Data som anges i ett formulär kan sparas (utan att själva formulärfälten också behöver sparas) och användas upprepade gånger för att fylla i andra formulär. Denna funktion gör att det går snabbare att fylla i formulär, eftersom uppgifter som är identiska för ett antal olika formulär kan fyllas i automatiskt. I denna process exporteras data från ifyllda formulär och sparas i särskilda filtyper. Dessa filer importeras därefter till de tomma formulären, som fylls i med uppgifterna. Giltiga filformat är FDF, XFDF, XML och TXT, som många PDF-ordbehandlare stöder. De lagrar inte bara formulärdata, utan även information om antalet och de olika typerna av kontroller i formuläret.
Så här exporterar du formulärsdata från ett enstaka öppnat och ifyllt formulär
Välj Formulär > Data > Importera/exportera data > Exportera formulärdata
Ange namn och filformat i dialogrutan Exportera formulärsdata som.
Klicka på Spara. Data lagras på angiven plats och i valt filformat.
Så här importerar du formulärsdata till ett enstaka formulär
Öppna ett tomt formulär.
Välj Formulär > Data > Importera/exportera data > Importera formulärsdata
I dialogrutan Välj en fil med formulärsdata anger du ett filformat (FDF, XFDF, XML, TXT) och bläddrar till den fil som innehåller de data som du vill importera till det öppna formuläret.
Klicka på Öppna. Förutsatt att den valda filen innehåller beskrivningar av formulärkontroller och data som är lämpliga för det aktuella formuläret infogas data i de relevanta fälten.
Exportera data från flera formulär
Data kan exporteras från flera formulär med samma datafältuppsättningar till filtyperna XML och CSV (Comma Separated Values). De här filtyperna kan öppnas i Excel och liknande kalkylprogram. Varje formulär motsvaras av en rad och varje formulärsfält av en kolumn. Formulärets fältetiketter blir rubrikradens text för kolumnerna i kalkylbladet. Alla typer av formulärsfält kan hanteras, förutom signaturfält. Exporten är tillgänglig även om ingen PDF har hämtats. Öppna filer inkluderas ej.
Så här exporterar du data från flera formulär
Välj Formulär > Data > Importera/exportera data > Exportera data från flera formulär.
Klicka på Lägg till och välj önskade filer i en mapp.
Klicka på Lägg till flera gånger för att lägga till filer från andra mappar.
Använd Lägg till och Ta bort tills listan med filer är klar.
Markera kryssrutan Inkludera den senaste fillistan att exportera data från för att lägga till alla formulär från den senaste exporten i listan.
Klicka på Exportera och ange sedan målmapp, filnamn och -typ (CSV eller XML).
Klicka på Visa fil nu om du vill se resultatet i ditt kalkylprogram.
Byt vid behov namn på kolumnrubriker (krävs t.ex. för fält för kryssrutor och alternativknappar)
Använd Spara som och välj en lämplig filtyp (t.ex. Excel-kalkylblad). I annat fall används CSV- eller XML-format.
För att exporten ska bli effektiv bör alla formulär innehålla samma uppsättning fältnamn. Formulär med flera sidor kan bearbetas. En PDF-fil per formulär rekommenderas, men en enskild PDF som innehåller en uppsättning av sammanställda formulär går också bra, förutsatt att formulärsfälten är identiska. Om det finns olika fält i formulären genererar alla icke-identiska fältnamn kolumner i resultattabellen. Alla fält i resultattabellen har en generisk celltyp som kan hantera alla inmatningar – använd ditt kalkylprogram för att ställa in andra celltyper (t.ex. datum, valuta, endast siffror).
Göra fältnamnen enhetliga före export
Om fältnamn saknas, är olämpliga eller inte är enhetliga kan du lösa detta genom redigera dem i kalkylprogrammet efter export.
Om du vill göra detta i PDF-filerna före export öppnar du en PDF-fil som har ett aktivt formulärfält:
Visa panelen Formulärkontroller genom att klicka på verktyget Formulärkontroller i panelfältet.
Dubbelklicka på ett formulärkontrollnamn eller högerklicka på ett formulärfält i PDF-filen och välj Egenskaper.
Justera fältnamnet efter önskad text och klicka på Avsluta.
Upprepa vid behov med fler fältnamn och formulär.
Vissa problem kan undvikas när du skapar/utformar den ursprungliga formulärfilen.
Problemlösning:
Fastställ om problemet ligger hos en specifik uppsättning formulär genom att bearbeta en enklare uppsättning testformulär.
Om formulären levererades via e-post ska du se till att hämtningarna slutfördes och gjordes till en lokal enhet. Undvik att öppna filer direkt från en e-postklient eller en tillfällig mapp.
Om det inte går att spara till en plats på nätverket sparar du i en lokal mapp utan säkerhetsbegränsningar.
Om det inte går att spara en filtyp (t.ex. XML) försöker du med det andra alternativet (CSV).
Stora formulär – hundratals sidor eller tusentals fält – kan vara problematiska: dela filen i avsnitt.
Mycket långa texter i ett fält kan kapas vid export. Excel har i allmänhet en cellbegränsning på 256 tecken.