I Power PDF Advanced kan Create-assistenten användas för att importera från ett dokumenthanteringssystem (DMS). Öppna assistenten och klicka på Lägg till. Välj Lägg till från DMS i listan. Då öppnas en dialogruta med molnlagringsplatser (t.ex. Evernote) och SharePoint. Andra dokumenthanteringssystem som stöds och har en klientkomponent på din dator finns också tillgängliga, förutsatt att de aktiverades under en anpassad installation eller efteråt med Ändra.
Obs!
Dropbox stöds inte längre direkt i Power PDF. Mer information finns i Molnanslutningsprogram.
I dialogrutan föreslås alltid det system som användes senast, men du kan också byta till ett annat system.
Filer som importeras från dokumenthanteringssystem är skrivskyddade och originalen påverkas inte.
Microsoft SharePoint
Power PDF (liksom PDF Create) har stöd för detta dokumenthanteringssystem och programmet innehåller tre dialogrutor för systemet.
När du väljer det här alternativet öppnas en angiven SharePoint-plats, där du kan välja en fil. När du klickar på knappen Webbplatser öppnas dialogrutan SharePoint-webbplatser, så att du kan gå till en annan plats.
Här kan du ha en lista med olika SharePoint-webbplatser. Klicka på Lägg till för att öppna dialogrutan Inställningar för anslutning.
Här kan du ange serverns och webbplatsens namn eller den exakta URL-adressen till en SharePoint-webbplats. Dessutom går det att välja en standardwebbplats som automatiskt öppnas när du klickar på Lägg till från DMS.
Stöd för andra dokumenthanteringssystem
De system som stöds finns uppräknade i systemkraven.
eDOCS och iManage WorkSite öppnas direkt via sina egna gränssnitt, där du sedan väljer filer.
Det går även att spara skapade PDF-filer en i taget i dokumenthanteringssystemet igen. Se Spara i dokumenthanteringssystem.
Arbeta från DMS-system
Vid arbete i SharePoint, eDOCS och iManage Worksite kan du använda Kofax PDF-kontrollerna till att utföra två åtgärder:
Markera en fil i dokumenthanteringssystemet (i annat format än PDF) och konvertera den till PDF-format inifrån systemet. Källfilen påverkas inte. PDF-filen får samma namn som källfilen och sparas enligt standardinställningen på samma plats.
I båda fallen utförs direktkonvertering i bakgrunden. Bildfiler (bmp, jpg, png, tif o.s.v.) samt xps-, ps- och eps-filer bearbetas direkt med lämpliga standardinställningar. Andra dokument (som t.ex. Word-filer) skickas till PDF Create. Det innebär att du måste ha installerat det program som är associerat med filformatet. I sådana fall utförs konvertering med aktuella inställningar i Kofax PDF-skrivardrivrutinen.
Skapa PDF-filer inifrån SharePoint
Funktionen måste konfigureras av systemadministratören innan du kan använda den i SharePoint. Mer information om detta finns i den avancerade anpassningshandboken.
Om du vill skapa en PDF-fil i SharePoint av en fil i ett annat kompatibelt filformat markerar du filen och väljer Skapa PDF på snabbmenyn. Välj Skicka PDF om du vill bifoga PDF-filen till ett nytt meddelande från standardprogrammet för e-post, utan att spara en kopia av filen i SharePoint.
Om du vill skapa en PDF-fil av en extern fil går du till önskad SharePoint-mapp och öppnar menyn Ny. Välj alternativet Ny Kofax PDF (det kan ha ett annat namn om administratören har lagt in det) och bläddra sedan efter filen.
Så här skapar du PDF-filer från eDOCS
Om du vill skapa en PDF-fil inifrån eDOCS väljer du alternativet Skapa PDF på snabbmenyn för det aktuella tillägget för dokumenthantering i Utforskaren. Menyn visas när du klickar på filer i andra format än PDF som PDF Create har stöd för. I avsnittet PDF Create-assistenten finns en lista över alla filformat som stöds. Alternativet Skicka PDF erbjuds också.
Om du vill skapa en PDF-fil av en extern fil väljer du Skapa ny PDF på menyn Dokument. När du bygger upp dokumentprofilen anger du också källdokument och mål i eDOCS.
Så här skapar du PDF-filer från iManage WorkSite:
Öppna menyn Kofax PDF i tilläggsprogrammet Kofax PDF i klientprogrammet DeskSite. Härifrån har du tillgång till båda funktioner.
Obs!
I Worldox, Documentum och DocuShare kan du inte öppna källfilerna direkt från dokumenthanteringssystemet. Använd Lägg till/Öppna från DMS i Create-assistenten för att öppna en fil och sedan Spara i DMS för att spara den färdiga PDF-filen i dokumenthanteringssystemet igen. Mer information finns i Spara i dokumenthanteringssystem.
Se Power PDF Advanced Customization Kit Guide (på engelska) för ytterligare anvisningar om hur du använder dokumenthanteringssystem.