Scalanie elementów poczty w jeden plik PDF

Wybrane elementy lub cały folder (wraz z podfolderami lub bez nich) można scalić w jeden plik PDF. Aby ułatwić nawigację między zarchiwizowanymi elementami, plik PDF zawiera zakładki do poszczególnych wiadomości.

Archiwizację w programie Outlook można wykonać za pomocą wstążek.

Aby zarchiwizować elementy poczty scalone w jeden plik PDF w programie Outlook

Zaznacz jeden lub więcej elementów.
Kliknij ten przycisk, aby wyświetlić okno dialogowe Ustawienia z otwartym panelem Ustawienia archiwizowania poczty.
W oknie dialogowym Ustawienia za pomocą listy rozwijanej Format archiwum wybierz wersję pliku PDF.
W obszarze Metoda archiwizacji wybierz opcję Scal wiadomości w jeden plik PDF.
Określ sposób obsługi załączników do wiadomości (jeśli istnieją).
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
Kliknij przycisk Archiwizuj pocztę lub Archiwizuj folder. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie jako.
Wybierz folder docelowy i wprowadź nazwę pliku PDF, w który zostaną scalone elementy. Domyślny folder docelowy programu Outlook to Dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook.
Kliknij przycisk Zapisz.

Rozpocznie się proces archiwizowania, a po jego zakończeniu wynikowy plik PDF (z ewentualnymi załącznikami) zostanie zapisany w folderze docelowym.

Podczas archiwizowania do plików PDF są dodawane zakładki ułatwiające nawigację w wynikowym pliku PDF. Te zakładki umożliwiają szybsze znajdowanie wiadomości. Program generuje hierarchiczną listę zakładek, na której zakładki wskazują pierwsze strony wiadomości. Zakładki są podzielone na grupy według dat, nadawców i tematów. Sortowanie nadawców i tematów odbywa się w rosnącej kolejności alfabetycznej, natomiast daty są sortowane w kolejności malejącej.

Porada:

Aby zarchiwizować tylko terminy z przyszłości lub przeszłości, należy przejść do widoku tygodnia lub miesiąca w kalendarzu, zaznaczyć tylko wymagany okres i zamiast polecenia Archiwizuj folder użyć polecenia Archiwizuj pocztę.