Dialogrutan Inställningar

Dialogrutan används för att göra inställningar som styr hur PDF- och XPS-filer som har bifogats till e-postmeddelanden ska konverteras till redigerbara format, hur e-post med bilagor ska arkiveras i PDF-format samt hur PDF-filer ska skapas av bifogade filer i andra format.

Inställningarna är tillgängliga i Microsoft Outlook.

Klicka på knappen Inställningar i e-postprogrammet. Dialogrutan Inställningar öppnas med tre flikar.

Inställningar för PDF-konvertering

Använd Convert-assistenten

Välj detta för konverteringar via Convert-assistenten. Assistenten öppnas när du klickar på verktyget PDF Convert.

Konvertera PDF-filer utan assistenten som

Markera alternativet för direktkonverteringar och välj sedan målprogram till utdatafilen i alternativrutan. Direktkonverteringen startar när du klickar på verktyget PDF Convert.

Obs!

Vid direktkonvertering används sökvägen från inställningen i Convert-assistenten. Vid Samma som källmapp sparas målfilen i dokument-mappen.

Flera bifogade filer

Konvertera alla bifogade filer: Välj det här alternativet om du vill konvertera alla bifogade filer.
Fråga efter fil att bifoga: Välj det här alternativet om du vill välja vilka PDF- och XPS-filer som ska konverteras vid varje tillfälle. När du klickar på knappen PDF Convert öppnas en dialogruta med en lista över alla filer som har bifogats till meddelandet. Välj de filer som du vill konvertera.

Om alternativet Markera alla bifogade filer är förkryssat konverteras samtliga bifogade filer. Direktkonverteringen börjar när du klickar på OK. Det här alternativet har ingen inverkan om endast en fil har bifogats till meddelandet.

Inställningar för e-postarkivering

Arkiveringsformat

Välj ett av de kompatibla PDF-filformaten. Du kan också välja i vilken version du vill att filerna ska skapas. Alternativet Lagra e-post som PDF-paket kräver PDF-version 1.7 eller senare.

Arkiveringsmetod

Välj ett av följande alternativ:

Samla e-post i en PDF-fil: E-post och andra objekt (t.ex. kontakter och kalenderposter) sparas i en enda PDF-fil. Under arkiveringen måste du ange målmapp och namnge PDF-filen.
Arkivera e-postmeddelanden separat: E-post och andra objekt sparas i separata PDF-filer. Under arkiveringen måste du bara ange en målmapp. Namnet på PDF-filen som skapas är detsamma som e-postmeddelandets Ämne. För att undvika namnkonflikter läggs efterföljande nummer till i filnamnen där det behövs. Om du väljer det här alternativet och sedan arkiverar din kalender, sparas varje kalenderpost i en separat PDF-fil.
Lagra e-post som PDF-paket: E-post och andra objekt konverteras till separata PDF-filer och läggs till i ett PDF-paket. Under arkiveringen måste du ange målmapp och namnge PDF-filen. Några ytterligare alternativ finns under alternativet Lagra e-post som PDF-paket:

Sortera efter: Klicka på pilen för att visa listan och välj ett fält för sortering av e-postmeddelanden vid arkivering.
Fallande: Välj det här alternativet för att vända sorteringsordningen i listan Sortera efter.
Dela efter e-postmeddelanden: Välj det här alternativet för att dela PDF-arkivpaket. Som standard initieras ett nytt paket efter var 1 000:e e-postmeddelande vid arkivering. Den gränsen kan ändras i textrutan till höger.

Sidhuvud

Obs!

Alternativ för brevhuvud finns endast i Power PDF 3.0 och senare versioner.

Välj brevhuvudsinformation att lägga till före varje e-postmeddelande:

Lägg till brevhuvud i alla e-postmeddelanden: E-postmetadata (Från, Till, Skickat, Ämne osv.) läggs till i varje e-postregister om denna kryssruta markeras.
Inkludera arkiveringsdatum och tidsstämpel i huvudet: Arkiveringsdatum och tid läggs till i brevhuvudet om denna kryssruta markeras.

Bifogade filer

Bifogade filer: Markera det här alternativet om du vill att bifogade filer ska sparas som PDF-länkar eller PDF-bilagor. När du arkiverar till ett paket visas inga valmöjligheter.
Infoga skiljesidor: Den här kryssrutan finns endast i Power PDF 3.0 och senare versioner och den aktiveras bara om Infoga bilaga till PDF-filen markeras i listrutan Bifogade filer. Avmarkera kryssrutan Infoga skiljesidor för att ta bort skiljesidorna mellan bifogade filer.
Bifoga ursprungligt e-postmeddelande till PDF: Lägg till varje ursprunglig e-postfil i arkivet som bilaga.

Arkivera undermappar

Markera det här alternativet om du även vill arkivera undermappar när mapparna arkiveras. Avmarkera annars alternativet.

Innehållsförteckning

Markera det här alternativet för att inkludera en innehållsförteckning för arkivet.

Dela upp efter filstorlek

Ange filstorleken (i MB) som arkivet ska delas upp i. Standardvärdet är 500.

Inställningar för PDF-framställning

Flera bifogade filer

Välj hur du vill hantera meddelanden med flera bifogade filer:

1. - Välj Konvertera alla bifogade filer om du vill konvertera alla bifogade filer till PDF varje gång, utan manuella val, och skicka målfilerna till den plats som användes senast du sparade.
  - Välj Fråga efter fil att bifoga om du vill ha en lista över alla bifogade filer. Med det här alternativet kan du välja vilka bifogade filer som ska konverteras till PDF och var de ska sparas.