Verwenden von Kofax SignDoc

Vorbereitung zur Verwendung eines autorisierten Zertifikats mit SignDoc

1. Beziehen Sie Ihr Zertifikat von einer Zertifizierungsstelle (CA).
2. Konfigurieren Sie den SignDoc-Server für die Verwendung Ihres eigenen Zertifikats für das Signieren. Lesen Sie dazu die SignDoc-Serverdokumentation.
3. Fügen Sie das Stammzertifikat zum Windows-Zertifikatsspeicher auf dem Computer hinzu, auf dem Power PDF ausgeführt wird.
4. Öffnen Sie Datei > Optionen > Signatur > Signatur und klicken Sie dann unterÜberprüfung auf Mehr.

   Das Dialogfeld Signaturüberprüfung wird angezeigt.

5. Aktivieren Sie unter Windows-Integration die folgenden Kontrollkästchen:

   • Validierung von Signaturen

   • Validierung von zertifizierten Dokumenten

    

   Tipp: Alternativ können Sie das Stammzertifikat zur Liste Vertrauenswürdige Identitäten unter Sicherheit > IDs und Zertifikate > Vertrauenswürdige Identitäten hinzufügen. Es ist wichtig, es zum vertrauenswürdigen Stammzertifikat zu machen.

    

6. Klicken Sie in den Dialogfeldern auf OK, um sie zu schließen.

Bereitstellen der SignDoc-URL und der Anmeldeinformationen

1. Öffnen Sie das zu signierende Dokument.

   SignDoc arbeitet immer mit dem aktiven Dokument.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherheit in der Gruppe Signieren und Zertifizieren auf SignDoc.
3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Per Kofax SignDoc senden.
   Das Fenster Per SignDoc senden wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Fensters auf SignDoc-Optionen ().

   Das Dialogfeld SignDoc-Optionen wird angezeigt.

5. Geben Sie im Feld Server-URL die Server-URL ein.

    

   Beachten Sie: Die URL besteht aus einem Protokollschema (z. B. http://), einem SignDoc-Servicebasispfad und einer Portnummer.

    

6. Sie können auf Aktuellen Benutzer vergessen klicken, um die verwendeten Anmeldeinformationen zu löschen.
7. Klicken Sie auf OK.

   Power PDF Advanced überprüft die URL und speichert sie, falls sie funktioniert, dauerhaft. Falls die URL nicht reagiert, wird am unteren Rand des Dialogfelds in rot eine Fehlermeldung angezeigt und das Dialogfeld bleibt geöffnet. Sie können die URL bearbeiten und es erneut versuchen.

8. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Fensters auf Bei SignDoc anmelden ().

   Das Dialogfeld Anmelden wird angezeigt.

9. Geben Sie im Feld Konto-ID Ihre Kofax SignDoc-Konto-ID ein.
10. Geben Sie im Feld Benutzer-ID oder E-Mail-Adresse die Ihrem Benutzer zugewiesene ID oder E-Mail-Adresse ein.
11. Geben Sie das Benutzerkennwort in das Feld Kennwort ein.
    1. Sie können das Kontrollkästchen Anzeigen auswählen, um das Kennwort lesbar zu machen.
12. Klicken Sie auf Anmelden.

    Power PDF Advanced überprüft die Anmeldedaten und speichert sie, falls sie funktionieren, dauerhaft. Falls die Anmeldedaten ungültig sind, wird am unteren Rand des Dialogfelds in rot eine Fehlermeldung angezeigt. Das Dialogfeld bleibt offen. Sie können die Anmeldedaten bearbeiten und es erneut versuchen.

Ein Dokument per SignDoc senden

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherheit in der Gruppe Signieren und Zertifizieren auf SignDoc.
2. Wählen Sie aus der Liste Per Kofax SignDoc senden.

   Das Fenster Per SignDoc senden wird angezeigt.

3. Bearbeiten Sie im Fenster PerSignDoc senden unter Paket die Details des Kofax SignDoc-Pakets, die in den E-Sign-Anfrage-E-Mails verwendet werden.
   1. Name: Name des zu erstellenden SignDoc-Pakets.
   2. Beschreibung: Beschreibung des SignDoc-Pakets.
   3. Betreff: Text, der in der Betreffzeile der Benachrichtigungs-E-Mail an den Unterzeichner erscheint.
   4. Nachricht: Text, der im Nachrichtentext der E-Mail-Benachrichtigung an den Unterzeichner erscheint.
4. Fügen Sie unter Empfänger alle Unterzeichner und Prüfer zu der Liste hinzu.
   1. Klicken Sie auf Einen neuen Empfänger hinzufügen ().

