PDF-portefølje-visning, pakker vises i et kombinert arbeidsområde hvor både PDF-portefølje og Power PDF-menyelementer, -verktøy og -prosesser er tilgjengelige.

 

Tips:

Du skal ikke bruke Fil > Åpne. Dette åpner filen i hovedprogrammet, ikke i porteføljen.

 

Slik skjuler du forsiden når du åpner en portefølje

En portefølje, i likhet med en pakke, har et forsideark som forklarer til mottakeren hva porteføljen er og hvordan den kan brukes. Når en mottaker åpner en portefølje, vises forsidearket som standard. På tilsvarende måte viser PDF-programmer uten portefølje også forsiden ved åpning av porteføljen.

For å endre hvilket porteføljeelement som skal vises i tilfellene ovenfor, gjør du følgende:

1. Velg PDF-filen du ønsker å åpne i stedet for standardforsiden, og legg den til i porteføljen din (se nedenfor om hvordan du legger til filer i en portefølje).

2. Velg miniatyrbildet for denne PDF-filen i panelet Portefølje.

3. Velg Porteføljeegenskaper i rullegardinlisten Alternativer (eller høyreklikk på miniatyrbildet og velg samme alternativ).

4. Velg avmerkingsboksen Vis gjeldende dokument når en portefølje åpnes.

5. Klikk på OK i dialogboksen.

6. Lagre porteføljen.

 

Slik redigerer du en portefølje

Når du har en portefølje åpen, får du porteføljerelatert funksjonalitet med et sett av knapper på verktøylinjen for hurtigtilgang, blant annet:

• Lagre hele porteføljen eller en fil fra den

  1. Velg elementet i Miniatyrbilde- eller Listevisning, velg Lagre fil fra portefølje i kontekstmenyen til porteføljeelementet, bla til ønsket plassering i Lagre som-dialogboksen og angi et navn.

  2. Velg Fil > Lagre for å lagre hele porteføljen.

  3. Åpne et ikke-PDF-element, klikk på Lagre vedlegg-verktøyet og bruk deretter Lagre som-dialogboksen til å lagre det.

  4. Åpne et ikke-PDF-element, klikk på Åpne vedlegg-verktøyet, vis filen og lagre den på vanlig måte.

• Skriv ut hele porteføljen eller det gjeldende dokumentet: velg Fil > Skriv ut > Skriv ut hele porteføljen.

• Utfør søk, inkludert søk i hele porteføljen:

  1. Velg Hjem > Søk > Søk i flere.

  2. I listen Søk i, velg Hele PDF-porteføljen.

  3. Fortsett med stegene som utledes i Søk.

• Legg ved porteføljen i en tom e-postmelding: velg Fil > E-post. Når dialogboksen E-post vises, velg Hele porteføljen klikk deretter OK.

Portefølje-panet har sin egen verktøylinje med følgende verktøy, fra venstre mot høyre:

 

Startsiden viser miniatyrbilder av hver fil eller mappe i porteføljen. Høyreklikk på et miniatyrbilde for å få tilgang til følgende alternativer:

• Åpne Fil: åpner det valgte porteføljedokumentet. (Du kan eventuelt åpne et element ved å høyreklikke på dets minatyrbilde/ikon i listevisning, fra element-hurtigmenyen uansett visning eller ved å bruke Åpne fil-kommandoen i rullegardinmenyen Alternativer.) PDF-elementer vises, men ikke-PDF-elementer vises som vedlegg, med Åpne- og Lagre-knapper.

• Lagre fil fra portefølje

• Legg til filer: bla gjennom etter filer og sett dem inn i porteføljen din. Filen blir duplisert, slik at porteføljen forblir intakt selv om den opprinnelige filen slettes fra filsystemet ditt. (Du kan eventuelt velge samme kommando fra hurtigmenyen i Portefølje-panelet eller bare dra og slippe filene til panelet.)

• Legg til eksisterende mappe: bla gjennom for mapper og sett dem inn i porteføljen din. Mappen blir duplisert, slik at porteføljen forblir intakt selv om den opprinnelige mappen slettes fra filsystemet ditt. (Du kan eventuelt velge samme kommando fra hurtigmenyen i Portefølje-panelet eller bare dra og slippe mappene til panelet.)

• Opprett ny mappe: opprett ny mappe inne i porteføljen din (men ikke i filsystemet ditt).

• Slett: fjern valgte fil eller mappe fra porteføljen din. Dette sletter ikke filer eller mapper fra filsystemet ditt: det fjerner dem kun fra porteføljen din.

