Skapa PDF-paket av e-postobjekt

Du kan arkivera utvalda e-postobjekt eller en hel mapp (med eller utan undermappar) i ett PDF-paket. Den skapade PDF-paketfilen innehåller ett försättsblad där innehållet i filen beskrivs. Elementen i paketet sparas också som PDF-filer. De skapas i olika PDF-versioner beroende på vad som har angivits i dialogrutan Inställningar.

I Outlook arkiverar du objekt med hjälp av Kofax PDF-menyfliken.

Så här arkiverar du Microsoft Outlook-objekt i ett PDF-paket

  1. Välj ett eller flera objekt eller mappar.

  2. Inställningar-ikon
    Klicka på verktyget Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar och panelen Inställningar för e-postarkivering.

  3. Välj PDF-version i rutan Arkiveringsformat för arkivering av Outlook-objekt.

  4. Välj Lagra e-post som PDF-paket som arkiveringsmetod.

  5. Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan.

  6.  Arkivera e-post-ikon Arkivera mapp-ikon
    Klicka på Arkivera e-post eller Arkivera mapp. Dialogrutan Spara som visas.

  7. Välj målmapp och ange namnet på PDF-paketet. Standardmappen för Microsoft Outlook är Dokument > PDF-favoriter > Outlook-arkiv. Om du har angivit en befintlig PDF-fil visas ett meddelande där du tillfrågas om du vill SkrivA över eller Infoga. Klicka på Ja för att skriva över den nuvarande filen (innehållet skrivs över) eller på Nej för att infoga i den nuvarande PDF-filen (innehållet finns kvar).

  8. Klicka på Spara. Arkiveringen påbörjas och en förloppsindikator visas.

    PDF-filen som skapas är försedd med ett försättsblad med information om antalet arkiverade e-postobjekt och deras format. Alla e-postobjekt konverteras till en separat PDF-fil som läggs till i paketfilen.  

Obs!

När e-postmeddelanden arkiveras i PDF-paket förvandlas e-postbilagor till PDF-bilagor. Alternativet Som PDF-länk är då inte tillgängligt.

 

Se Hantera PDF-paket om du vill ha hjälp med att skicka och packa upp paket.