Pastas monitoradas e caixas de entrada de digitalização
Para automatizar a conversão de páginas digitalizadas recebidas ou tipos de arquivos diferentes em formato PDF, você pode configurar uma pasta monitorada ou uma caixa de entrada de digitalização. Ambas as opções estão disponíveis apenas no Power PDF Advanced. Apenas uma caixa de entrada de digitalização e uma pasta monitorada podem ser especificadas. As pastas podem estar a qualquer nível na estrutura de arquivos que você acessa do seu computador.
Uma pasta monitorada pode receber uma grande variedade de tipos de arquivos e os converte quase imediatamente em PDF.. Por outro lado, uma Caixa de entrada de digitalização só aceita arquivos PDF ou TIFF, que podem entrar na pasta a partir de um scanner ou por transferência.
Pasta monitorada
Esta pasta é monitorada pelo Power PDF Advanced e os resultados são direcionados para uma pasta de destino que você define. Só uma pasta de destino é permitida por vez. Esta pode ser a própria pasta monitorada (mas não é recomendável porque os arquivos PDF que chegarem podem provocar conflito de nome). É comum que a pasta monitorada seja um local em rede e a pasta de destino esteja em um local no seu computador. Os documentos que chegam podem ser arquivos de imagem, arquivos da internet ou arquivos editáveis do MS Office.
A caixa de diálogo da Pasta monitorada permite definir pastas, definir regras de monitoração e especificar configurações de conversão.
Para criar uma pasta monitorada
Selecione Pasta monitorada em Processamento avançado > Em lotes > Pasta monitorada para abrir a caixa de diálogo Pasta monitorada.
Marque a caixa de seleção Ativar pasta monitorada na parte superior do painel.
Clique em Origem e localize a pasta a ser monitorada, com ou sem subpastas.
Selecione o tipo de arquivo na lista suspensa. selecione todos os tipos de arquivos compatíveis ou apenas um.
Clique em Destino e localize a pasta para onde você deseja enviar os arquivos convertidos.
Selecione um Tipo de arquivo para os arquivos de saída convertidos. Selecione TIFF (uma ou várias páginas), PDF (Normal ou Pesquisável – incluindo padrões diferentes, como níveis PDF/E, PDF/UA, PDF/X e PDF/A), ou texto Unicode.
Você pode clicar em Configurações e modificar os parâmetros padrão, como a forma de processar páginas somente com imagens usando OCR.
Para salvar em PDF, na lista Compatível com, clique no subtipo de PDF desejado (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) ou clique em PDF sem alteração para usar o formato do arquivo de origem. Em seguida, clique no botão menor de Configurações, se for o caso, para selecionar um Perfil de cores. Para obter detalhes sobre os vários padrões de PDF, consulte Sobre as versões de PDF.
Você pode marcar a caixa de seleção Otimizar para visualização na Web para produzir PDF linearizado, que é melhor para leitura on-line. Para obter detalhes sobre os vários padrões de PDF, consulte Sobre as versões de PDF.
Você pode selecionar Conformidade com PDF/UA para transmitir o conteúdo do arquivo de entrada em uma saída compatível com PDF/UA. Se você marcar esta caixa de seleção, a caixa de seleção Remover marcas e Compatível com são desmarcadas e desativadas automaticamente.
Você pode marcar a caixa de seleção Remover marcas para eliminar as marcas originais encontradas nos documentos PDF de origem. Esta caixa de seleção não está disponível para todos os tipos de arquivo PDF.
Você pode marcar a caixa de seleção Converter em cinza para converter a saída para preto e branco.
Você pode marcar a caixa de seleção Utilizar fluxo de trabalho e procurar um arquivo de fluxo de trabalho.
Especifique o que fazer com os arquivos de origem terminados após a conversão:
Manter: Preserve os arquivos de origem na pasta monitorada.
Excluir: Exclua os arquivos de origem da pasta monitorada.
Mover para pasta: Mova os arquivos de origem para outra pasta.
Limpar resultados automaticamente: Limpa automaticamente a lista de arquivos da visualização de tarefas da caixa de diálogo “Monitorar e converter”.
Selecione Opções de CPU para controlar a carga de trabalho da CPU. Defina Limitar número de processos paralelos como 1 se desejar processamento sequencial, ou defina como um número maior se desejar processamento paralelo de tarefas. (Valores maiores implicam maior carga da CPU.) O valor máximo é ajustado à capacidade do seu hardware. Quando forem realizadas conversões a partir de outros tipos de arquivos, o número de processos não poderá ser superior a dois.
Confirme a configuração da pasta monitorada clicando em OK. Utilizar um fluxo de trabalho significa aplicar um conjunto definido de ações em todos os arquivos recebidos. A caixa de seleção torna-se ativa somente quando pelo menos um fluxo de trabalho foi criado. Esse processo é automatizado, portanto, todas as etapas do fluxo de trabalho que exigem interação não são executadas.
