Om du vill att inkommande skannade sidor eller olika filtyper ska konverteras till PDF automatiskt kan du ställa in en bevakad mapp eller en skanningsinkorg. Båda alternativen är endast tillgängliga i Power PDF Advanced. Du kan endast ange en skanningsinkorg och en bevakad mapp. Mapparna kan finnas på vilken nivå som helst i filstrukturen som du har åtkomst till från datorn.
En bevakad mapp kan ta emot indata från en rad olika filtyper och konverterar dem nästan omedelbart till PDF-format. En skanningsinkorg klarar däremot endast PDF- och TIFF-filer, som kan skickas till mappen från en bildläsare eller via filöverföring.
Bevakad mapp
Den här mappen bevakas av Power PDF Advanced och resultaten skickas till den målmapp som du har angett. Endast en målmapp åt gången är tillåten. Den kan hänvisa till samma mapp som den bevakade mappen (detta rekommenderas dock inte, eftersom det kan komma in PDF-filer och eventuellt orsaka namnkonflikter). Vanligtvis finns den bevakade mappen på en plats i nätverket och målmappen på din lokala dator. Inkommande dokument kan vara bildfiler, internetfiler eller redigerbara MS Office-filer.
I dialogrutan Bevakad mapp kan du definiera mappar, ställa in bevakningsregler och ange konverteringsinställningar.
Ställa in en bevakad mapp
Välj Bevakad mapp under Avancerad bearbetning > Sats > Bevakad mapp så öppnas dialogrutan Bevakad mapp.
Markera kryssrutan Aktivera bevakad mapp överst i panelen.
Klicka på Källfil och leta reda på den mapp som ska bevakas, med eller utan undermappar.
Välj filtyp i listrutan. Välj alla filtyper som stöds eller endast en.
Klicka på Mål och leta reda på den mapp som du vill skicka de konverterade filerna till.
Välj en filtyp för de konverterade målfilerna. Välj TIFF (enkel- eller flersidig), PDF (Normal eller Sökbar – inklusive olika standarder som PDF/E-, PDF/UA-, PDF/X- och PDF/A-nivåer) eller Unicode-text.
Alternativt kan du klicka på Inställningar och ändra standardparametrarna, t.ex. för hur sidor med endast bilder ska hanteras med hjälp av OCR.
Om du vill spara som PDF ska du klicka på den önskade PDF-understandarden (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) i listan Kompatibel med eller klicka på PDF som det är för att använda källfilens format. Klicka därefter på den mindre knappen för Inställningar som finns intill, om tillämpligt, för att välja en Färgprofil. Mer information om olika PDF-standarder finns i Om PDF-versioner.
Du kan även markera kryssrutan Optimera för webben för att skapa en linjärt justerad PDF, som passar bättre för läsning online. Mer information om olika PDF-standarder finns i Om PDF-versioner.
Du kan även markera kryssrutan Ta bort märkningar för att ta bort den ursprungliga märkningen som fanns i källdokumenten. Denna kryssruta är endast tillgänglig när PDF eller Sökbar PDF har valts i listan för Filformat, och PDF som det är har valts i listan Kompatibel med.
Du kan även markera kryssrutan Konvertera till grå för att göra utdata till svartvit.
Du kan även markera kryssrutan Använd arbetsflöde och bläddra efter en arbetsflödesfil. Se nedan.
Ange hur färdiga källfiler ska hanteras efter konvertering:
Behåll: Spara källfilerna i den bevakade mappen.
Ta bort: Ta bort källfilerna från den bevakade mappen.
Flytta till mappen: Flytta källfilerna till en mapp som du hittar genom att bläddra.
Rensa resultatloggen automatiskt: Rensa automatiskt fillistan från aktivitetsvyn i dialogrutan Bevaka och konvertera.
Välj CPU-alternativ för att kontrollera CPU-arbetsbelastningen. Ställ in Begränsa antalet parallella processer till på 1 för sekventiell bearbetning och på ett högre tal för parallell uppgiftsbearbetning. (Ett högre värde innebär större CPU-arbetsbelastning.) Det maximala värdet beror på din hårdvara. När konverteringar från andra filtyper utförs är antalet processer inte fler än två.
Bekräfta inställningen av den bevakade mappen genom att klicka på OK. När du använder ett arbetsflöde tillämpar du en fördefinierad uppsättning åtgärder för alla inkommande filer. Kryssrutan aktiveras endast när minst ett arbetsflöde har skapats. Den för proceduren är automatisk, vilket betyder att de steg i arbetsflödet som normalt kräver en användaråtgärd inte utförs.
