Bates-numeroinnin opetusohjelma

Tehtävä:

Bates-numerot lisätään asiakirjajoukkoon, jotta jokainen sivu sisältää viitetiedot. Tätä varten luodaan Bates-leimausmalli.

• Tapausnumero on määritettävä. Tähän käytetään etuliitetekstiä.

• Asiakirjajoukkoon on lisättävä kuusinumeroinen Bates-numero, jotta joukon jokainen sivu sisältää yksilöllisen tunnisteen.

• Yrityksen nimi Kofax on lisättävä. Tähän käytetään Bates-numeron jälkiliitettä.

• Joukon jokaiseen asiakirjaan on lisättävä sivunumerointi. Tähän käytetään makroa.

• Leimauspäivämäärä on lisättävä. Tähän käytetään makroa.

Toimintosarja:

1. Avaa Lisää Bates-numerot -valintaikkuna valitsemalla Asiakirja > Bates-numerointi > Lisää. Asiakirja voi olla avoinna, mutta se ei ole välttämätöntä.

2. Napsauta Lisää tiedostot ja valitse selaamalla kaikki leimattavat tiedostot. Tarvittaessa esikatsele tiedostoja. Tarkista tiedostojen järjestys, sillä Bates-numerointia käytetään annetussa tiedostojärjestyksessä. Avaa Lisää ylä- ja alatunniste -valintaikkuna napsauttamalla OK.

3. Jätä Nimi-valintakenttään teksti [ei mitään] tai valitse olemassa oleva malli pohjaksi.

4. Määritä tekstimerkkijonon reunusasetukset siten, että ne eivät ole ristiriidassa asiakirjasivujen kohteiden kanssa.

5. Valitse Makrot-valintaruudusta Bates-numero ja napsauta Asetukset...

6. Pidä Bates-numeroinnin asetukset -valintaikkunassa numeron pituutena 6 ja aloitusnumerona 1.

7. Kirjoita Etuliite-kenttään tapaustunniste Case 20: ja lisää perään välilyönti.

8. Kirjoita Jälkiliite-kenttään –Kofax ja lisää perään välilyönti. Varmista, että esimerkki on oikein, ja napsauta OK.

9. Määritä haluttu sijainti ylä- tai alatunnisteessa ja valitse Lisää makro. Bates-numero lisätään koodatussa muodossa.

10. Valitse Makrot-valintaruudusta Sivunumero ja napsauta Asetukset. Määritä sivunumeroinnin muodoksi Sivu 1 / n ja päivämäärämuodoksi vvvv-kk-pp. Aseta kohdistin aikaisemmin lisätyn tekstimerkkijonon taakse ja valitse Lisää makro.

11. Valitse Makrot-valintaruudusta Päivämäärä, aseta kohdistin aikaisemmin lisätyn tekstimerkkijonon taakse, erota sivunumerointi päivämäärästä välilyönneillä ja napsauta Lisää makro.

12. Valitse Bates-mallin tekstimerkkijonolle pistekoko, kirjasin, tyyli ja väri.

13. Nimeä malli myöhempää käyttöä varten painamalla yläpuolella olevaa Luo-painiketta. Käytä sitä sitten määritettyihin tiedostoihin valitsemalla OK.

Tämä on luodun esimerkin syntaksi manuaalisesti lisätyillä välilyönneillä:

<<Bates-numero#6#1#Tapaus 20: #-Kofax >><<Sivu 1 / n>> <<vvvv-kk-pp>>

Tässä on valmiin leiman teksti, ja oheisessa taulukossa on sen osien selitykset.

Tapaus 20: 000001-Kofax 1/14 2012-03-19
 

Tässä esimerkissä sivunumerointi liittyy jokaiseen yksittäiseen asiakirjaan, mutta Bates-numero on tunniste kaikille sivuille kaikissa asiakirjoissa, jotka sisällytettiin nykyiseen leimaukseen. Bates-numerointi ei siis ala taas numerosta 1, kun asiakirja vaihtuu.