Lägga samman e-postobjekt i en PDF-fil

Du kan lägga samman de markerade objekten eller en hel mapp (med eller utan undermappar) i en PDF-fil. För att underlätta navigeringen mellan arkiverade poster har bokmärken lagts till för varje enskilt e-postmeddelande.

 

I Outlook kan du arkivera objekt med hjälp av menyflikar.

 

Så här arkiverar du e-postobjekt som har slagits samman till en enda PDF-fil i Outlook

  1. Välj ett eller flera objekt.

  2. Inställningar-ikon
    Klicka på den här knappen för att öppna dialogrutan Inställningar och fliken Inställningar för e-postarkivering.

  3. I dialogrutan Inställningar väljer du en PDF-version i rutan Arkiveringsformat.

  4. Välj Samla e-post i en PDF-fil som arkiveringsmetod.

  5. Ange hur eventuella e-postbilagor ska hanteras.

  6. Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan.

  7.  knapp för att arkivera e-post knapp för att arkivera mapp
    Klicka på Arkivera e-post eller Arkivera mapp. Dialogrutan Spara som visas.

  8. Välj målmapp och ange namnet på den PDF-fil som objekten ska slås samman i. Standardmappen för Microsoft Outlook är Dokument > PDF-favoriter > Outlook-arkiv.

  9. Klicka på Spara.

    Arkiveringen sätter i gång. När den har slutförts sparas den resulterande PDF-filen (med eventuella bilagor) i den angivna målmappen.

Under arkiveringen läggs bokmärken till i PDF-filerna för att det ska bli lättare att navigera i målfilen. Använd bokmärkena för att hitta e-postmeddelandena snabbare. En hierarkisk bokmärkeslista genereras där bokmärkena leder till den första sidan av varje e-postmeddelande. Bokmärkena delas in efter datum, avsändare och ämne. Avsändare och ämne listas i bokstavsordning. Datum listas i fallande ordning.

Tips!

Om du vill arkivera endast framtida eller utgångna kalenderposter växlar du till vecko- eller månadsvy i kalendern, markerar önskad tidsperiod och väljer Arkivera e-post i stället för Arkivera mapp.