Arkivera e-postobjekt i separata filer

 

Du kan arkivera alla markerade objekt eller en hel mapp (med eller utan undermappar) i separata PDF-filer som sparas i angiven mapp. Den mappstruktur som skapas följer strukturen i Outlook.

PDF-filerna namnges automatiskt med hjälp av ämnesraden i valda objekt. Ett efterföljande nummer läggs automatiskt till i slutet av filnamnet vid behov för att undvika namnkonflikter.

 

Arkivering i Outlook utförs genom menyfliken Kofax PDF.

 

Öppna e-postsystemet och välj vilka objekt som ska arkiveras.

 

Förbereda arkivering av Outlook-objekt i separata filer

ikonen inställningar

  1. Klicka på verktyget Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar och panelen Inställningar för e-postarkivering.

  2. Välj en PDF-version i rutan Arkiveringsformat i panelen.

  3. Välj Arkivera e-postmeddelanden separat som arkiveringsmetod.

  4. Ange hur eventuella e-postbilagor hanteras.

  5. Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan.

 

ikonerna arkivera e-post eller arkivera mapp  ikonen arkivera mapp

Klicka på verktyget Arkivera e-postmeddelande eller Arkivera mapp. I dialogrutan Bläddra efter mapp väljer du den målmapp som du vill att objekten ska sparas i. Objekten namnges enligt ovan.

Arkiveringen påbörjas. När den är klar sparas filerna i målmappen. En förloppsindikator visas och om det uppstår problem skapas en PDF-rapport där bilagorna bifogas enligt inställningarna (om möjligt).

Obs!

När du arkiverar kalendrar behandlas varje kalenderpost som ett separat objekt, så antalet skapade PDF-filer kan bli väldigt stort. På liknande sätt blir alla uppgifter och kontakter separata PDF-fil.