      Das Dialogfeld SignDoc-Empfänger wird angezeigt.

   2. Geben Sie im Feld Name einen Namen oder Spitznamen ein, oder wählen Sie einen zuvor verwendeten.

       

      Hinweis: Wenn Sie Power PDF erneut starten, werden die letzten 10 in dieses Feld eingegebenen Namen gespeichert.

       

   3. Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, oder wählen Sie eine zuvor verwendete.
   4. Klicken Sie auf OK.

      Der Empfänger wird in der Liste der aktiven (hervorgehobenen) Listenelemente angezeigt.

   5. Wählen Sie die Empfängerrolle:

      • Unterzeichner (Standard)

      • Prüfer

   6. Sie können die vorhergehenden Schritte wiederholen, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
   7. Um einen Empfänger zu entfernen, wählen Sie ihn aus, klicken Sie auf Empfänger entfernen (), und dann im Dialogfeld zur Bestätigung auf Ja.
   8. Um einen Empfänger zu bearbeiten, klicken Sie auf Empfänger bearbeiten ().

      Das Dialogfeld Empfänger bearbeiten wird angezeigt, und Sie können die Felder Name und E-Mail-Adresse, wie oben beschrieben, ändern.

   1. Sie können das Kontrollkästchen In beliebiger Reihenfolge fertigstellen löschen, um die Unterzeichner in derselben Reihenfolge zu benachrichtigen, in der sie aufgelistet sind.

      Durch Löschen des Kontrollkästchens In beliebiger Reihenfolge fertigstellen werden die Schaltflächen Empfänger nach oben schieben () und Empfänger nach unten schieben () aktiviert. Verwenden Sie diese Schaltflächen, um die Position des ausgewählten Empfängers in der Liste zu ändern.

5. Felder hinzufügen
   1. Wählen Sie in der Liste der Empfänger den Empfänger aus, dem Sie das Feld zuweisen möchten.

       

      Hinweis Die untere Liste zeigt die Felder für den aktuell ausgewählten Empfänger an.

       

   2. Gehen Sie zur gewünschten Seite im aktiven Dokument, auf der Sie das Feld platzieren wollen.
   3. Wählen Sie in der Dropdownliste neben der Schaltfläche ein neues Feld hinzufügen (),den Typ des Felds aus, das Sie hinzufügen möchten:
      • Signaturfeld (Standard)
      • Textfeld
      • Kontrollkästchen
   4. Klicken Sie auf Ein neues Feld hinzufügen().

      Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz.

   5. Zeichnen Sie auf der Seite ein Rechteck, das das Feld repräsentiert.

      Das neue Feld wird rot dargestellt als ein Element in der Liste Feld und erhält seinen Namen gemäß diesem Schema:
      [Seite Seitennummer] Beschriftung

      Verwenden Sie das Feld Beschriftung, um die Beschriftung zu aktualisieren, die standardmäßig leer ist.

      Hinweis: Das aktuelle Feld wird immer in rot angezeigt.

       

   6. Allgemeine Feldattribute einrichten:
      1. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich, wird die Unterzeichnung des ausgewählten Felds optional.

         Dieses Kontrollkästchen ist bei neu erstellten Signaturfeldern standardmäßig aktiviert.

      2. Sie können im Feld Beschriftung eine Beschriftung hinzufügen, um es in der Liste leichter erkennbar zu machen.

         Dieser Text wird hinter der Seitennummer im Namen des Listenelements des Signaturfelds angezeigt.

