Os dados inseridos em um formulário podem ser salvos sem a necessidade de salvar os campos de formulário propriamente ditos, e usados repetidas vezes para preencher outros formulários. Isso pode ser útil para acelerar o preenchimento de formulários através da inserção automática de conjuntos de dados que sejam comuns para um número significativo de formulários. O processo inclui exportar dados de formulários preenchidos para serem salvos em tipos de arquivos especiais, e importar tais arquivos para preencher formulários vazios. Os tipos de arquivo válidos são FDF, XFDF, XML e TXT – estes podem ser processados por vários editores de PDF. Eles armazenam não apenas os dados de formulário, mas também informações sobre o número e os tipos de controles dentro do formulário.
Para exportar dados de um único formulário aberto e preenchido
Escolha Formulários > Dados > Importar/Exportar dados > Exportar dados de formulário
Na caixa de diálogo 'Exportar dados de formulário como', especifique o nome e o tipo de arquivo.
Clique em Salvar. Seus dados serão armazenados com o tipo de arquivo e no local definidos.
Para importar dados para um único formulário
Abra um formulário não preenchido
Escolha Formulários > Dados > Importar/Exportar dados > Importar dados de formulário
Na caixa de diálogo 'Selecionar arquivo contendo dados de formulário', defina um tipo de arquivo (FDF, XFDF, XML, TXT) e procure o arquivo contendo os dados que você deseja importar para o formulário aberto.
Clique em Abrir. Se o arquivo escolhido contiver descrições de controles de formulário e dados adequados ao formulário atual, os dados serão inseridos nos campos adequados.
Exportação de dados a partir de vários formulários
É possível exportar dados de vários formulários com os mesmos conjuntos de campos de dados para os tipos de arquivo XML e CSV (valores separados por vírgula). Esses tipos e arquivos podem ser abertos pelo Excel ou por programas de planilha similares; cada formulário é representado por uma linha e cada campo de formulário por uma coluna. Os rótulos dos campos nos formulários se tornam os textos da linha de cabeçalhos para as colunas da planilha. Todos os tipos de campos de formulário podem ser processados, exceto campos de assinatura. Essa exportação fica disponível mesmo que nenhum arquivo PDF esteja carregado; nenhum arquivo aberto é incluído.
Para exportar dados de vários formulários
Escolha Formulários > Dados > Importar/Exportar dados > Exportar dados de formulário de vários formulários.
Clique em Adicionar e selecione os arquivos desejados de uma pasta.
Clique em Adicionar repetidamente para adicionar arquivos de outras pastas.
Use Adicionar e Remover até que a lista de arquivos esteja pronta.
Marque a opção Incluir a lista mais recente de arquivos dos quais exportar dados para que todos os formulários da última sessão de exportação sejam adicionados à lista.
Clique em Exportar e, em seguida, especifique a pasta de saída e o nome e o tipo do arquivo (CSV ou XML).
Clique em Exibir arquivo agora se desejar ver o resultado exibido no seu programa de planilha.
Renomeie o texto dos cabeçalhos de colunas como des.ejar (necessários, por exemplo, para campos com marca de seleção ou botão de opção)
Use Salvar como e escolha um tipo de arquivo adequado (por exemplo, Planilha do Excel). Se você não fizer isso, o arquivo permanecerá no formato CSV ou XML.
Para uma exportação eficiente, todos os formulários devem ter o mesmo conjunto de nomes de campos. Formulários com várias páginas podem ser processados. Recomenda-se um arquivo PDF por formulário, porém um único PDF contendo um conjunto de formulários reunidos também é aceitável, desde que os conjuntos de campos de formulário sejam idênticos. Se houver diferenças de campo entre os formulários, todos os nomes de campos que não forem idênticos geram colunas na tabela de saída. Todos os campos na tabela resultante possuem um tipo de célula genérico que aceita qualquer entrada – use seu programa de planilha para definir outros tipos de células (por exemplo, data, moeda, apenas números).
Para unificar nomes de campos antes da exportação
Se houver nomes de campos ausentes, inadequados ou inconsistentes, você pode resolver isso editando-os no programa de planilha após a exportação.
Para fazer isso nos arquivos PDF antes da exportação, abra um arquivo PDF que tenha campos de formulário ativos:
Clique na ferramenta ‘Controles de formulário’ na barra de painéis para exibir o painel correspondente.
Clique duas vezes em um nome de controle de formulário no painel ou clique com o botão direito do mouse no campo de formulário no PDF e selecione Propriedades.
Ajuste o nome do campo de acordo com a necessidade e clique em Fechar.
Repita conforme a necessidade com mais nomes de campos e formulários.
Esses problemas podem ser evitados durante a criação ou o planejamento do arquivo de formulário original.
Resolução de problemas:
Determine se o problema está em um conjunto específico de formulários processando um conjunto mais simples de amostras de formulários.
Se os formulários tiverem sido enviados por email, certifique-se de que os downloads foram concluídos e reunidos em uma unidade local. Evite acessar os arquivos diretamente de um cliente de email ou uma pasta temporária.
Se o salvamento em um local de rede falhar, salve em uma pasta local sem restrições de segurança.
Se o salvamento em um tipo de arquivo falhar (por exemplo, XML) tente a outra opção (CSV).
Formulários grandes – centenas de páginas ou milhares de campos – podem apresentar problemas: divida os arquivos em seções.
Textos muito longos em um único campo podem ficar truncados na exportação. O Excel normalmente tem um limite de 256 caracteres por célula.