Samouczek dotyczący numerowania Bates

Zadanie:

Dodawanie numerów Bates do zestawu dokumentów, aby na każdej stronie znajdowały się informacje referencyjne. Aby to zrobić, najpierw należy skompilować schemat stemplowania Bates.

• Należy zdefiniować numer sprawy. Do tego celu posłuży tekst prefiksu.

• Należy dodać sześciocyfrowy numer Bates, aby nadać unikatowy identyfikator każdej stronie w zestawie dokumentów.

• Należy dodać nazwę firmy „Kofax”. Do tego celu posłuży sufiks numeru Bates.

• Należy dodać numery stron w każdym dokumencie w zestawie. Do tego celu posłuży makro.

• Należy dodać datę stemplowania. Do tego celu posłuży makro.

Procedura:

1. Aby uzyskać dostęp do okna dialogowego Dodawanie numerów Bates, wybierz kolejno pozycje Dokument > Numerowanie Bates > Dodaj i zaznacz opcję uwzględniania otwartych dokumentów lub nie zaznaczaj jej.

2. Kliknij przycisk Dodaj pliki i przeglądaj pliki w celu wybrania wszystkich, które mają zostać użyte w tej sesji stemplowania. W razie potrzeby wyświetl podgląd plików. Sprawdź kolejność plików, ponieważ numery Bates są nadawane zgodnie z porządkiem plików. Kliknij przycisk OK, aby wywołać okno dialogowe Dodawanie nagłówka i stopki.

3. W polu wyboru Nazwa pozostaw pozycję [Brak] lub wybierz istniejący schemat jako podstawę.

4. Określ ustawienia marginesów dla ciągu tekstowego, aby nie występował konflikt z elementami na stronach dokumentów.

5. W polu wyboru Makra wybierz pozycję Numer Bates i kliknij przycisk Ustawienia.

6. W oknie dialogowym Opcje numerowania Bates zachowaj 6-cyfrową długość numeru i wartość 1 jako Numer początkowy.

7. W polu Prefiks wpisz identyfikator sprawy Sprawa 20: i dodaj spację na końcu.

8. W polu Sufiks wpisz –Kofax ze spacją na końcu. Sprawdź na przykładzie, czy wszystko wygląda prawidłowo, i kliknij przycisk OK.

9. Określ żądaną lokalizację w nagłówku lub stopce i kliknij przycisk Wstaw makro. Numer Bates zostanie dodany w postaci kodu.

10. W polu wyboru Makra wybierz pozycję Numer strony i kliknij przycisk Ustawienia. Określ numerowanie stron Strona 1 z n oraz wybierz ustawienie rrrr-mm-dd dla formatu daty. Umieść kursor za wcześniej dodanym ciągiem tekstowym i kliknij przycisk Wstaw makro.

11. W polu wyboru Makra wybierz pozycję Data, umieść kursor za wcześniej dodanym ciągiem tekstowym, dodaj kilka spacji w celu oddzielenia numerowania strony od daty i kliknij przycisk Wstaw makro.

12. Wybierz rozmiar punktu, czcionkę, styl i kolor dla ciągu tekstowego używanego w schemacie Bates.

13. Naciśnij znajdujący się powyżej przycisk Utwórz w celu nadania schematowi nazwy, aby można go było używać w przyszłości, a następnie kliknij przycisk OK, aby zastosować go do określonych plików.

Oto składnia użyta w tym przykładzie z ręcznie dodanymi spacjami:

<<Numer Bates#6#1#Sprawa 20: #-Kofax >><<Strona 1 z n>>  <<rrrr-mm-dd>>

Oto tekst wynikowego stempla wraz z wymienionymi w tabeli elementami użytymi do utworzenia go.

Sprawa 20: 000001-Kofax 1 z 14 2012-03-19
 

W tym przykładzie numerowanie stron odnosi się do każdego pojedynczego dokumentu, ale numer Bates będzie w unikatowy sposób identyfikować wszystkie strony we wszystkich dokumentach uwzględnionych w bieżącej sesji stemplowania, to znaczy numerowanie Bates w nowym dokumencie nie zacznie się ponownie od 1.