   7. Legen Sie die für den Feldtyp spezifischen Attribute fest:
      1. Wählen Sie für ein Signaturfeld die dem Unterzeichner zu gewährenden Unterzeichnungsmethoden. Sie müssen mindestens ein Kontrollkästchen auswählen.
         • Signatur: Die Unterzeichner kann ein Signatur-Pad verwenden.
         • Foto: Der Unterzeichner kann eine Webcam verwenden.
         • Signaturbild: Die Unterzeichner kann eine Signaturbilddatei verwenden.
         • Click-to-Sign: Der Unterzeichner muss nur seinen Namen eingeben. Kofax SignDoc erzeugt eine elektronische Unterschrift mit einem Zeitstempel und einer SecureID.
      2. Legen Sie für ein Kontrollkästchen die folgenden Optionen fest:
         • Nur Lesen: Damit verhindern Sie, dass der Unterzeichner das Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert. Sie können für dasselbe Feld nicht sowohl „Nur Lesen“ als auch „Erforderlich“ auswählen.
         • Standardmäßig auswählen: Verwenden Sie das Kontrollkästchen als Standardauswahl.
      3. Legen Sie für ein Textfeld die folgenden Parameter fest:
         1. Ursprünglicher Text: Geben Sie den Text ein, der standardmäßig in dem Feld angezeigt wird.
         2. Nur Lesen: Verhindern Sie, dass der Unterzeichner das Feld ändert. Sie können für dasselbe Feld nicht sowohl „Nur Lesen“ als auch „Erforderlich“ auswählen.
         3. Mehrzeilig: Sie erlauben dem Unterzeichner damit, mehrere Textzeilen einzugeben.
   8. Sie können die vorhergehenden Schritte bei Bedarf wiederholen, um weitere Felder hinzuzufügen.
6. Klicken Sie auf Paket an Empfänger senden ().

   Das Dialogfeld Per Kofax SignDoc senden wird mit dem Paketprotokoll angezeigt. Der Text darf auch Fehlermeldungen enthalten. Falls der Vorgang erfolgreich ist, wird auf der letzten Zeile folgende Meldung angezeigt:

   Signing package created and sent to recipients.
   

    

7. Das Dokument wartet nun auf weitere Empfänger. Gehen Sie auf die SignDoc-Website, um den Status zu prüfen.

Signieren eines Dokuments mit Kofax SignDoc – Signatur

1. Öffnen Sie das zu signierende Dokument.
2. Wählen Sie Unterzeichnen mit Kofax SignDoc – Signatur.
3. Halten Sie die Maustaste mit dem Fadenkreuzzeiger gedrückt, und zeichnen Sie für die Unterschrift ein Rechteck auf der Seite.

   Der Mit Kofax SignDoc unterschreiben-Assistent wird angezeigt.

4. Geben Sie im Feld Name des Unterzeichners den Namen der unterzeichnenden Person ein.
5. Instruieren Sie den Unterzeichner, das Signatur-Pad für eine verbindliche Unterschrift zu verwenden.

    

   Hinweis Signaturgeräte verarbeiten nicht nur die visuelle Darstellung, sondern auch andere Aspekte der Handschrift, wie Geschwindigkeit und Intensität.

    

   Die Handschrift wird im Dialogfeld angezeigt.

6. Klicken Sie auf Weiter, sobald Sie fertig sind.

   Der Assistent geht zur nächsten Seite.

7. Wählen Sie unter Digitale ID aus der Liste Name ein Zertifikat aus, um es mit der Signatur zu senden.
   1. Sie können auf Details klicken, um das Dialogfeld Zertifikatsdetails anzuzeigen und die Zertifikatsinformationen zu überwachen.
   2. Falls das ausgewählte Zertifikat ein Kennwort erfordert, geben Sie es in das Feld Kennwort bestätigen ein.
8. Klicken Sie auf Signieren, um den Unterschriftsprozess abzuschließen.

Signieren eines Dokuments mit Kofax SignDoc – Bild

1. Öffnen Sie das zu signierende Dokument.
2. Wählen Sie Unterzeichnen mit Kofax SignDoc – Bild.
3. Halten Sie die Maustaste mit dem Fadenkreuzzeiger gedrückt, und zeichnen Sie für die Unterschrift ein Rechteck auf der Seite.

   Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt.

4. Wählen Sie die Bilddatei mit der Signatur aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

   Der Mit Kofax SignDoc unterschreiben-Assistent wird angezeigt.

5. Wählen Sie unter Digitale ID aus der Liste Name ein Zertifikat aus, um es mit der Signatur zu senden.
   1. Sie können auf Details klicken, um das Dialogfeld Zertifikatsdetails anzuzeigen und die Zertifikatsinformationen zu überwachen.
   2. Falls das ausgewählte Zertifikat ein Kennwort erfordert, geben Sie es in das Feld Kennwort bestätigen ein.
6. Geben Sie den Namen des Unterzeichners ein, und klicken Sie dann auf Speichern oderSpeichern unter.