Använda den bevakade mappen
När det kommer en giltig fil till den bevakade mappen väntar programmet några sekunder för att se om det kommer fler filer. När det inte kommer några fler filer påbörjas konverteringen och förloppet visas i dialogrutan Bevaka och konvertera. Du kan
följa konverteringsförloppet i listan
pausa, fortsätta eller ta bort en uppgift
rensa slutförda uppgifter från aktivitetsvyn
försöka att köra en uppgift som misslyckades på nytt
visa en konverteringslogg
dölja den här dialogrutan. När dialogrutan är dold återställer du den genom att klicka på ikonen Bevaka och konvertera i meddelandefältet i Windows aktivitetsfält.
Du kan avaktivera den bevakade mappen tillfälligt genom att avmarkera kryssrutan längst upp i dialogrutan.
Skanningsinkorg
Om du vill att skanningsresultaten ska göras tillgängliga automatiskt i Power PDF ställer du in en skanningsinkorg. Endast en skanningskorg kan fungera åt gången.
En skanningsinkorg är en särskild typ av bevakad mapp. Bläddra till skanningsmålmappen för skanningsenheten och identifiera den som skanningsinkorg så får du meddelanden om inkommande filer. Funktionen omfattar inte någon automatisk filkonvertering. När du öppnar inkommande skanningar gör du det från denna specifika mapp eller bläddrar i mappen inifrån Power PDF.
Ställa in en skanningsinkorg
Öppna Arkiv > Alternativ och välj Automatisering > Serveranslutningar > Skanningsinkorg/Snabbanslutning i dialogrutan Inställningar.
Aktivera meddelande från Skanningsinkorg: Aktivera detta alternativ om du vill att det ska visas ett meddelande när nya filer placeras i skanningsinkorgsmappen. Meddelandeikonen visas i meddelandefältet till höger i Windows aktivitetsfält.
Ange skanningskälla:
Automatisk inkorgsagent (endast ShareScan); bläddra till en plats. Kontakta systemadministratören vid behov.
Hemkatalog: Skriv in en sökväg eller kontakta systemadministratören.
Manuell: Ange källmapp manuellt på datorn.
Om nätverksskanning med Kofax eCopy ShareScan används i din arbetsmiljö kan du hantera inställningar för snabbanslutning samt inkludera aktivering av meddelanden, välja en mapp och ange ytterligare snabbanslutningsmappar.
Bläddra i inkorg: Klicka på Skanningsinkorg om du vill visa alla filer i ett separat dialogfönster.
Öppna nästa: Klicka på Skanningsinkorg om du vill öppna den senaste filen i ett nytt fönster.
Ta bort dokument automatiskt: Om det här alternativet markeras kan du behålla alla skannade PDF- eller TIFF-dokument eller ta bort filerna från mappen Skanningsinkorg när du har öppnat dem i Power PDF. Filerna tas bort efter att du har fått frågan om du vill spara.
Använda Skanningsinkorg
En skanningsinkorgsikon visas i meddelandefältet i aktivitetsfältet. Den meddelar dig varje gång det kommer en ny TIFF- eller PDF-fil till skanningsinkorgen. Klicka på meddelandebubblan om du vill öppna dialogrutan Skanningsinkorg. Du kan också öppna den när som helst på följande vis:
Klicka på Skanningsinkorg under Avancerad bearbetning > Arkiv för dialogrutan Skanningsinkorg.
En lista visas med alla ej borttagna filer i inkorgen, eller så visas endast de senaste filerna, beroende på vad du har ställt in i Arkiv > Alternativ > Automatiseringsserveranslutningar > Skanningsinkorg/snabbanslutning.
I dialogrutan visas en miniatyr av den första sidan i det valda dokumentet.
Använd kontrollerna under förhandsgranskningsfönstret om du vill gå till andra sidor.
Klicka på Öppna om du vill öppna dokumentet i Power PDF eller på Avbryt om du vill avsluta.
När du väljer Öppna öppnas PDF-filer direkt och TIFF-filer konverteras till PDF (detta kan ta en stund). När en fil har öppnats tas den bort från skanningsinkorgen om du har valt denna inställning. Om du har gjort det bör du se till att spara PDF:en på önskad plats. Om du försöker att stänga den utan att spara får du en varning.