Os arquivos PDF podem ser criados ao trabalhar com Microsoft Outlook. Você pode criar arquivos PDF:
De anexos que não sejam PDFs em mensagens de email para serem salvos no computador local.
De arquivos que não sejam PDFs no seu computador local, para serem anexados à mensagem de email atual.
De uma ou mais mensagens, para serem salvos como arquivo no computador local.
O restante deste tópico lida principalmente com o arquivamento de mensagens, e fornece links para outros tópicos de arquivamento.
O programa fornece suplementos para o MS Outlook para a criação de arquivos PDF a partir de mensagens selecionadas ou pastas completas. Os recursos são acessíveis a partir da faixa de opções do Kofax PDF na janela principal do Outlook, em uma janela de mensagem aberta.
Faixa de opções do Kofax PDF na janela principal do Outlook:
A ferramenta e o grupo do PDF Convert (visível apenas se este componente tiver sido instalado e sua integração tiver sido ativada em Arquivo > Opções).
Arquivar pasta: Arquiva todos os itens na pasta selecionada (com ou sem suas subpastas). Esta ferramenta só está disponível na barra de ferramentas da janela principal do Outlook.
Arquivar mensagem: Cria um arquivamento a partir de um ou mais arquivos PDF em mensagens selecionadas na janela principal do Outlook.
Criação de PDF a partir de anexos: Isso se aplica a todos os anexos da mensagem selecionada no momento, mas é possível solicitar um aviso e, com isso, permitir uma seleção. Só é ativado se a mensagem atual tiver pelo menos um anexo de um tipo de arquivo adequado para conversão em PDF. Consulte Criação de arquivos PDF a partir de anexos de email.
Anexar arquivo à mensagem como PDF: Selecione um ou mais arquivos para serem anexados ao documento atual. Os arquivos PDF são anexados diretamente, outros são primeiro convertidos em PDF.
Configurações: Fornece uma caixa de diálogo com três guias para permitir criação, conversão e arquivamento de PDFs.
Faixa de opções do Kofax PDF em uma janela de mensagem do Outlook:
Oferece as mesmas ferramentas mostradas acima, exceto Arquivar pasta.
Para obter mais detalhes sobre arquivamento, consulte
Arquivamento de itens do Outlook em arquivos separados
Mesclagem de itens do Outlook em um PDF
Criação de um pacote PDF a partir de itens do Outlook
Para arquivar cartas a partir de uma mensagem do Outlook
Clique na ferramenta Configurações.
Na caixa de diálogo Configurações, escolha uma versão de PDF e decida como processar anexos de mensagens, se houver algum. Feche a caixa de diálogo.
Clique no botão Arquivar mensagens.
Na caixa de diálogo 'Salvar como', aceite ou altere a pasta de destino padrão para arquivamento e clique em OK. O nome do arquivo PDF criado é gerado a partir do Assunto da mensagem. A pasta de destino padrão é Documentos > Favoritos PDF > Arquivamento do Outlook.
Clique em Salvar.
O processo de arquivamento tem início e quando o processo termina, o arquivo PDF de saída (com anexos, se houver) é salvo na pasta de destino.
Observações
Se a faixa de opções Kofax PDF não for exibida na sua tela, consulte o tópico Solução de problemas.