I portföljerna kan du samla en uppsättning dokument i ett visst ämne och sedan sprida dem smidigt och lätt. Det tidigare stödet för paket i PDF Create har utökats med den här funktionen i programmet. Portföljer är överlägsna paket eftersom de kan innehålla undermappar och dokument i olika format (paket kan bara innehålla PDF-filer på en och samma nivå).
I portföljen kan du visa sidorna i PDF-filerna och även Word-, Excel- och PowerPoint-sidor samt ett flertal bildfiler. De visas i separata fönster.
Så här skapar du en ny portfölj
Visa panelen PDF-portfölj genom att välja Fil > Ny > Skapa PDF-portfölj. En tom portfölj som heter ”New Portfolio_1” skapas. Så länge du har programmet öppet läggs ett siffersuffix i stigande ordning till för alla nya portföljer som skapas. Det spelar ingen roll om du sparar den nya portföljen under annat namn, lämnar den öppen och skapar en ny eller stänger den utan att spara.
Så här öppnar du ett paket eller en portfölj
Gör något av följande:
Välj Arkiv > Öppna på huvudmenyn, bläddra fram önskad plats, markera ett objekt i dialogrutan Öppna och klicka på Öppna.
Dra och släpp ett paket eller en portfölj från filsystemet till arbetsområdet i Power PDF.
Portföljerna visas i vyn PDF-portfölj och paketen visas i ett kombinerat arbetsområde där du har åtkomst till menyobjekt, verktyg och processer för både PDF-portföljen och Power PDF.
Tips!
Använd inte Arkiv > Öppna, då öppnas filen i huvudprogrammet, inte i portföljen.
Så här döljer du försättsbladet när du öppnar en portfölj
Precis som paket har portföljer ett försättsblad med information till mottagaren om vad en portfölj är och hur den kan användas. Försättsbladet visas som standard när mottagaren öppnar en portfölj. Detta sker även om portföljen öppnas i ett PDF-program utan stöd för portföljer.
Gör följande för att ändra vilken portfölj som ska visas i ovanstående situationer:
Välj vilken PDF som ska visas i stället för standardförsättsbladet och lägg till den i portföljen. Mer information om hur du lägger till filer i en portfölj visas nedan.
Välj miniatyren för PDF:n i panelen Portfölj.
Välj Egenskaper för portfölj i listrutan Alternativ, eller högerklicka på miniatyren och välj samma alternativ.
Välj kryssrutan Visa aktuellt dokument när portföljen öppnas.
Klicka på OK i dialogrutan.
Spara portföljen.
Så här redigerar du en portfölj
När du har öppnat en portfölj visas en uppsättning av portföljrelaterade funktioner i verktygsfältet för snabb åtkomst. Du kan till exempel:
Spara hela portföljen eller en fil i den
Skriva ut hela portföljen för aktuellt dokument
Söka igenom hela portföljen och
bifoga portföljen i ett tomt e-postmeddelande.
Panelen Portfölj har ett eget verktygsfält med följande verktyg, från vänster till höger:
Om du väljer Hem visas miniatyrer av alla filer och mappar i portföljen. Högerklicka på miniatyren för att få åtkomst till följande alternativ:
Spara fil från portfölj
Lägg till filer: bläddra bland filer och infoga dem i din portfölj. Filen kopieras, vilket innebär att den fortfarande finns kvar i portföljen om originalfilen tas bort från filsystemet. Du kan även välja samma kommando på snabbmenyn i panelen Portfölj eller dra och släppa filerna på panelen.
Lägg till befintlig mapp: sök efter mappar och lägg till dem i din portfölj. Mappen kopieras, vilket innebär att den fortfarande finns kvar i portföljen om originalmappen tas bort från filsystemet. Du kan även välja samma kommando på snabbmenyn i panelen Portfölj eller dra och släppa mapparna på panelen.
Skapa ny mapp: skapa en ny mapp i portföljen (men inte i filsystemet).
