Bevakade mappar och skanningsinkorgar

Om du vill att inkommande skannade sidor eller olika filtyper konverteras till PDF automatiskt går det att ställa in en bevakad mapp eller en skanningsinkorg. De finns endast i Power PDF Advanced. Det går endast att ange en skanningsinkorg och en bevakad mapp. Mapparna kan finnas på vilken nivå som helst i filstrukturen som du har åtkomst till från datorn.

 

En bevakad mapp kan ta emot indata från en rad olika filtyper och konverterar dem nästan omedelbart till PDF-format. En skanningsinkorg godkänner däremot endast PDF- och TIFF-filer, som skickas till mappen från en bildläsare eller genom filöverföring.

 

Bevakad mapp

Den här mappen övervakas av Power PDF Advanced och resultaten skickas till angiven målmapp. Endast en målmapp åt gången är tillåten. Den kan hänvisa till samma mapp som den bevakade mappen (detta rekommenderas dock inte, eftersom det kan komma in PDF-filer och eventuellt orsaka namnkonflikter). Vanligtvis finns den bevakade mappen på en plats i nätverket och målmappen på en lokal dator. Inkommande dokument kan vara bildfiler, internetfiler eller redigerbara MS Office-filer.   

 

I dialogrutan Bevakad mapp kan du definiera mappar, ställa in bevakningsregler och ange konverteringsinställningar.

Konfigurera en bevakad mapp

 

1. Välj Bevakad mapp under Avancerad bearbetning > Sats > Bevakad mapp för att öppna dialogrutan Bevakad mapp.

2. Markera kryssrutan Aktivera bevakad mapp överst på panelen.

3. Klicka på Källfil och hitta mappen som du vill bevaka, med eller utan undermappar.

4. Välj filtyp i listrutan. Välj alla filtyper som stöds eller endast en.

5. Klicka på Mål och hitta mappen dit du vill skicka de konverterade filerna.

6. Välj filtyp för de konverterade målfilerna. Välj TIFF (enkel- eller flersidig), PDF (Normal eller Sökbar, inklusive olika standarder som nivåerna PDF/E, PDF/UA, PDF/X och PDF/A) eller Unicode-text.

7. Det går alternativt att klicka på Inställningar och ändra standardparametrarna, t.ex. för hur sidor med endast bilder hanteras med OCR.

8. Om du vill spara som PDF, klicka på den önskade PDF-understandarden (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) på listan Kompatibel med eller klicka på PDF som det är för att använda källfilens format. Klicka därefter på den mindre knappen för Inställningar som finns intill, om tillämpligt, för att välja en Färgprofil. Mer information om olika PDF-standarder finns i Om PDF-versioner.

9. Det går även att markera kryssrutan Optimera för webben för att skapa en linjärt justerad PDF, som passar bättre för läsning online. Mer information om olika PDF-standarder finns i Om PDF-versioner.

10. Välj Överensstämmelse med PDF/UA för att överföra källfilens innehåll till PDF/UA-kompatibel utdata. Om du markerar den här kryssrutan avmarkeras kryssrutan Ta bort märkningar och listrutan Kompatibel med och inaktiveras automatiskt.

11. Det går även att markera kryssrutan Ta bort märkningar för att ta bort de ursprungliga märkningarna i käll-PDF-dokumenten. Den här kryssrutan är inte tillgänglig för alla PDF-filtyper.

12. Det går även att markera kryssrutan Konvertera till grå för att konvertera utdata till svartvit.

13. Det går även att markera kryssrutan Använd arbetsflöde och bläddra efter en arbetsflödesfil.

14. Ange hur färdiga källfiler ska hanteras efter konvertering:

• Behåll: Spara källfilerna i den bevakade mappen.

• Ta bort: Ta bort källfilerna från den bevakade mappen.

• Flytta till mappen: Flytta källfiler till en annan mapp.

• Rensa resultatloggen automatiskt: Rensa fillistan automatiskt från aktivitetsvyn i dialogrutan Bevaka och konvertera.

14. Välj CPU-alternativ för att styra processorns arbetsbelastning. Ställ in Begränsa antalet parallella processer på 1 för sekventiell bearbetning eller på ett högre tal för parallell uppgiftsbearbetning. (Ett högre värde innebär större CPU-arbetsbelastning.) Det maximala värdet beror på maskinvaran. När konverteringar från andra filtyper utförs är antalet processer inte fler än två.

15. Bekräfta den bevakade mappens inställning genom att klicka på OK. När du använder ett arbetsflöde tillämpar du en fördefinierad uppsättning åtgärder för alla inkommande filer. Kryssrutan aktiveras endast när minst ett arbetsflöde har skapats. Den för proceduren är automatisk, vilket betyder att de steg i arbetsflödet som normalt kräver en användaråtgärd inte utförs.

