Архивация папок

В Microsoft Outlook можно архивировать папки с подпапками или без.

Папками могут быть стандартные («Входящие», «Отправленные», «Крупные», «Важные»), пользовательские или архивные папки, а также папки «Календарь», «Задачи» или «Контакты».

В Outlook архивацию можно выполнять с помощью лент. Выберите почтовую папку, которую нужно заархивировать, и откройте ленту Kofax PDF.  

Подготовка к архивации почтовой папки

1. Нажмите кнопку Параметры, чтобы отобразить диалоговое окно «Параметры» с открытой панелью Параметры архивации почты.

2. Выберите параметры в списке Формат архива и в разделе «Метод архивации».

3. Для архивации папки вместе с подпапками установите флажок Архивировать вложенные папки.

4. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.

Выберите инструмент Архивировать папку. Появится диалоговое окно выбора папки архивации. Для Outlook будет предложена выходная папка: «Документы» > PDF Favorites > Outlook Archive. Примите ее или выберите другую папку назначения для архивации, а затем нажмите кнопку «ОК». Начнется процесс архивации с отображением индикатора его выполнения и (при необходимости) показом предупреждающих сообщений.

Содержимое выбранной почтовой папки будет сохранено в папке назначения. Созданная структура папок в файловой системе будет соответствовать структуре папок почтового клиента.

Совет.

При архивации целых папок с созданием отдельного PDF-файла для каждого элемента количество созданных файлов будет большим. Каждая встреча в календаре, каждая задача или контакт является отдельным элементом. Возможно, при архивации целесообразно создать один PDF-файл или пакет. Чтобы не архивировать ненужные файлы, создайте временную папку, поместите в нее только необходимые файлы и архивы и заархивируйте ее.