PDF 公事包

公事包可以讓您收集與特定主題有關的一組文件，以便於散佈。本程式透過擴充舊版 PDF Create 對於封包的支援能力而提供此便利的功能。公事包優於封包的原因在於公事包可以包含子資料夾和不同檔案類型的文件 (封包只能包含單一資料夾層級的 PDF 檔案)。

此公事包不只讓您可檢視公事包中 PDF 檔案的頁面，還可以檢視 Word、Excel、PowerPoint 的頁面以及各種影像檔案。這些項目會以個別視窗顯示。

 

建立新的公事包

選擇 [檔案] > [新增] > 建立 PDF 公事包，可顯示 PDF 公事包面板。名為「New Portfolio_1」的空白公事包隨即建立。在您退出程式之前，只要建立新的公事包，就會在名稱後面加上遞增數字尾碼，無論是否以其他名稱儲存任何新的公事包、讓公事包保持開啟狀態並建立新的公事包，或是未儲存即關閉公事包。

 

開啟封包或公事包

執行下列其中一項：

  • 從主功能表選擇 [檔案] > [開啟]，瀏覽位置，在 [開啟] 對話方塊中選擇項目，然後按一下 [開啟]；或

  • 從檔案系統將封包或公事包拖放至 Power PDF 工作區域。

公事包會在 [PDF 公事包] 檢視中顯示；封包則在合併工作區域內顯示，在此區域中可存取 [PDF 公事包] 和 Power PDF 的功能表項目、工具和處理。

 

祕訣：

不要使用 [檔案] > [開啟]；這種方式會開啟主程式中的檔案，而不是公事包的檔案。

 

開啟公事包時封鎖封面頁

公事包像封包一樣也包含封面，向收件者說明何謂公事包以及使用方法。收件人開啟公事包時，封面預設為顯示。同樣地，在開啟公事包時，無公事包支援的 PDF 應用程式也會顯示封面頁。

如要變更上述例子中所顯示的公事包項目，請按照下列進行：

  1. 選取想要開啟的 PDF，而非預設封面頁，將該 PDF 加入公事包 (參閱下方如何新增檔案到公事包中)。

  2. 在 [公事包] 面板中選取此 PDF 的縮圖。

  3. 選擇 [選項] 下拉式清單中的 [公事包內容] (或在縮圖上按一下滑鼠右鍵並選取相同選項)。

  4. 選取開啟公事包時顯示目前的文件核取方塊。

  5. 在對話視窗中按一下確定。

  6. 儲存公事包。

 

編輯公事包

一旦開啟一個公事包後，便會有一組 [快速存取工具列] 按鈕提供和公事包相關的功能，包含：

  • 儲存整個公事包或其中的一個檔案：

    1. 在縮圖或清單檢視中選取項目，接著在公事包項目的內容功能表中選取 [從公事包儲存檔案]，然後在 [另存新檔] 對話方塊中瀏覽至所需的位置並指定名稱。

    2. 選取 [檔案] > [儲存] 以儲存整個公事包。

    3. 開啟一個非 PDF 項目，按一下 [儲存附件] 工具，然後使用 [另存新檔] 對話方塊儲存該項目。

    4. 開啟一個非 PDF 項目，按一下 [開啟附件] 工具，檢視檔案，然後以一般的方式儲存。

  • 列印目前文件的整個公事包：選取 [檔案] > [列印]> [列印整個公事包]。

  • 執行包括搜尋整個公事包的搜尋功能：

    1. 選取 [首頁]> [搜尋]> [搜尋多個文件]。

    2. 在 [搜尋範圍] 清單中，選取 [整個 PDF 公事包]。

    3. 繼續執行搜尋中詳述的步驟。

  • 將公事包附加至空白的電子郵件訊息：選取 [檔案]> [電子郵件]。出現 [電子郵件] 對話方塊時，選取 [整個公事包]，然後按一下 [確定]。

[公事包] 面板有其自己的工具列，包含下列從左到右的工具：

 

首頁圖示

首頁顯示公事包中每個檔案或資料夾的縮圖。在縮圖上按一下滑鼠右鍵，可存取下列選項：

  • 開啟檔案：開啟選取的公事包文件。(或者，您也可以透過以下方式開啟項目：從任一檢視的項目捷徑功能表中，在清單檢視的縮圖/圖示上連續按兩下，或使用 [選項] 下拉功能表中的 [開啟檔案] 命令。)使用 [開啟] 和 [儲存] 按鈕會顯示 PDF 項目，但非 PDF 項目顯示為附件。

