In Portfolios können Sie Dokumente zu einem bestimmten Thema zusammenstellen und dann bequem veröffentlichen oder weiterleiten. Damit wird die bisherige Paketerstellungsfunktion aus PDF Create erweitert. Portfolios sind Paketen insofern überlegen, als sie Unterordner sowie Dokumente verschiedener Dateitypen enthalten können, während Pakete ausschließlich PDF-Dateien auf derselben Ordnerebene enthalten können.
In einem Portfolio können Sie nicht nur PDF-Dateien, sondern auch Word-, Excel-, PowerPoint-Inhalte und eine Vielzahl von Bilddateien in einem eigenen Fenster anzeigen.
So erstellen Sie ein neues Portfolio:
Wählen Sie Datei > Neu > PDF-Portfolio erstellen, um das Fenster PDF Portfolio aufzurufen. Es wird ein leeres Portfolio mit dem Namen „Neues Portfolio_1“ erstellt. Bis Sie die Anwendung beenden, wird das Nummernsuffix mit jedem neuen Portfolio jeweils um eins erhöht, unabhängig davon, ob Sie ein neues Portfolio bereits unter einem neuen Namen gespeichert haben, geöffnet lassen und ein neues erstellen oder es ohne Speicherung schließen.
So öffnen Sie ein Paket oder ein Portfolio:
Führen Sie einen der folgenden Vorgänge aus:
Wählen Sie im Hauptmenü Datei > Öffnen, gehen Sie zum gewünschten Ordner, wählen Sie das Paket/Portfolio im Dialogfeld Öffnen aus und klicken Sie auf Öffnen oder
ziehen Sie das Paket/Portfolio aus Ihrem Dateisystem auf den Arbeitsbereich von Power PDF.
Portfolios werden in der Ansicht PDF-Portfolio angezeigt. Pakete werden im kombinierten Arbeitsbereich angezeigt, in dem sowohl die Menübefehle, Werkzeuge und Prozesse für PDF-Portfolios als auch die von Power PDF verfügbar sind.
Tipp:
Wählen Sie nicht Datei > Öffnen, da mit diesem Befehl die Datei in der Hauptanwendung und nicht im Portfolio geöffnet wird.
So unterdrücken Sie das Deckblatt beim Öffnen eines Portfolios
Ein Portfolio enthält – wie ein Paket – ein Deckblatt, das dem Empfänger mitteilt, was ein Portfolio ist und wie es verwendet wird. Wenn ein Empfänger das Portfolio öffnet, wird zunächst das Deckblatt angezeigt. Ebenso zeigen PDF-Anwendungen ohne Portfoliounterstützung beim Öffnen des Portfolios auch das Deckblatt an.
Um zu ändern, welches Portfolioelement in den oben genannten Fällen angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie die PDF-Datei aus, die anstatt des Standarddeckblatts geöffnet werden soll, und fügen Sie sie Ihrem Portfolio hinzu (weiter unten erfahren Sie, wie Sie einem Portfolio Dateien hinzufügen).
Wählen Sie die Miniaturansicht dieser PDF-Datei im Portfoliofenster aus.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Optionen den Eintrag Portfolio-Eigenschaften aus (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Miniaturansicht und wählen Sie die gleiche Option).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Öffnen des Portfolios aktuelles Dokument anzeigen.
Klicken Sie im Dialogfeld auf OK.
Speichern Sie Ihr Portfolio.
So bearbeiten Sie ein Portfolio:
Sobald ein Portfolio geöffnet ist, bieten verschiedene Schaltflächen in der Schnellzugriff-Werkzeugleiste portfoliospezifische Funktionen wie:
Speichern des gesamten Portfolios oder einer Datei daraus
Drucken des gesamten Portfolios oder des aktuellen Dokuments
Durchführen von Suchvorgängen u. a. Durchsuchen des gesamten Portfolios und
Anhängen des Portfolios an eine leere E-Mail.
Das Portfoliofenster hat eine eigene Werkzeugleiste mit den folgenden Werkzeugen (von links nach rechts):
Auf der Startseite werden Miniaturansichten für alle Dateien oder Ordner im Portfolio angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Miniaturansicht, um die folgenden Optionen aufzurufen:
Datei aus Portfolio speichern
Dateien hinzufügen: Hier können Sie nach Dateien suchen und diese in Ihr Portfolio einfügen. Die Datei wird dabei dupliziert, damit Ihr Portfolio intakt bleibt, auch wenn die ursprüngliche Datei von Ihrem Dateisystem gelöscht wird. (Alternativ können Sie den gleichen Befehl im Kontextmenü des Portfoliofensters auswählen oder einfach die Dateien mit der Maus auf das Fenster ziehen.)
Vorhandenen Ordner hinzufügen: Hier können Sie nach Ordnern suchen und sie in Ihr Portfolio einfügen. Der Ordner wird dabei dupliziert, damit Ihr Portfolio intakt bleibt, auch wenn der ursprüngliche Ordner von Ihrem Dateisystem gelöscht wird. (Alternativ können Sie den gleichen Befehl im Kontextmenü des Portfoliofensters auswählen oder einfach die Ordner mit der Maus auf das Fenster ziehen.)
Neuen Ordner erstellen: Hier können Sie einen neuen Ordner in Ihrem Portfolio erstellen (jedoch nicht in Ihrem Dateisystem).
Löschen: Löscht die ausgewählte Datei oder den ausgewählten Ordner aus Ihrem Portfolio. Dabei werden die Dateien oder Ordner nicht von Ihrem Dateisystem gelöscht, sie werden nur aus Ihrem Portfolio entfernt.
