Om Create-assistenten installeras med Power PDF Advanced kan den användas till att importera från dokumenthanteringssystem (DMS). Öppna en fil i ett dokumenthanteringssystem så här:
Filer som importeras från dokumenthanteringssystem är skrivskyddade och originalen påverkas inte.
Microsoft SharePoint
Power PDF (tillsammans med PDF Create) har stöd för det här dokumenthanteringssystemet och gränssnittet består av tre dialogrutor.
När du väljer det här alternativet öppnas en angiven SharePoint-plats, där du kan välja en fil. När du klickar på knappen Webbplatser öppnas dialogrutan SharePoint-webbplatser, så att du kan gå till en annan plats.
Här kan du ha en lista med olika SharePoint-webbplatser. Klicka på Lägg till för att öppna dialogrutan Inställningar för anslutning.
Här kan du ange serverns och webbplatsens namn eller den exakta URL-adressen till en SharePoint-webbplats. Det går även att välja en standardwebbplats som automatiskt öppnas när du klickar på Öppna från DMS.
Stöd för andra dokumenthanteringssystem
De system som stöds finns uppräknade i systemkraven.
eDOCS, iManage och iManage WorkSite öppnas direkt genom sina egna gränssnitt, där du sedan väljer filer.
Det går även att spara skapade PDF-filer en i taget i dokumenthanteringssystemet igen. Se Spara i dokumenthanteringssystem.
Vid arbete i SharePoint, eDOCS och iManage Worksite tillhandahåller Kofax PDF-kontrollerna två tjänster:
Markera en fil i dokumenthanteringssystemet (i annat format än PDF) och konvertera den till PDF-format inne i systemet. Källfilen påverkas inte. PDF-filen placeras på samma plats och får samma namn som källan.
I båda fallen utförs direktkonvertering i bakgrunden. Bildfiler såsom BMP, JPG, PNG, TIFF och dokumentfiler såsom XPS, PS, och EPS bearbetas direkt med lämpliga standardinställningar. Andra dokument (som t.ex. Word-filer) skickas till PDF Create. Det innebär att du måste installera programmet som är associerat med filformatet. I sådana fall utförs konvertering med aktuella inställningar i Kofax PDF skrivardrivrutin.
Skapa PDF-filer i SharePoint
Funktionen måste konfigureras av systemadministratören innan du kan använda den i SharePoint.
Skapa en PDF-fil i SharePoint av en fil i ett annat kompatibelt filformat genom att markera filen och välja Skapa PDF på snabbmenyn. Välj Skicka PDF om du vill bifoga PDF-filen till ett nytt meddelande i standardprogrammet för e-post, utan att spara en filkopia i SharePoint.
Skapa en PDF-fil från en extern fil genom att öppna önskad SharePoint-mapp och öppna menyn Ny. Välj objektet Nytt Kofax PDF (det kan ha ett annat namn om administratören har lagt in det) och bläddra sedan efter filen.
Skapa PDF-filer i eDOCS
Skapa en PDF-fil i eDOCS genom att välja alternativet Skapa PDF på snabbmenyn för dokumenthanteringstilläggets klientprogram i Utforskaren. I ämnet PDF Create-assistenten finns en lista över alla filformat som stöds. Alternativet Skicka PDF i e-postmeddelande finns också.
Skapa en PDF-fil från extern fil genom att välja Skapa ny PDF på menyn Dokument. När du skapar dokumentprofilen definierar du även källdokumentet och målet i eDOCS.
Skapa PDF-filer från iManage WorkSite
Använd verktygsfältet Kofax PDF i Kofax PDF-tillägget iManage-klientprogram. Se Om verktygsfältet iManage-tillägg för mer information.
Obs!
Det går inte att öppna källfiler direkt i dokumenthanteringssystemet i Worldox, Documentum och DocuShare. Använd Lägg till/Öppna från DMS i Create-assistenten för att öppna en fil och sedan Spara i DMS för att spara den färdiga PDF-filen i dokumenthanteringssystemet på nytt. Mer information finns i Spara i dokumenthanteringssystem.