Aby zautomatyzować konwersję przychodzących zeskanowanych stron i plików różnego typu na format PDF, można skonfigurować monitorowany folder i skrzynkę odbiorczą skanowania. Obie funkcje są dostępne tylko w programie Power PDF Advanced. Określić można tylko jedną skrzynkę odbiorczą skanowania i jeden monitorowany folder. Foldery obu funkcji mogą się znajdować na dowolnym, dostępnym z komputera poziomie w strukturze plików.
Monitorowany folder przyjmuje pliki wielu różnych typów i niemal natychmiast konwertuje je na format PDF. Skrzynka odbiorcza skanowania przyjmuje natomiast tylko pliki PDF i TIFF; można je do niej przesłać bezpośrednio ze skanera lub przenieść tak jak do każdego innego folderu.
Monitorowany folder
Folder ten jest monitorowany przez program Power PDF Advanced, a wyniki są kierowane do folderu docelowego zdefiniowanego przez użytkownika. W tym samym czasie można mieć tylko jeden folder docelowy. Może to być ten sam folder co folder monitorowany (nie jest to jednak zalecane ze względu na możliwe konflikty nazw plików). Zazwyczaj monitorowany folder jest folderem sieciowym, a docelowy — lokalnym. Dokumentami przychodzącymi mogą być pliki obrazów, pliki internetowe lub edytowalne pliki z pakietu MS Office.
W oknie dialogowym Monitorowany folder można zdefiniować foldery, skonfigurować reguły monitorowania i określić ustawienia konwersji.
Aby skonfigurować monitorowany folder
Wybierz opcję Monitorowany folder w grupie Przetwarzanie zaawansowane > Wsad > Monitorowany folder, aby otworzyć okno dialogowe Monitorowany folder.
Zaznacz pole wyboru Włącz monitorowany folder u góry panelu.
Kliknij przycisk Źródło i odszukaj folder, który ma być monitorowany (może on zawierać podfoldery).
Wybierz typ plików z listy rozwijanej. Możesz wybrać wszystkie obsługiwane typy plików lub jeden wybrany typ.
Kliknij przycisk Miejsce docelowe i odszukaj folder, do którego mają trafiać przekonwertowane pliki.
Wybierz typ pliku, na jaki mają być konwertowane pliki. Może to być TIFF (jedno- lub wielostronicowy), PDF (normalny lub z możliwością przeszukiwania – w dowolnym z wariantów standardu PDF/E, PDF/UA, PDF/X and PDF/A) lub tekst Unicode.
Opcjonalnie możesz kliknąć przycisk Ustawienia i zmodyfikować domyślne parametry, na przykład zmienić sposób przetwarzania stron z samymi obrazami przy użyciu funkcji OCR.
Aby zapisać plik do formatu PDF, wybierz odpowiedni standard PDF (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) z listy Zgodne z lub kliknij opcję PDF tak jak jest, żeby skorzystać z formatu pliku źródłowego. Następnie kliknij mniejszy przycisk Ustawienia, aby dokonać wyboru Profilu koloru (jeśli dotyczy). Szczegółowe informacje dotyczące różnych standardów PDF zawiera temat Informacje o wersjach formatu PDF.
Opcjonalnie można zaznaczyć pole wyboru Optymalizuj do wyświetlania w sieci Web, żeby utworzyć Liniowy plik PDF, który lepiej nadaje się do czytania w sieci. Szczegółowe informacje dotyczące różnych standardów PDF zawiera temat Informacje o wersjach formatu PDF.
Opcjonalnie możesz zaznaczyć pole wyboru Usuń tagi, by usunąć tagi znajdujące się w dokumencie źródłowym. To pole wyboru jest dostępne tylko wtedy, gdy wybrana została opcja PDF w Plik PDF z możliwością przeszukiwania na liście Typ pliku, a opcja PDF tak jak jest została wybrana na liście Zgodne z.
Opcjonalnie możesz zaznaczyć pole wyboru Konwertowanie na skalę szarości, aby zapisać plik wyjściowy w kolorach czarnym i białym.
Opcjonalnie możesz zaznaczyć pole wyboru Użyj przepływu czynności, by wyszukać plik przepływu czynności. Zobacz poniżej.
Określ, co program ma zrobić z plikami źródłowymi po zakończeniu konwersji:
Zachowaj. Pliki źródłowe pozostaną w monitorowanym folderze.
Usuń. Pliki źródłowe zostaną usunięte z monitorowanego folderu.
Przenieś do folderu. Pliki źródłowe zostaną przeniesione do wskazanego folderu.
Automatycznie wyczyść wyniki. Pliki będą automatycznie usuwane z listy plików w widoku zadań w oknie dialogowym Monitorowanie i konwertowanie.
Wybierz Opcje procesora, aby kontrolować obciążenie procesora pracą. Ustaw wartość opcji Ogranicz liczbę procesów roboczych na 1, aby korzystać z przetwarzania sekwencyjnego lub na wyższą wartość, aby umożliwić równoczesne przetwarzanie kilku zadań. (Im wyższa wartość, tym większe obciążenie procesora). Maksymalna wartość zależy od możliwości posiadanego sprzętu. Gdy przeprowadzana jest konwersja plików innego typu, liczba procesów nie może być większa niż dwa.
Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić konfigurację monitorowanego folderu. Użycie przepływu czynności polega na zastosowaniu zdefiniowanego zestawu czynności do wszystkich przychodzących plików. Pole wyboru odpowiadające za tę opcję jest aktywne tylko wtedy, gdy w programie jest utworzony co najmniej jeden przepływ czynności. Ten proces jest automatyczny, więc czynności przepływu, które wymagają interakcji, nie będą wykonywane.