Sortieren nach: Sie können nach Name, Beschreibung, Änderungsdatum, komprimierter Größe oder Erstellungsdatum sortieren.
Alles auswählen / Auswahl aufheben
Deckblatt: Wählen Sie, ob das Deckblatt angezeigt werden soll.
Informationen anzeigen: Wählen Sie diese Option, um Datei- oder Ordnereigenschaften anzuzeigen. Name, Größe, Änderungsdatum, komprimierte Größe und Erstellungsdatum sind schreibgeschützte Eigenschaften, es kann nur die Beschreibung geändert werden.
Portfolio-Eigenschaften: Hier können Sie:
festlegen, welche Eigenschaftsfelder für Portfolioelemente angezeigt werden
festlegen, wie Portfolioelemente sortiert werden (Eigenschaft Sortieren nach und Sortierreihenfolge)
festlegen, wie das Portfoliofenster beim Programmstart angezeigt wird
angeben, ob das derzeit ausgewählte Portfolioelement beim Öffnen des Portfolios zuerst gezeigt werden soll.
In der Listenansicht wird eine Tabelle mit je einer Zeile für jede Datei oder jeden Ordner angezeigt. Die Tabelle enthält vier Spalten (Name, Beschreibung, Geändert, Größe). Über das Kontextmenü der Listenansicht stehen Ihnen neben den oben aufgeführten Optionen noch einige weitere zur Verfügung:
Ansicht: Wählen Sie, welche Spalten in der Listenansicht angezeigt werden sollen. Zur Auswahl stehen: Name, Beschreibung, Änderungsdatum, Größe, komprimierte Größe und Erstellungsdatum.
Wert bearbeiten: Wählen Sie, ob Sie den Namen des Portfolioelements oder dessen Beschreibung ändern möchten.- Geben Sie Ihren Text in das entsprechende Feld im Fenster Namen ändern / Beschreibung bearbeiten ein.
Die Spalten in der Listenansicht können neu sortiert, angezeigt oder ausgeblendet und erstellt oder gelöscht werden. (Die zuletzt genannte Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie im Kontextmenü eines Elements oder in der Dropdown-Liste Optionen den Befehl Portfolio-Eigenschaften wählen. Nur vom Benutzer erstellte Portfolio-Eigenschaften können gelöscht werden.)
Für schnellen und einfachen Zugriff stehen diese Funktionen auch direkt in der Werkzeugleiste im Portfoliofenster zur Verfügung. Dazu gehören:
Dateien hinzufügen: Siehe oben in der Beschreibung der Startseite.
Vorhandenen Ordner hinzufügen: Siehe oben in der Beschreibung der Startseite.
Neuen Ordner erstellen: Siehe oben in der Beschreibung der Startseite.
Optionen: Diese Dropdown-Liste bietet eine Reihe von Steuerelementen, die davon abhängig sind, was Sie im Portfoliofenster ausgewählt haben.
Wenn Sie im Fenster keine Auswahl getroffen haben, sind die folgenden Werkzeuge verfügbar: Sortieren nach, Alles auswählen, Deckblatt und Portfolio-Eigenschaften. Die Verwendung dieser Optionen wird oben in der Beschreibung der Startseite erläutert.
Wenn Sie ein Element oder einen Ordner ausgewählt haben, stehen die folgenden Funktionen zusätzlich zur Verfügung: Ordner öffnen, Löschen, Auswahl aufheben und Informationen anzeigen. Die Verwendung dieser Optionen wird oben in der Beschreibung der Startseite erläutert.
Wenn Sie eine Portfolio-Datei öffnen, werden in der Mitte der PDF-Portfolio-Werkzeugleiste (oder unten im Portfolio-Fenster) die Navigationsschaltflächen Vorheriges oder Nächstes angezeigt, so dass Sie zu anderen Objekten wechseln können.
So arbeiten Sie mit Unterordnern:
Wählen Sie Vorhandenen Ordner hinzufügen, um alle Dateien aus einem Ordner auf Ihrem System zu importieren. Sie können den Ordner auch einfach auf das Fenster PDF Portfolio ziehen.
Wählen Sie Neuen Ordner erstellen, um einen leeren Ordner anzulegen, den Sie dann füllen können.
Um Objekte in Unterordnern zu speichern, wählen Sie den gewünschten Unterordner aus und verwenden Sie dann die Schaltfläche Dateien hinzufügen oder ziehen Sie die Objekte mit der Maus in den Unterordner.
Um zu einem anderen Unterordner zu wechseln oder zur obersten Ebene zurückzukehren, wählen Sie den gewünschten Ordner in der Pfadliste aus, die oben links von der Miniaturansicht oder Listenansicht angezeigt wird.
So speichern Sie ein Objekt:
Sie können ein einzelnes Objekt aus Ihrem Portfolio speichern. Führen Sie einen der folgenden Vorgänge aus:
Öffnen Sie ein Objekt, das keine PDF-Datei ist, klicken Sie auf das Werkzeug Anhänge speichern und speichern Sie die Datei dann im Dialogfeld Speichern unter.
Öffnen Sie ein Objekt, das keine PDF-Datei ist, klicken Sie auf das Werkzeug Anhang öffnen, zeigen Sie die Datei an und speichern Sie sie wie gewohnt.
Wird eine Nicht-PDF-Datei zum ersten Mal nach dem Speichern geöffnet, müssen Sie möglicherweise die Zielanwendung aus einer Liste auswählen.