Para usar a pasta monitorada
Sempre que um arquivo válido entrar na pasta monitorada, o programa aguardará alguns segundos para verificar se chegarão outros arquivos. Quando terminar a entrada de arquivos, o programa inicia a conversão e exibe o andamento na caixa de diálogo “Monitorar e converter”. Você pode
Acompanhar o andamento da conversão na lista
Pausar, continuar ou excluir uma tarefa
Limpar tarefas concluídas da visualização de tarefas
Tentar novamente executar uma tarefa que falhou
Visualizar o log das conversões
Ocultar esta caixa de diálogo. Depois de oculta, clique no ícone de “Monitorar e converter” na área de notificação da barra de tarefas do Windows para restaurá-la.
Para desabilitar temporariamente a pasta monitorada, remova a marca de seleção no topo da caixa de diálogo.
Caixa de Entrada de Digitalização
Para tornar os resultados de digitalização automaticamente disponíveis no Power PDF, configure uma Caixa de entrada de digitalização. Só pode existir uma Caixa de entrada de digitalização de cada vez.
Uma Caixa de entrada de digitalização é um tipo específico de pasta monitorada: vá até a pasta de destino do dispositivo de digitalização e identifique-a como sua caixa de entrada de digitalização, para receber notificações sobre os arquivos recebidos. Essa funcionalidade não envolve conversão automática de arquivos. Ao acessar as digitalizações recebidas, você abre os documentos nessa pasta dedicada ou chega até ela a partir do Power PDF.
Para configurar uma Caixa de entrada de digitalização
Abrir arquivo > Opções e, na caixa de diálogo Preferências, selecione Automação > Conexões de servidor > Caixa de entrada de digitalização/Quick Connect.
Ativar Notificação da Caixa de entrada de digitalização: ative esta opção para receber uma notificação quando novos arquivos forem introduzidos na pasta da sua caixa de entrada de digitalização. O ícone de notificação aparece na área de notificação à direita da barra de tarefas do Windows.
Especifique a origem da digitalização:
Inbox Agent Automático (somente ShareScan); procure um local. Contate o administrador do sistema, se necessário.
Diretório inicial: Digite um caminho ou contate o administrador do sistema.
Manual: Defina a pasta de origem manualmente no seu computador.
Se o seu ambiente de trabalho utilizar a digitalização em rede do Kofax eCopy ShareScan, você poderá gerenciar Configurações do Quick Connect e também habilitar notificações, escolher uma pasta e especificar pastas adicionais do Quick Connect.
- Use “Opções de abertura” para definir como acessar as digitalizações recebidas:
Procurar Caixa de entrada: Clique em “Caixa de entrada de digitalização” para mostrar todos os arquivos em uma janela de caixa de diálogo separada.
Abrir próximo: Clique em “Caixa de entrada de digitalização” para abrir o último arquivo em uma nova janela.
Exclusão automática de documento: Esta marca de seleção permite preservar todos os documentos PDF ou TIFF digitalizados ou excluir os arquivos da pasta “Caixa de entrada de digitalização” depois de abri-los no Power PDF. A exclusão dos arquivos ocorre após um aviso de salvamento.
Para usar a Caixa de entrada de digitalização
Um ícone de “Caixa de entrada de digitalização” aparece na área de notificação da barra de tarefas. Ele alerta sobre a chegada de um novo arquivo TIFF ou PDF na Caixa de entrada de digitalização. Clique no balão de notificação para abrir a caixa de diálogo da Caixa de entrada de digitalização. Você também pode exibi-la a qualquer momento da seguinte maneira:
Clique em Caixa de entrada de digitalização em Processamento avançado > Arquivo para abrir a caixa de diálogo Caixa de entrada de digitalização.
Isso lista todos os arquivos não excluídos na Caixa de entrada ou apenas os últimos, dependendo da preferência definida em Arquivo > Opções > Automação > Conexões de servidor > Caixa de entrada de digitalização/Quick Connect.
Esta caixa de diálogo exibe uma miniatura da primeira página do documento selecionado.
Utilize os controles sob a janela Visualizar para ir para outras páginas.
Clique em Abrir para abrir o documento no Power PDF ou em Cancelar para sair.
Se clicar em Abrir, os arquivos PDF serão abertos diretamente e os arquivos TIFF serão convertidos em PDF – isso pode levar alguns instantes. Depois que o arquivo for aberto, ele será excluído da Caixa de entrada de digitalização, caso você tenha solicitado isso nas preferências. Nesse caso, certifique-se de salvar o PDF no local desejado. Se tentar fechá-lo sem salvar, você receberá um alerta.