您可以將所有選取的項目或整個資料夾 (包含或不包含子資料夾) 封存至個別 PDF 檔案，儲存在指定的資料夾。建立的資料夾結構會採用 Outlook 中的資料夾結構。
PDF 檔案名稱會自動從每個選取項目的主題內容產生。必要時會自動在檔案名稱後面附加結尾編號，避免命名衝突。
在 Outlook 中可以透過 Kofax PDF 功能區完成封存作業。
開啟郵件系統並選取要封存的項目。
準備將 Outlook 項目封存至個別檔案
在 [郵件封存設定] 面板開啟時，按一下 [設定] 工具以顯示 [設定] 對話方塊。
在此面板中，從 [封存格式] 選取方塊中選擇 PDF 版本。
在 [封存方法] 下選取 [個別封存郵件]。
決定如何處理郵件附件 (如果有的話)。
按一下 [確定] 關閉對話方塊。
按一下 [封存郵件] 或 [封存資料夾] 按鈕。在 [瀏覽資料夾] 對話方塊中，選取使用上述命名方法儲存項目的目標資料夾。
封存程序隨即開始，當程序完成時，檔案會儲存在目標資料夾。此時會顯示進度指示器；如果出現問題，會放入報告 PDF，並新增所選的附件 (如果有的話)。
附註：
封存行事曆時，每個約會將視為個別項目，因此產生的 PDF 檔案數目可能很大。同樣地，每個任務和每個聯繫人會變成個別 PDF 檔案。