Opprette PDF fra e-postvedlegg

Programmet gjør at du kan opprette PDF-filer fra e-postvedlegg i Microsoft Outlook.

PDF Create-ikon

Opprettelse startes med Opprett PDF fra vedleggene-verktøyet som vises på et Kofax-bånd som er plassert i både hovedvinduet og et åpent e-postvindu. Verktøyet blir bare aktivt når valgt melding har et vedlegg.

Denne kommandoen utføres på vedleggene i den aktive meldingen. Det opprettes én PDF-fil for hvert enkelt vedlegg, får hver PDF navn fra vedleggets filnavn. Du kan angi én målplassering for genererte PDF-filer. Hvis vedlegget er en PDF-fil, lagres det i målplasseringen uten behandling. Hvis vedleggene er av blandede filtyper, lagres PDF-filene direkte mens de andre filene konverteres til PDF.

Du advares hvis konvertering ikke er mulig. Bildefiler (bmp, jpg, png, tif osv.), xps-, ps- og eps-filer behandles direkte. Andre dokumenter (slik som Word-filer) skrives ut til PDF Create. Dette krever at det opprinnelige programmet knyttet til filtypen må finnes på systemet.

Ved førstegangsbruk er standard lagringsplassering [Mine dokumenter]\PDF-favoritter\Outlook-arkiv. Du kan endre dette med knappen Bla gjennom i dialogboksen Liste over vedlagte filer, som beskrevet nedenfor.

Følgende beskrivelse er gitt for Microsoft Outlook.
 

Angi innstillinger

innstillinger-ikon

  1. Velg Innstillinger-verktøyet i Kofax PDF for Outlook-båndet.

  2. Angi hvordan meldinger med flere vedlegg skal behandles på kategorien PDF-oppretting i dialogboksen Innstillinger:

    • Velg Konverter alle vedlegg for å konvertere alle vedlegg hver gang, uten interaksjon, og sende dem til sist brukte lagringsplassering.

    • velg Be om valg for å motta en liste over vedlegg. Dette lar deg velge hva som skal konverteres, og velge en lagringsplass.

PDF-opprettelse fra vedlegg

  1. Velg en melding med ett eller flere vedlegg av støttede filtyper.

  2. Velg Opprett PDF fra vedleggene-verktøyet (vist ovenfor) i Kofax PDF for Outlook-båndet.

  3. Hvis du angir innstillingen Konverter alle vedlegg, lagres PDF-filer i sist brukte mappe.

  4. Hvis du ønsket varsling, velg hvilke vedlegg som skal konverteres i dialogboksen Liste over vedlagte filer.

  5. En målmappe foreslås. Klikk på Bla gjennom for å endre den. Klikk på OK for å starte opprettingen.

  6. I alle tilfeller, vil informasjonsboksen Resultater vises og rapportere angående fullført konvertering. Det lar deg åpne utdatamappen eller vise en resultat-PDF ved å dobbelklikke på navnet.

Tips

Hvis du må endre målmappen for automatisert lagring, gå til Innstillinger og angi varsling. Dette gjør at du kan endre målet, og deretter bruke Innstillinger til å gjenopprette automatisk konvertering.

 

Opprette og importere PDF-filer

Når du forbereder en utgående e-post, kan du velge filer som ikke er PDF fra din lokale datamaskin for å konvertere dem og legge dem ved meldingen. Se: Opprette PDF-filer som skal bli e-postvedlegg.

 

Merknader

Hvis en PDF-fil allerede finnes på lagringsplasseringen med samme navn som en PDF som skal opprettes, får den nye filen et numerisk suffiks for å bevare unike filnavn.

Se Feilsøking for PDF Create hvis du ikke ser Kofax-båndet.

Hvis du har PDF Convert installert, inneholder Kofax-båndet en ekstra knapp for å låse opp PDF-filvedlegg. Power PDF har ytterligere to knapper. Med disse kan du arkivere e-poster eller e-postmapper til PDF, og innstillingsknappen åpner et større innstillingsutvalg.