  • 從公事包儲存檔案

  • 新增檔案：瀏覽檔案，然後將那些檔案插入您的公事包。檔案將以複製方式處理，因此即使將原始檔案從檔案系統中刪除，公事包一樣可保持完整。(或者，您也可以從 [公事包] 面板的捷徑功能表選取相同命令，或直接將檔案拖放到面板中。)

  • 新增現有資料夾：瀏覽資料夾，然後將那些資料夾插入您的公事包。資料夾將以複製方式處理，因此即使將原始資料夾從檔案系統中刪除，公事包一樣可保持完整。(或者，您也可以從 [公事包] 面板的捷徑功能表選取相同命令，或直接將資料夾拖放到面板中。)

  • 建立新資料夾：在公事包 (不在檔案系統中) 內建立新的資料夾。

  • 刪除：從公事包移除選取的檔案或資料夾。這樣做不會從您的檔案系統刪除檔案或資料夾；僅會從公事包將其移除。

  • 排序依據：排序選擇包括名稱、描述、修改日期、大小、壓縮大小或建立日期。

  • 全選/取消全選

  • 封面：選擇顯示封面

  • 顯示資訊：選取此項目可檢視檔案或資料夾內容。名稱、大小、修改日期、壓縮大小和建立日期是唯讀內容 - 描述可編輯。

  • 公事包內容：使用此功能可：

    • 設定要顯示公事包項目的哪些內容欄位

    • 定義如何為公事包項目排序 (排序依據和排序順序的內容)

    • 設定 [公事包] 面板要如何在程式啟動上顯示

    • 選擇在開啟公事包時是否要先顯示目前選取的公事包項目。

清單檢視圖示

清單檢視以表格顯示，每一列都有一個檔案或資料夾；有四個預設欄 (名稱、描述、修改日期、大小)。在 [清單] 檢視中的功能表上按一下滑鼠右鍵，可提供以上全部選項以及更多選項：

  • 檢視：選取要在清單檢視中顯示哪些欄。選擇可以是：名稱、描述、修改日期、大小、壓縮大小和建立日期。

  • 編輯值：選擇編輯公事包項目的名稱或其描述 - 將文字分別輸入編輯名稱/編輯描述視窗的欄位中。

清單檢視欄可重新排列順序、顯示/隱藏或建立/刪除。(此後者功能僅在從一個項目的捷徑功能表，或選項的下拉式清單中選取公事包內容時方可使用。只可刪除由使用者建立的公事包內容。)

 

以上功能有眾多者可直接由 [公事包] 面板工具列取得，存取時快速簡便。可直接存取的功能如下：

 

新增檔案圖示

新增檔案：在 [首頁] 檢視參考下參閱上述內容。

 

新增現有資料夾圖示

新增現有資料夾：在 [首頁] 檢視參考下參閱上述內容。

 

建立新資料夾圖示

建立新資料夾：在 [首頁] 檢視參考下參閱上述內容。

 

選項圖示

選項：此一下拉式清單依照您在 [公事包] 面板中執行的選取，提供一組控制項。

  • 如果沒有從面板選取，亦可從下列工具取用：排序依據、全選、封面和公事包內容。在首頁檢視參考下參閱上述內容了解使用方式。

  • 如有選取一個項目或資料夾，另提供如下的功能：開啟資料夾、刪除、取消全選和顯示資訊。在首頁檢視參考下參閱上述內容了解使用方式。

上一個項目圖示 下一個項目圖示

開啟公事包檔案時，在 [PDF 公事包] 工具列的中間 (或 [公事包] 面板的底部) 會顯示 [上一個] 或 [下一個] 導覽工具，如此一來，即可切換至上一個或下一個項目。

 

使用子資料夾

  • 選擇 [新增現有資料夾]，將系統上資料夾中的所有檔案匯入公事包視窗，或將資料夾拖曳至公事包視窗。

  • 選擇 [建立新資料夾] 建立空資料夾，以便稍後放入項目。

  • 若要將項目新增至子資料夾，選取所需的子資料夾，然後使用 [新增檔案] 按鈕或拖放檔案。

  • 若要在子資料夾之間移動或返回最上層的資料夾，在縮圖或清單顯示左上方的路徑清單中選取所需的資料夾。

 

儲存項目

您可能想要儲存公事包中的一個項目。執行下列其中一項：

  • 在縮圖或清單檢視中選取項目，選擇 [從公事包儲存檔案]，在 [另存新檔] 對話方塊中瀏覽至所需的位置，然後指定名稱。

  • 開啟一個非 PDF 項目，按一下 [儲存附件] 工具，然後使用 [另存新檔] 對話方塊儲存該項目。

  • 開啟一個非 PDF 項目，按一下 [開啟附件] 工具，檢視檔案，然後以一般的方式儲存。

儲存非 PDF 檔案且第一次重新開啟時，可能必須指定要使用的應用程式。