Zaznacz jeden lub więcej elementów lub folderów.
Kliknij narzędzie Ustawienia, aby wyświetlić okno dialogowe Ustawienia z otwartym panelem Ustawienia archiwizowania poczty.
Wybierz wersję formatu PDF z listy rozwijanej Format archiwum w przypadku archiwizowania elementów programu Outlook.
W obszarze Metoda archiwizacji wybierz opcję Przechowaj wiadomości jako pakiet PDF.
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
Kliknij przycisk Archiwizuj pocztę lub Archiwizuj folder. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie jako.
Wybierz folder docelowy i wprowadź nazwę pliku pakietu PDF. Domyślny folder docelowy programu Outlook to Dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook. Jeżeli wybrano istniejący plik PDF, pojawi się komunikat Nadpisać lub dołączyć. Aby nadpisać istniejący plik (utrata zawartości pliku), kliknij Tak. Kliknięcie przycisku Nie spowoduje dołączenie zapisywanej treści do istniejącego pliku PDF (bez utraty oryginalnej treści).
Kliknij przycisk Zapisz. Rozpocznie się proces archiwizowania i zostanie wyświetlony monitor postępu.
Wygenerowany dokument PDF ma stronę tytułową zawierającą liczbę i typy zarchiwizowanych elementów poczty. Każdy element poczty jest konwertowany na osobny plik PDF, który jest następnie dodawany do pliku pakietu.