 

Använda den bevakade mappen

När det kommer en giltig fil till den bevakade mappen väntar programmet några sekunder för att se om det kommer fler filer. När det inte kommer några fler filer påbörjas konverteringen och förloppet visas i dialogrutan Bevaka och konvertera. Du kan

• följa konverteringsförloppet i listan

• pausa, fortsätta eller ta bort en uppgift

• rensa slutförda uppgifter från aktivitetsvyn

• försöka att köra en uppgift som misslyckades på nytt

• visa en konverteringslogg

• dölja den här dialogrutan. När dialogrutan är dold återställer du den genom att klicka på ikonen Bevaka och konvertera i meddelandefältet i Windows aktivitetsfält.

 

Du kan avaktivera den bevakade mappen tillfälligt genom att avmarkera kryssrutan längst upp i dialogrutan.

 

Skanningsinkorg

Konfigurera en skanningsinkorg om du vill att skanningsresultaten görs tillgängliga automatiskt i Power PDF. Endast en skanningskorg kan fungera åt gången.

En skanningsinkorg är en särskild typ av bevakad mapp. Bläddra till skanningsmålmappen för skanningsenheten och identifiera den som skanningsinkorg så får du meddelanden om inkommande filer. Funktionen omfattar inte någon automatisk filkonvertering. När du öppnar inkommande skanningar öppnas de i den här specifika mappen eller bläddrar i mappen i Power PDF.

Konfigurera en skanningsinkorg

1. Öppna Arkiv > Alternativ och välj Automatisering > Serveranslutningar > Skanningsinkorg/Snabbanslutning i dialogrutan Inställningar.

2. Aktivera meddelande från Skanningsinkorg: Aktivera detta alternativ om du vill att det ska visas ett meddelande när nya filer placeras i skanningsinkorgsmappen. Meddelandeikonen visas i meddelandefältet till höger i Windows aktivitetsfält.

3. Ange skanningskälla:

• Automatisk inkorgsagent (endast ShareScan); bläddra till en plats. Kontakta systemadministratören vid behov.

• Hemkatalog: Skriv in en sökväg eller kontakta systemadministratören.

• Manuell: Ange källmapp manuellt på datorn.

Om nätverksskanning med Tungsten eCopy ShareScan används i arbetsmiljön går det att hantera snabbanslutningsinställningar samt inkludera aktivering av meddelanden, välja en mapp och ange ytterligare snabbanslutningsmappar.

4. Använd Öppningsalternativ för att ställa in metoden för åtkomst till inkommande skanningar:

• Bläddra i inkorg: Klicka på Skanningsinkorg om du vill visa alla filer i ett separat dialogfönster.

• Öppna nästa:  Klicka på Skanningsinkorg om du vill öppna den senaste filen i ett nytt fönster.

• Ta bort dokument automatiskt: Den här markeringen behåller alla skannade PDF- eller TIFF-dokument eller ta bort filerna från mappen Skanningsinkorg när du har öppnat dem i Power PDF. Filerna tas bort efter att du har fått frågan om du vill spara.

Använda Skanningsinkorg

En skanningsinkorgsikon visas i meddelandefältet i aktivitetsfältet. Den meddelar dig varje gång det kommer en ny TIFF- eller PDF-fil till skanningsinkorgen. Klicka på meddelandebubblan om du vill öppna dialogrutan Skanningsinkorg. Du kan också öppna den när som helst på följande vis:

1. Klicka på Skanningsinkorg under Avancerad bearbetning > Arkiv för dialogrutan Skanningsinkorg.

2. En lista visas med alla ej borttagna filer i inkorgen eller endast de senaste filerna, beroende på inställningen i Arkiv > Alternativ > Automatisering > Serveranslutningar > Skanningsinkorg/Snabbanslutning.

3. I dialogrutan visas en miniatyr av den första sidan i det valda dokumentet.

4. Använd kontrollerna under förhandsgranskningsfönstret om du vill gå till andra sidor.

5. Klicka på Öppna om du vill öppna dokumentet i Power PDF eller på Avbryt om du vill avsluta.

När du väljer Öppna öppnas PDF-filer direkt och TIFF-filer konverteras till PDF (detta kan ta en stund). När en fil har öppnats tas den bort från skanningsinkorgen om du har valt denna inställning. Om du har gjort det bör du se till att spara PDF:en på önskad plats. Om du försöker att stänga den utan att spara får du en varning.