• Sorter etter: sorteringsvalgene inkluderer Navn, Beskrivelse, Endret, Størrelse, Komprimert størrelse eller Opprettet.

• Merk alt / opphev all merking

• Forsideark: velg at du vil vise forsidearket

• Vis informasjon: velg dette for å vise fil- eller mappeegenskaper. Navn, Størrelse, Komprimert størrelse og Opprettelsesdato er skrivebeskyttede egenskaper – beskrivelse kan redigeres.

• Porteføljeegenskaper: bruk dette til å:

  • angi hvilke egenskapsfelter som vises for porteføljeelementer

  • Definerer hvordan porteføljeelementer sorteres (med egenskapen Sorter etter og Sorteringsrekkefølge)

  • angi hvordan Portefølje-panelet vises ved programoppstart

  • velge om det valgte porteføljeelementet skal vises først når porteføljen åpnes.

Listevisning viser en tabell med én rad for hver fil eller mappe. Det er fire standardkolonner (navn, beskrivelse, endret, størrelse). Høyreklikkmenyen i listevisning tilbyr alle alternativene ovenfor, og noen til:

• Vis: velg hvilke kolonner som skal vises i listevisning. Alternativene er: Navn, Beskrivelse, Endret, Størrelse, Komprimert størrelse og Opprettet.

• Rediger verdi: velg å redigere i vinduene Navn i porteføljeelementet eller i Beskrivelse - skriv teksten inn i feltet, hhv i vinduene Rediger navn / Rediger beskrivelse, hver for seg.

Kolonnene i listevisning kan omorganiseres, vises/skjules eller opprettes/slettes. (Denne siste funksjonen er tilgjengelig bare hvis du velger Porteføljeegenskaper fra et elements hurtigmeny eller fra Alternativer-rullegardinliste. Bare brukeropprettede porteføljeegenskaper kan slettes.)

 

For rask og enkel tilgang er mange av disse funksjonene også tilgjengelige direkte fra verktøylinjen i Portefølje-panelet. Disse er som følgende:

 

Legg til filer: se ovenfor under Hjem-visningsreferansen.

 

Legg til eksisterende mappe: se over under Hjem-visningsreferansen.

 

Opprett ny mappe: se over under Hjem-visningsreferansen.

 

Alternativer: denne rullegardinlisten gir deg et sett med kontroller, avhengig av valget ditt i Portefølje-panelet.

• Hvis du ikke har merket et område på panelet, er følgende verktøy tilgjengelige: Sorter etter, Merk alt, Forsideark og Porteføljeegenskaper. Se ovenfor under Hjem-visningsreferansen om bruken av dem.

• Hvis du har valgt et element eller en mappe, får du disse ekstrafunksjonene: Åpne mappe, Slett, Opphev all merking og Vis informasjon. Se ovenfor under Hjem-visningsreferansen om bruken av dem.

Når du åpner en porteføljefil, vises navigeringsverktøyene Forrige eller Neste midt på verktøylinjen for PDF-portefølje (eller nederst i Portefølje-panelet) slik at du kan bytte til forrige eller neste element.

 

Slik arbeider du med undermapper

• Velg Legg til eksisterende mappe for å importere alle filer fra en mappe på systemet ditt, eller dra mappen til porteføljevinduet.

• Velg Opprett ny mappe for å opprette en tom mappe som du deretter kan fylle.

• For å legge til elementer i undermapper velger du ønsket undermappe og bruker Legg til filer-knappen eller drar og slipper filer.

• For å flytte mellom undermapper eller gå tilbake til toppnivået velger du ønsket mappe i banelisten som vises øverst til venstre i miniatyrbilde- eller listevisning.

 

Slik lagrer du et element

Det kan hende du ønsker å lagre et enkelt element fra porteføljen. Gjør ett av følgende:

• velg elementet i Miniatyrbilde- eller Listevisning, velg Lagre fil fra portefølje, bla til ønsket plassering i Lagre som-dialogboksen og spesifiser et navn.

• åpne et ikke-PDF-element, klikk på Lagre vedlegg-verktøyet og bruk deretter Lagre som-dialogboksen til å lagre det.

• åpne et ikke-PDF-element, klikk på Åpne vedlegg-verktøyet, vis filen og lagre den på vanlig måte.

Når ikke-PDF-filer lagres og åpnes på nytt for første gang, må du kanskje angi hvilket program som skal brukes.