您可以儲存表單中輸入的資料,不需儲存表單欄位本身,並且可以重複使用來填寫其他表單。此功能很實用,因為自動輸入大量表單常用的資料集,能夠加快填寫表單的速度。這個程序包含匯出已填寫表單的資料,儲存為特殊檔案類型,然後再匯入這類檔案來填寫空白表單。有效的檔案類型是 FDF、XFDF、XML 和 TXT,許多 PDF 編輯器都能處理這些格式。這類格式不僅儲存表單資料,也儲存表單內控制項數量和類型的資訊。
從單一已填寫的開啟中表單匯出表單資料
選擇 [表單] > [資料] > [匯入/匯出資料] > [從資料匯出]
在 [匯出表單資料為] 對話方塊中,指定名稱和檔案類型。
按一下 [儲存]。您的資料會儲存在定義的位置和檔案類型。
若要將表單資料匯入單一表單
開啟未填寫的表單
選擇 [表單] > [資料] > [匯入/匯出資料] > [從資料匯入]
在 [選擇包含表單資料的檔] 對話方塊中,設定檔案類型 (FDF、XFDF、XML、TXT) 並瀏覽至包含匯入資料至開啟表單的檔案
按一下 [開啟]。只要所選檔案包含表單控制項描述,而且資料也適用於目前的表單,就會將資料插入適當的欄位。
從多個表單匯出資料
您可以從多個含相同資料欄位組合的表單將資料匯出成 XML 和 CSV (逗號分隔值) 等檔案類型。Excel 或類似的試算表程式皆可開啟這些檔案類型;每一個表單各以一列表示,每個表單欄位則以一欄表示。表單中的欄位標籤會變成試算表資料欄的標題列文字。除簽名欄位外,可以處理所有表單欄位類型。即使未載入任何 PDF 檔案,也可以使用此匯出功能;不含任何開啟中的檔案。
從多個表單匯出資料
選擇 [表單] > [資料] > [匯入/匯出資料] > [從多份表單匯出表單資料]。
按一下 [新增] 並從資料夾選取所需的檔案。
重複按下 [新增],新增其他資料夾中的檔案。
使用 [新增] 和 [移除],直到備妥檔案清單為止。
勾選 [包含最近的匯出檔案清單] 核取方塊,將上一個匯出工作階段中的所有表單新增至清單中。
按一下 [匯出],然後指定輸出資料夾、檔案名稱和類型 (CSV 或 XML)。
如果要查看顯示在試算表程式中的結果,請按一下 [立即檢視檔案]。
視需要重新命名資料欄標題文字 (核取記號或單選按鈕欄位都需要)。
使用 [另存新檔] 並選擇合適的檔案類型 (例如 Excel 工作表)。如果不這麼做,檔案仍會保持 CSV 或 XML 格式。
為提高匯出效率,所有表單應包含同一組欄位名稱。可以處理多頁表單。建議每個表單製作一個 PDF 檔案,但也可以接受包含一組組合表單的單一 PDF,只要表單欄位組合一致即可。如果表單之間的欄位不同,所有不一致的名稱都會在輸出表格中產生資料欄。結果表格中的所有欄位均使用接受任何輸入的一般儲存格類型,請使用試算表程式設定其他儲存格類型 (例如日期、貨幣、純數字)。
在匯出前統一欄位名稱
如果少了欄位名稱、欄位名稱不恰當或不一致,您可以在匯出之後於試算表程式中進行編輯以解決這個問題。
若要在匯出之前在 PDF 檔案中處理,請開啟含有現用表單欄位的 PDF 檔案:
按一下 [面板] 列中的 [表單控制項] 工具,顯示 [表單控制項] 面板。
按兩下面板中的表單控制項名稱,或在 PDF 上的表單欄位按一下滑鼠右鍵,並且選取 [內容]。
將 [欄位名稱] 調整為所需的文字,然後按一下 [關閉]。
視需要重複上述步驟處理其他欄位名稱和表單。
建立/設計原始表單檔案時即可避免此類問題。
解決問題:
處理一組較簡單的樣本表單,判斷問題是否出在特定的一組表單。
如果表單是透過電子郵件傳送的,請確定已下載完成並且確實下載到本機磁碟中。避免直接從電子郵件用戶端或暫時資料夾存取檔案。
如果無法儲存至網路位置,請儲存至未設定安全性限制的本機資料夾。
如果無法儲存成某種檔案類型 (例如 XML),請嘗試選擇另一個選項 (CSV)。
含數百頁或數千個欄位的大型表單可能比較容易出問題: 請將檔案分割成數個部分。
單一欄位中的文字若較長,可能會在匯出時截斷。Excel 的儲存格限制通常是 256 個字元。