Você pode arquivar todos os itens selecionados ou toda uma pasta (com ou sem subpastas) em arquivos PDF separados que serão arquivados na pasta que você especificar. A estrutura de pastas criada segue a estrutura de pastas do Outlook.
Os nomes dos arquivos PDF são automaticamente gerados a partir da propriedade assunto de cada item selecionado. Um número sequencial é anexado automaticamente ao nome do arquivo, se necessário, para evitar conflitos de nomes.
O arquivamento no Outlook é feito através da faixa de opções Kofax PDF.
Abra o sistema de correio e selecione os itens a serem arquivados.
Para preparar o arquivamento de itens do Outlook em arquivos separados
Clique na ferramenta Configurações para exibir a caixa de diálogo Configurações com o painel Configurações de arquivamento de mensagens aberto.
No painel, escolha uma versão de PDF na caixa de seleção 'Formato de arquivamento'.
Selecione Arquivar mensagens separadamente em 'Método de arquivamento'.
Decida como processar anexos de mensagens, caso haja algum.
Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
Clique na ferramenta Arquivar mensagem ou Arquivar pasta. Na caixa de diálogo 'Procurar pasta', selecione a pasta de destino onde os itens devem ser salvos com o método de identificação mencionado acima.
O processo de arquivamento tem início e quando o processo termina, os arquivos estão salvos na pasta de destino. É exibido um indicador de andamento; em caso de problemas, aparece um PDF de relatório com os anexos acrescentados conforme escolhidos, se possível.
Observação:
Ao arquivar calendários, cada compromisso é um item separado; portanto, o número de arquivos PDF gerados poderá ser grande. Da mesma forma, cada tarefa e cada contato se tornam um arquivo PDF separado.