Aby używać monitorowanego folderu
Gdy w monitorowanym folderze pojawia się plik odpowiadający zdefiniowanym kryteriom, program czeka kilka sekund na ewentualne kolejne pliki, a kiedy te przestaną napływać, rozpoczyna konwersję i wyświetla jej postęp w oknie dialogowym Monitorowanie i konwertowanie. W oknie tym można:
Śledzić postęp konwersji plików znajdujących się na liście
Wstrzymywać, wznawiać lub usuwać zadania
Usuwać zakończone zadania z widoku zadań
Ponownie uruchamiać zadania, które zakończyły się niepowodzeniem
Wyświetlać dziennik konwersji
Ukrywać to okno dialogowe. Ukryte okno można przywrócić, klikając ikonę Monitorowanie i konwertowanie w obszarze powiadomień na pasku zadań systemu Windows.
Monitorowany folder można tymczasowo wyłączyć, usuwając zaznaczenie pola wyboru u góry okna dialogowego.
Skrzynka odbiorcza skanowania
Aby wyniki skanowania były automatycznie dostępne w programie Power PDF, można skonfigurować skrzynkę odbiorczą skanowania. W danej chwili może działać tylko jedna skrzynka odbiorcza skanowania.
Skrzynka odbiorcza skanowania to specyficzny typ monitorowanego folderu: po wskazaniu docelowego folderu urządzenia skanującego i zidentyfikowaniu go jako skrzynki odbiorczej skanowania będziesz otrzymywać powiadomienia o wszystkich nowych plikach trafiających do tego folderu. W przypadku tej funkcji pliki nie są automatycznie konwertowane. Przychodzące skany można otwierać bezpośrednio z poziomu folderu wyznaczonego na skrzynkę lub z poziomu programu Power PDF.
Aby skonfigurować skrzynkę odbiorczą skanowania
Wybierz kolejno pozycje Plik > Opcje, a następnie w oknie dialogowym Preferencje wybierz kolejno pozycje Automatyzacja > Połączenia serwera > Skrzynka odbiorcza skanowania/Szybkie połączenie.
Włącz opcję Włącz powiadomienie skrzynki odbiorczej skanowania, aby otrzymywać powiadomienia, gdy w folderze skrzynki odbiorczej skanowania pojawią się nowe pliki. Ikona powiadomień będzie wyświetlana w obszarze powiadomień z prawej strony paska zadań systemu Windows.
Określ źródło skanów:
Automatyczny agent skrzynki odbiorczej (tylko program ShareScan): wskaż lokalizację. Jeśli trzeba, skontaktuj się w tej sprawie z administratorem systemu.
Katalog domowy: wpisz ścieżkę lub skontaktuj się z administratorem systemu.
Ręcznie: ręcznie wybierz folder źródłowy na komputerze.
Jeśli w danym środowisku roboczym korzysta się ze skanowania sieciowego za pośrednictwem oprogramowania Kofax eCopy ShareScan, możesz określić ustawienia funkcji Szybkie połączenie, w tym włączyć powiadomienia, wybrać folder i wskazać dodatkowe foldery funkcji Szybkie połączenie.
Przeglądaj skrzynkę odbiorczą: kliknięcie skrzynki odbiorczej skanowania spowoduje wyświetlenie wszystkich plików w osobnym oknie dialogowym.
Otwórz następne: kliknięcie skrzynki odbiorczej skanowania spowoduje otwarcie najnowszego pliku w nowym oknie.
Automatycznie usuń dokument: przy użyciu tego pola wyboru możesz zdecydować, że chcesz zachować zeskanowane dokumenty PDF/TIFF, czy wolisz, aby zostały one usunięte z folderu skrzynki odbiorczej skanowania po tym, jak otworzysz je w programie Power PDF. Przed usunięciem pliku będzie wyświetlany monit o zapisanie.
Korzystanie ze skrzynki odbiorczej skanowania
Ikona skrzynki odbiorczej skanowania jest wyświetlana w obszarze powiadomień na pasku zadań. Informuje użytkownika o każdym nowym pliku TIFF lub PDF trafiającym do skrzynki odbiorczej skanowania. Gdy nad ikoną pojawi się dymek z powiadomieniem, można go kliknąć, aby otworzyć okno dialogowe Skrzynka odbiorcza skanowania. Okno to można także otworzyć w dowolnej innej chwili w następujący sposób:
Kliknij opcję Skrzynka odbiorcza skanowania w grupie Przetwarzanie zaawansowane > Plik. Na ekranie zostanie wyświetlone okno dialogowe Skrzynka odbiorcza skanowania.
Zobaczysz listę wszystkich nieusuniętych plików znajdujących się w skrzynce odbiorczej skanowania lub tylko najnowszy plik, w zależności od preferencji ustawionych w oknie Plik > Opcje > Połączenia serwera automatyzacji > Skrzynka odbiorcza skanowania/Szybkie połączenie.
W oknie dialogowym będzie widoczna miniaturka pierwszej strony zaznaczonego dokumentu.
Przy użyciu przycisków pod okienkiem podglądu możesz przejść do innych stron.
Kliknij przycisk Otwórz, aby otworzyć dokument w programie Power PDF, lub kliknij przycisk Anuluj, aby wyjść.
W przypadku wybrania opcji Otwórz pliki PDF są otwierane bezpośrednio, natomiast pliki TIFF muszą najpierw zostać przekonwertowane na format PDF, co może nieco potrwać. Po otwarciu plik jest usuwany ze skrzynki odbiorczej skanowania (o ile takie działanie zostało skonfigurowane w preferencjach). Trzeba wtedy pamiętać, że plik PDF będzie wymagał zapisania. Próba zamknięcia go bez zapisania spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia.