PDF-portföljer

I portföljerna kan du samla en uppsättning dokument i ett visst ämne och sedan sprida dem smidigt och lätt. Programmet tillhandahåller det här genom att utöka det tidigare PDF Create-stödet för paket. Portföljer är överlägsna paket eftersom de kan innehålla undermappar och dokument i olika format (paket kan bara innehålla PDF-filer på en och samma nivå).

I portföljen kan du visa sidorna i PDF-filerna och även Word-, Excel- och PowerPoint-sidor samt ett flertal bildfiler. De visas i separata fönster.

 

Skapa en ny portfölj

Visa panelen PDF-portfölj genom att välja Fil > Ny > Skapa PDF-portfölj. En tom portfölj som heter ”New Portfolio_1” skapas. Så länge du har programmet öppet läggs ett siffersuffix i stigande ordning till för alla nya portföljer som skapas. Det spelar ingen roll om du sparar den nya portföljen under annat namn, lämnar den öppen och skapar en ny eller stänger den utan att spara.

 

Öppna paket eller portfölj

Gör något av följande:

  • Välj Arkiv > Öppna på huvudmenyn, bläddra fram önskad plats, markera ett objekt i dialogrutan Öppna och klicka på Öppna.

  • Dra och släpp ett paket eller en portfölj från filsystemet till arbetsområdet i Power PDF.

Portföljer visas i vyn PDF-portfölj och paket visas i ett kombinerat arbetsområde där du har åtkomst till menyobjekt, verktyg och processer för både PDF-portföljen och Power PDF.

 

Tips!

Använd inte Arkiv > Öppna, då öppnas filen i huvudprogrammet, inte i portföljen.

 

Dölja försättsbladet när du öppnar en portfölj

Precis som paket har portföljer ett försättsblad med information till mottagaren om vad en portfölj är och hur den kan användas. Försättsbladet visas som standard när mottagaren öppnar en portfölj. Detta sker även om portföljen öppnas i ett PDF-program utan stöd för portföljer.

Gör följande för att ändra vilken portfölj som ska visas i ovanstående situationer:

  1. Välj vilken PDF som ska visas i stället för standardförsättsbladet och lägg till den i portföljen. Mer information om hur du lägger till filer i en portfölj visas nedan.

  2. Välj miniatyren för PDF:n i panelen Portfölj.

  3. Välj Egenskaper för portfölj i listrutan Alternativ (eller högerklicka på miniatyren och välj samma alternativ).

  4. Välj kryssrutan Visa aktuellt dokument när portföljen öppnas.

  5. Klicka på OK i dialogrutan.

  6. Spara portföljen.

 

Redigera en portfölj

När du har öppnat en portfölj visas en uppsättning av portföljrelaterade funktioner i verktygsfältet för snabb åtkomst. Du kan till exempel:

  • Spara hela portföljen eller en fil i den:

    1. Markera objektet i vyn Miniatyr eller Lista, välj Spara fil från portfölj på snabbmenyn, bläddra fram önskad plats i dialogrutan Spara som och ge filen ett namn.

    2. Välj Arkiv > Spara för att spara det ändrade PDF-dokumentet.

    3. Öppna ett objekt i annat format än PDF, klicka på verktyget Spara bifogade filer och använd sedan dialogrutan Spara som för att spara det.

    4. Öppna ett objekt i annat format än PDF, klicka på verktyget Öppna bifogad fil, visa filen och spara den sedan som vanligt.

  • Skriv ut hela det aktuella dokumentets portfölj: välj Arkiv > Skriv ut > Skriva ut hela portföljen.

  • Utför sökningar, inklusive sökningar i hela portföljen:

    1. Välj Hem > Sök > Sök i flera.

    2. Välj hela PDF-portföljen på listan Sök i.

    3. Fortsätt med stegen i Sök.

  • Bifoga portföljen i ett tomt e-postmeddelande: välj Arkiv > E-post. Välj Hela portföljen när dialogrutan E-post öppnas och klicka sedan på OK.

Panelen Portfölj har ett eget verktygsfält med följande verktyg, från vänster till höger:

 

ikonen hem

Om du väljer Hem visas miniatyrer av alla filer och mappar i portföljen. Högerklicka på miniatyren för att få åtkomst till följande alternativ:

  • Öppna fil: Öppnar det markerade dokumentet i portföljen. Du kan även öppna ett objekt genom att dubbelklicka på dess miniatyr/ikon i vyn Lista, eller via objektets snabbmeny i valfri vy. Du kan också använda kommandot Öppna fil i listrutan Alternativ. PDF-objekt visas, medan övriga objekt visas som bifogade filer med knapparna Öppna och Spara.

  • Spara fil från portfölj

  • Lägg till filer: Bläddra bland filer och infoga dem i portföljen. Filen kopieras, vilket innebär att den fortfarande finns kvar i portföljen om originalfilen tas bort från filsystemet. (Det går även att välja samma kommando på snabbmenyn i panelen Portfölj eller helt enkelt dra och släppa filerna på panelen.)

