Wybrane elementy poczty lub cały folder (z podfolderami bądź bez nich) można zarchiwizować w osobnych plikach PDF, które zostaną zapisane w folderze określonym przez użytkownika. Tworzona struktura folderów jest zgodna ze strukturą folderów w programach Outlook.
Nazwy plików PDF są generowane automatycznie na podstawie właściwości tematu każdego wybranego elementu. Jeśli to konieczne, na końcu nazwy pliku jest automatycznie dołączany numer, co pozwala uniknąć konfliktów nazw.
Archiwizację w programie Outlook można wykonać za pomocą wstążki Kofax PDF.
Otwórz system pocztowy i wybierz elementy do zarchiwizowania.
Aby przygotować elementy programu Outlook do zarchiwizowania w osobnych plikach
Kliknij narzędzie Ustawienia, aby wyświetlić okno dialogowe Ustawienia z otwartym panelem Ustawienia archiwizowania poczty.
W panelu za pomocą listy rozwijanej Format archiwum wybierz wersję pliku PDF.
W obszarze Metoda archiwizacji wybierz pozycję Archiwizuj wiadomości oddzielnie.
Określ sposób obsługi załączników do wiadomości (jeśli istnieją).
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
Kliknij narzędzie Archiwizuj pocztę lub Archiwizuj folder. W oknie dialogowym Przeglądanie w poszukiwaniu folderu wybierz folder docelowy, w którym mają być zapisywane elementy przy użyciu wspomnianej powyżej metody nadawania nazw.
Proces archiwizacji zostanie rozpoczęty. Po jego zakończeniu pliki są zapisane folderze docelowym. Na ekranie jest wyświetlany wskaźnik postępu. W przypadku problemów w folderze jest umieszczany raport PDF wraz z wybranymi załącznikami (jeśli to możliwe).
Uwaga:
Podczas archiwizowania kalendarzy każdy termin jest traktowany jak osobny element, więc liczba wygenerowanych plików PDF może być duża. Podobnie w przypadku zadań i kontaktów — każdy element jest zapisywany jako osobny plik PDF.