Ta bort: ta bort en markerad fil eller mapp från portföljen. Dina filer och mappar tas endast bort från din portfölj, inte från filsystemet.
Sortera efter: sorteringsalternativ som Namn, Beskrivning, Ändrad den, Komprimerad storlek eller Skapad den.
Markera allt/Avmarkera allt
Försättsblad: välj om du vill visa försättsbladet
Visa information: välj detta för att visa fil- och mappegenskaper. Namn, Storlek, Komprimerad storlek, Skapad den är skrivskyddade egenskaper – egenskapen Beskrivning är redigeringsbar.
Egenskaper för portfölj: används för att
ange vilka egenskapsfält som ska visas för portföljobjekten
ange hur portföljobjekten ska sorteras (Sortera efter och Sorteringsordning)
ange hur panelen Portfölj ska visas vid programstart
välja om det portföljobjekt som är markerat ska visas när portföljen öppnas.
Om du väljer vyn Lista visas en tabell med en rad per fil eller mapp. Det finns fyra standardspalter (namn, beskrivning, ändrad, storlek). Samtliga av de ovanstående alternativen visas om du högerklickar och öppnar menyn i vyn Lista samt:
Visa: välj vilka spalter som ska visas i vyn Lista. Det finns följande alternativ: Namn, Beskrivning, Ändrad den, Storlek, Komprimerad storlek eller Skapad den.
Redigera värde: välj för att redigera Namn på portföljobjektet eller dess Beskrivning . Ange texten i fältet i fönstren Redigera namn respektive Redigera beskrivning.
Du kan ändra ordningen på spalterna i vyn Lista – visa/dölja eller skapad den/har raderats. (Det senare alternativet är endast tillgängligt om du valt Egenskaper för portfölj på objektets snabbmenyn eller i listrutan Alternativ. Du kan endast ta bort egenskaper för portfölj som skapats av användare.)
Flera funktioner kan användas direkt via verktygsfältet i panelen Portfölj. Till exempel:
Lägg till filer: se visningsreferensen Hem ovan.
Lägg till befintlig mapp: se visningsreferensen Hem ovan.
Skapa ny mapp: se visningsreferensen Hem ovan.
Alternativ: i den här listrutan visas en uppsättning av kontroller, baserat på ditt urval i panelen Portfölj.
Om det saknas urval i panelen visas följande verktyg: Sortera efter, Markera allt, Försättsblad och Egenskaper för portfölj. Mer information om hur du använder dessa finns i visningsreferensen Hem ovan.
Dessa ytterligare funktioner visas om du har markerat ett objekt eller en mapp: Öppna mapp, Ta bort, Avmarkera allt och Visa information. Mer information om hur du använder dessa finns i visningsreferensen Hem ovan.
Navigeringsverktygen Föregående eller Nästa visas i mitten av verktygsfältet för PDF-portföljen (eller längst ner i panelen Portfölj) när du öppnar en portföljfil, så att du kan växla till förgående eller nästa objekt.
Så här arbetar du med undermappar
Välj Lägg till befintlig mapp om du vill importera alla filer från en mapp på datorn eller dra mappen till portföljfönstret.
Välj Skapa ny mapp om du vill lägga till en tom mapp och sedan fylla den.
Lägg till objekt i undermappar genom att markera önskad undermapp och sedan använda knappen Lägg till filer eller dra och släppa filer.
Växla mellan undermappar eller återgå till den översta nivån genom att markera önskad mapp i sökvägslistan som visas längst upp till vänster i vyn Hem eller Lista.
Så här sparar du objekt
Du vill kanske spara ett enstaka objekt från portföljen. Gör något av följande:
Öppna ett objekt i annat format än PDF, klicka på verktyget Spara bifogade filer och använd sedan dialogrutan Spara som för att spara objektet.
Öppna ett objekt i annat format än PDF, klicka på verktyget Öppna bifogad fil, visa filen och spara den sedan som vanligt.
När du sparar filer i andra format än PDF och sedan öppnar dem på nytt för första gången, kan det hända att du måste välja vilket program du vill använda.