Dane wprowadzone w formularzu można zapisać bez zapisywania samych pól formularza. Następnie mogą być one wielokrotnie używane do wypełniania innych formularzy. Ta funkcja może przydać się do szybszego wypełniania formularzy przez automatyczne wprowadzanie zestawu danych wspólnych dla większej liczby formularzy. Ten proces obejmuje eksportowanie danych z wypełnionych formularzy w celu zapisania ich w specjalnych typach plików, a następnie zaimportowanie tych plików w celu wypełnienia pustych formularzy. Prawidłowe typy plików to FDF, XFDF, XML i TXT — są one obsługiwane przez wiele edytorów dokumentów PDF. Są w nich przechowywane nie tylko dane formularzy, ale i informacje na temat liczby i typu formantów w formularzu.
Aby wyeksportować dane formularza z jednego otwartego i wypełnionego formularza
Wybierz kolejno pozycje Formularze > Dane > Importuj/Eksportuj dane > Eksportuj dane formularza.
W oknie dialogowym Eksportowanie danych formularza jako określ nazwę i typ pliku.
Kliknij przycisk Zapisz. Dane zostaną zapisane w określonej lokalizacji i wybranym typie pliku.
Aby zaimportować dane formularza do jednego formularza
Otwórz niewypełniony formularz.
Wybierz kolejno pozycje Formularze > Dane > Importuj/Eksportuj dane > Importuj dane formularza.
W oknie dialogowym Wybieranie pliku zawierającego dane formularza ustaw typ pliku (FDF, XFDF, XML, TXT) i przejdź do pliku zawierającego dane, które chcesz zaimportować do otwartego formularza.
Kliknij przycisk Otwórz. Jeśli wybrany plik zawiera opisy formantów formularzy i dane odpowiednie dla bieżącego formularza, dane zostaną wstawione do właściwych pól.
Eksportowanie danych z wielu formularzy
Dane można wyeksportować jednocześnie z wielu formularzy zawierających takie same zestawy pól danych. Wyjściowy plik może mieć format XML lub CSV (tekst rozdzielany przecinkami). Pliki w tych formatach można otwierać w programie Excel i w innych podobnych programach do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Każdemu formularzowi odpowiada osobny wiersz, a każdemu polu formularza — kolumna. Etykiety pól z formularzy trafiają do wiersza nagłówka i stają się nazwami kolumn arkusza kalkulacyjnego. Obsługiwane są wszystkie typy pól formularza z wyjątkiem pól podpisu. Taki eksport można przeprowadzić nawet wtedy, gdy nie jest załadowany żaden plik PDF, a otwarte pliki nie są uwzględniane.
Aby wyeksportować dane z wielu formularzy
Wybierz kolejno pozycje Formularze > Dane > Importuj/Eksportuj dane > Eksportuj dane z wielu formularzy.
Kliknij przycisk Dodaj i wybierz pliki z folderu.
Aby dodać pliki z kolejnych folderów, ponownie kliknij przycisk Dodaj. Powtórz czynność tyle razy, ile trzeba.
Korzystając z przycisków Dodaj i Usuń, skompletuj listę plików.
Zaznacz pole wyboru Dołącz najnowszą listę plików, z których są eksportowane dane, aby dodać do listy wszystkie formularze z ostatniej sesji eksportowania.
Kliknij przycisk Eksportuj, a następnie wskaż folder docelowy i podaj nazwę oraz typ (CSV lub XML) pliku.
Kliknij pozycję Wyświetl plik teraz, jeśli chcesz wyświetlić rezultat w programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
Dowolnie zmień tekst w nagłówkach kolumn (na potrzeby pól znaczników wyboru, przycisków opcji itp.).
Użyj polecenia Zapisz jako i wybierz odpowiedni typ pliku (np. Skoroszyt programu Excel). Jeśli tego nie zrobisz, plik pozostanie w formacie CSV lub XML.
Aby eksport przebiegał sprawnie, wszystkie formularze powinny zawierać taki sam zestaw nazw pól. Możliwe jest przetwarzanie formularzy wielostronicowych. Zaleca się, aby na jeden plik PDF przypadał jeden formularz, ale dopuszczalne jest także eksportowanie z jednego pliku PDF zawierającego zestaw złożonych formularzy, o ile tylko zestawy pól formularzy są identyczne. Jeśli pola w formularzach się różnią, dla każdej nieidentycznej nazwy pola zostanie wygenerowana osobna kolumna w tabeli wyjściowej. Komórki wszystkich pól w tabeli wynikowej mają format ogólny pozwalający na wprowadzanie dowolnej zawartości. Format ten można zmienić na inny konkretny (np. na format daty, waluty czy liczb) przy użyciu programu obsługującego arkusze kalkulacyjne.
Aby ujednolicić nazwy pól przed eksportem
Jeśli brakuje nazw pól, nazwy są nieodpowiednie lub nieujednolicone, można przeprowadzić edycję tych nazw w programie obsługującym arkusze kalkulacyjne po zakończeniu eksportu.
Aby zrobić to w plikach PDF przed rozpoczęciem eksportu, otwórz plik PDF zawierający aktywne pole formularza:
Kliknij narzędzie Formanty formularzy na pasku paneli, aby wyświetlić panel tego narzędzia.
Kliknij dwukrotnie nazwę formantu formularza w panelu lub kliknij prawym przyciskiem myszy pole formularza w pliku PDF i wybierz pozycję Właściwości.
Zmień tekst w polu Nazwa pola odpowiednio do potrzeb i kliknij pozycję Zamknij.
Powtórz te czynności dla pozostałych nazw pól i formularzy.
Aby uniknąć takich problemów, trzeba pamiętać o tym na etapie tworzenia/projektowania oryginalnego pliku formularza.
Rozwiązywanie problemów:
Aby sprawdzić, czy problem dotyczy konkretnego zestawu formularzy, spróbuj przetworzyć prostszy zestaw przykładowych formularzy.
Jeśli formularze zostały przesłane pocztą e-mail, upewnij się, że zostały w pełni pobrane i zapisane na dysku lokalnym. Nie zaleca się bezpośredniego korzystania z plików znajdujących się w kliencie poczty e-mail lub folderze tymczasowym.
Jeśli nie powiedzie się próba zapisania w lokalizacji sieciowej, zapisz pliki w folderze lokalnym bez ograniczeń zabezpieczeń.
Jeśli nie powiedzie się zapisywanie pliku w jednym z formatów (na przykład XML), wypróbuj drugi z nich (CSV).
Duże formularze, zawierające setki stron lub tysiące pól, mogą przysparzać problemów, najlepiej jest więc podzielić pliki na sekcje.
Jeśli tekst w polu jest bardzo długi, może zostać obcięty przy eksporcie. Standardowy limit dla komórek w programie Excel to 256 znaków.