  • Lägg till befintlig mapp: Sök efter mappar och lägg till dem i portföljen. Mappen kopieras, vilket innebär att den fortfarande finns kvar i portföljen om originalmappen tas bort från filsystemet. (Det går även att välja samma kommando på snabbmenyn i panelen Portfölj eller helt enkelt dra och släppa mapparna på panelen.)

  • Skapa ny mapp: Skapa en ny mapp i portföljen (men inte i filsystemet).

  • Ta bort: Ta bort den markerade filen eller mappen från portföljen. Det här tar inte bort filer eller mappar från filsystemet, utan tar endast bort dem från portföljen.

  • Sortera efter: Sorteringsalternativen Namn, Beskrivning, Ändrad den, Storlek, Komprimerad storlek eller Skapad den.

  • Markera allt/Avmarkera allt

  • Försättsblad: Välj om du vill visa försättsbladet

  • Visa information: Välj det här för att visa fil- och mappegenskaper. Namn, Storlek, Ändrad den, Komprimerad storlek, Skapad den är skrivskyddade egenskaper medan egenskapen Beskrivning går att redigera.

  • Egenskaper för portfölj: används för att:

    • ange vilka egenskapsfält som ska visas för portföljobjekten

    • ange hur portföljobjekt sorteras (Sortera efter och Sorteringsordning)

    • ange hur panelen Portfölj ska visas vid programstart

    • välja om det markerade portföljobjektet visas när portföljen öppnas.

ikonen listvy

Om du väljer vyn Lista visas en tabell med en rad per fil eller mapp. Det finns fyra standardspalter (namn, beskrivning, ändrad, storlek). Samtliga av de ovanstående alternativen visas om du högerklickar och öppnar menyn i vyn Lista samt:

  • Visa: Välj vilka kolumner som visas i listvyn. Det finns följande alternativ: Namn, Beskrivning, Ändrad den, Storlek, Komprimerad storlek eller Skapad den.

  • Redigera värde: Välj för att redigera Namn på portföljobjektet eller dess Beskrivning. Ange texten i fältet i fönstren Redigera namn respektive Redigera beskrivning.

Du kan ändra ordningen på spalterna i vyn Lista – visa/dölja eller skapad den/har raderats. (Det senare alternativet är endast tillgängligt om du valt Egenskaper för portfölj på objektets snabbmenyn eller i listrutan Alternativ. Du kan endast ta bort egenskaper för portfölj som skapats av användare.)

 

Flera funktioner kan användas direkt via verktygsfältet i panelen Portfölj. Till exempel:

 

ikonen lägg till filer

Lägg till filer: Se ovan under visningsreferensen Hem.

 

ikonen lägg till befintlig mapp

Lägg till befintlig mapp: Se ovan under visningsreferensen Hem.

 

ikonen skapa ny mapp

Skapa ny mapp: Se ovan under visningsreferensen Hem.

 

ikonen alternativ

Alternativ: Den här listrutan visar en uppsättning kontroller, baserat på markering i panelen Portfölj.

  • Om det saknas urval i panelen visas följande verktyg: Sortera efter, Markera allt, Försättsblad och Egenskaper för portfölj. Mer information om hur du använder dessa finns i visningsreferensen Hem ovan.

  • Dessa ytterligare funktioner visas om du har markerat ett objekt eller en mapp: Öppna mapp, Ta bort, Avmarkera allt och Visa information. Mer information om hur du använder dessa finns i visningsreferensen Hem ovan.

ikonen föregående objekt ikonen nästa objekt

Navigeringsverktygen Föregående eller Nästa visas i mitten på PDF-portföljens verktygsfält (eller längst ner i panelen Portfölj) när du öppnar en portföljfil för att göra det möjligt att växla till förgående eller nästa objekt.

 

Arbeta med undermappar

  • Välj Lägg till befintlig mapp om du vill importera alla filer från en mapp på datorn eller dra mappen till portföljfönstret.

  • Välj Skapa ny mapp om du vill lägga till en tom mapp och sedan fylla den.

  • Lägg till objekt i undermappar genom att markera önskad undermapp och sedan använda knappen Lägg till filer eller dra och släppa filer.

  • Växla mellan undermappar eller återgå till den översta nivån genom att markera önskad mapp i sökvägslistan som visas längst upp till vänster i vyn Hem eller Lista.

 

Spara objekt

Du vill kanske spara ett enstaka objekt från portföljen. Gör något av följande:

  • Markera objektet i vyn Hem eller Lista, välj Spara fil från portfölj, bläddra fram önskad plats i dialogrutan Spara som och ge filen ett namn.

  • Öppna ett objekt i annat format än PDF, klicka på verktyget Spara bifogade filer och använd sedan dialogrutan Spara som för att spara det.

  • Öppna ett objekt i annat format än PDF, klicka på verktyget Öppna bifogad fil, visa filen och spara den sedan som vanligt.

När du sparar filer i andra format än PDF och sedan öppnar dem på nytt för första gången, kan det hända att du måste välja vilket program du vill använda.