Архивация почтовых элементов в отдельные файлы

Все выбранные элементы или папку целиком (с подпапками или без) можно заархивировать в отдельные PDF-файлы, которые будут сохранены в указанной папке. Созданная структура папок будет соответствовать структуре папок Outlook.

Имена PDF-файлов при этом создаются автоматически на основе свойства «Тема» каждого выбранного элемента. При необходимости к имени файла автоматически добавляется номер, чтобы предотвратить конфликты имен.

В Outlook архивация выполняется с помощью команд ленты Kofax PDF.

Откройте почтовую систему и выберите элементы, которые нужно заархивировать.

Подготовка к архивации элементов Outlook в отдельные файлы

1. Нажмите кнопку Параметры, чтобы отобразить диалоговое окно «Параметры» с открытой панелью Параметры архивации почты.

2. На панели в поле «Формат архива» выберите версию PDF.

3. В качестве метода архивации выберите вариант Архивировать сообщения раздельно.

4. Укажите, как следует обрабатывать почтовые вложения, если таковые имеются.

5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.

Выберите инструмент Архивировать почтовые сообщения или Архивировать папку. В диалоговом окне выбора папки укажите целевую папку, в которой будут сохранены элементы с использованием указанного метода именования.

Начнется процесс архивации, после окончания которого файлы будут сохранены в целевой папке. На экране будет отображаться индикатор выполнения операции. В случае возникновения проблем будет создан отчет PDF с вложениями (по выбору), если это возможно.

Примечание.

При архивации календарей каждая встреча является отдельным элементом, поэтому может быть создано большое число PDF-файлов. Каждая задача и каждый контакт также становятся отдельным PDF-файлом.