Überwachte Ordner

In OmniPage Ultimate können Sie überwachte Ordner als Auftragseingabe festlegen. Dadurch kann die Verarbeitung automatisch gestartet werden, wenn Bilddateien in vordefinierte Ordner abgelegt werden. Das ist nützlich, wenn Dateisätze mit vorhersagbarem Inhalt von einem anderen Standort eintreffen und nach Ankunft automatisch verarbeitet werden sollen, selbst wenn niemand anwesend ist. In der Regel handelt es sich um Berichte oder um formularähnliche Dokumente, die wiederholt oder in regelmäßigen Abständen, z.B. jede Woche oder jeden Monat, anfallen.

Sie können Eingabeordner für Ordnerüberwachungsaufträge, Aufträge mit Barcode-Deckblatt und E-Mail-Überwachungsaufträge (Outlook oder Lotus Notes) festlegen.

So richten Sie einen Ordnerüberwachungsauftrag ein:

1. Bereiten Sie eine Reihe von Ordnern vor, die auf ankommende Bilddateien überwacht werden sollen.

Sie dürfen diese Ordner für keine anderen Zwecke verwenden, auch nicht für Barcode-gesteuerte Aufträge.

2. Starten Sie DocuDirect.

3. 
   Klicken Sie in der Werkzeugleiste von DocuDirect auf die Schaltfläche Auftrag erstellen oder wählen Sie im Menü Datei die Option Auftrag erstellen.

Der Auftragsassistent wird gestartet.

4. Wählen Sie Ordnerüberwachungsauftrag als Auftragstyp.

5. Geben Sie einen Auftragsnamen ein, und klicken Sie auf Weiter.

6. Wählen Sie im Fenster Eingabeordner des Auftragsassistenten die zu überwachenden Ordner aus, und geben Sie die erwarteten Dateitypen an.

7. Markieren Sie diejenigen Elemente, bei denen Unterordner mit einbezogen werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.

8. Legen Sie im Fenster Beginn und Ende des Auftragsassistenten die Zeitpunkte fest, an denen die Überwachung beginnen und enden soll.
   
   Ein Ordnerüberwachungsauftrag kann sofort, zu einem späteren Zeitpunkt oder nach einem Wiederholungsmuster gestartet werden. Sie können einen Endzeitpunkt angeben oder den Auftrag ohne Zeitlimit laufen lassen.

9. Wählen Sie ggf. andere benötigte Optionen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

10. Wählen Sie im Fenster Auftrag erstellen des Arbeitsprozess-Assistenten je nach Ausgangspunkt die Option Neustart oder Vorhandene Arbeitsprozesse und klicken Sie dann auf Weiter.

Gehen Sie bei den Schritten nach der Beschreibungen unter Arbeitsprozesse erstellen und Arbeitsprozesse ändern vor. Ein Auftrag muss mindestens einen Speicherschritt enthalten.

11. Wenn alle gewünschten Schritte hinzugefügt sind, klicken Sie auf Fertigstellen.

• Sie können Wiederholungen festlegen, z.B. dass die Ordner jeden Montag, Mittwoch und Freitag nur während der Mittagszeit (Beginn: 12.15, Ende: 13.05) überwacht werden. Oder nur nachts an den letzten drei Tagen jedes Monats, wenn Sie den Computer eingeschaltet lassen, um die Monatsberichte, die von überall her eintreffen, zu sammeln und zu verarbeiten. Wenn Dateien in einen überwachten Ordner aufgenommen werden, wartet das Programm ungefähr 10 Sekunden bis weitere Dateien eintreffen, um sie gemeinsam zu verarbeiten. Wenn keine weiteren Dateien dazukommen, beginnt die Verarbeitung.

• Verwenden Sie die Option Eingabebilddateien löschen im Fenster Beginn und Ende mit Vorsicht, denn Sie können die Auftragsergebnisse erst nach Abschluss eines Auftrags prüfen.

So beenden Sie die Überwachung vorzeitig:

Klicken Sie in der Werkzeugleiste von DocuDirect auf Auftrag deaktivieren oder wählen Sie im Menü Datei die Option Auftrag deaktivieren. Danach können Sie den Auftrag uneingeschränkt ändern. Sie können z. B. den Zeitpunkt für den Beginn oder das Ende der Ordnerüberwachung ändern.

Klicken Sie auf Auftrag aktivieren, wenn der Auftrag wieder aktiviert werden soll.