PDF-tiedostojen luonti asiakirjojen hallintajärjestelmistä

Jos se asennetaan Power PDF Advanced -ohjelmalla, Create Assistant voi tuoda tiedostoja asiakirjojen hallintajärjestelmästä (DMS).

• Napsauta Create Assistantissa Lisää, ja valitse avattavasta luettelosta Avaa asiakirjojen hallintajärjestelmästä. Näkyviin tulee Asiakirjojen hallintajärjestelmän valinta -valintaikkuna, jossa on pilvitallennussivustot (kuten Evernote) ja kaikki tuetut ja asennetut asiakirjojen hallintajärjestelmät tietokoneesi asiakaskomponentilla.
• Valitse haluamasi asiakirjojen hallintajärjestelmä. Create Assistant muistaa valintasi ja Asiakirjojen hallintajärjestelmän valinta -valintaikkuna ei tule näkyviin uudelleen ennen kuin sovellus käynnistetään uudelleen.

DMS-järjestelmästä tuodut tiedostot ovat kirjoitussuojattuja kopioita; alkuperäisiä tiedostoja ei käytetä.

Microsoft SharePoint

Power PDF-ohjelmassa (yhdistettynä PDF Create -ohjelmaan) on tämän asiakirjojen hallintajärjestelmän tuki ja sen edellyttämä käyttöliittymä, johon kuuluu kolme valintaikkunaa.

Avaa SharePoint-sivustosta

Tämä valinta avaa määritetyn SharePoint-sijainnin, josta voi valita yhden tiedoston. Sivustot-painike avaa SharePoint-sivustot-valintaikkunan, josta voi siirtyä toiseen sivustoon.

SharePoint-sivustot

Tässä voi ylläpitää SharePoint-sivustojen luetteloa. Avaa Yhteysasetukset-valintaikkuna napsauttamalla Lisää.

Yhteysasetukset

Tässä voi antaa palvelimen ja sivuston nimen tai SharePoint-sivuston tarkan URL-osoitteen. Halutun sivuston voi asettaa oletukseksi, johon Avaa asiakirjojen hallintajärjestelmästä -komento johtaa.

Muu DMS-tuki

Tuetut järjestelmät on mainittu järjestelmävaatimuksissa.

eDOCS, iManage ja iManage WorkSite-järjestelmiä ja niiden tiedostoja käytetään suoraan järjestelmien omien käyttöliittymien kautta.

Luodut PDF-tiedostot voi tallentaa takaisin asiakirjojen hallintajärjestelmään yksi kerrallaan. Lisätietoja on kohdassa Tallennus asiakirjojen hallintajärjestelmiin.

Suora työ

SharePoint-, eDOCS- tai iManage WorkSite -järjestelmässä työskenneltäessä käytössä on kaksi Kofax PDF -toimintoa:

• Valitse asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttöliittymässä muu kuin PDF-tiedosto ja muunna se Suora PDF -muotoon. Lähdetiedosto säilyy ennallaan. PDF tallentuu samaan sijaintiin ja samalla nimellä kuin lähde.
  

• Valitaan tietokoneen tiedostojärjestelmästä muu kuin PDF-tiedosto, muunnetaan se PDF-muotoon ja tuodaan se asiakirjojen hallintajärjestelmään nykyiseen tai annettuun sijaintiin.

Molemmissa on kyse automaattisesti taustalla tapahtuvasta suorasta muunnosta. Kuvatiedostot kuten BMP, JPG, PNG, TIFF ja asiakirjatiedostot kuten XPS, PS ja EPS käsitellään suoraan asianmukaisilla oletusasetuksilla. Muut asiakirjat, kuten Word-tiedostot, tulostetaan PDF Create -ohjelmaan. Tämä edellyttää, että kyseiseen tiedostotyyppiin yhdistetty lähdesovellus on asennettu järjestelmään. Tällöin muuntoon käytetään Power PDF -tulostinohjaimen nykyisiä asetuksia.

PDF-tiedostojen luonti SharePoint-järjestelmästä

Järjestelmänvalvojan on määritettävä tämä toiminto, jotta se olisi käytössä SharePoint-järjestelmässä.

SharePoint-järjestelmässä olevasta muusta kuin PDF-tiedostosta voi luoda PDF-version valitsemalla sen ja valitsemalla sen pikavalikosta Luo PDF. PDF-tiedoston liittää uuteen sähköpostiviestiin oletussähköpostisovelluksesta sijoittamatta kopiota tiedostosta SharePoint-järjestelmään valitsemalla Lähetä PDF.

PDF-tiedoston voi luoda ulkoisesta tiedostosta siirtymällä haluttuun SharePoint-kansioon ja valitsemalla Uusi-valikon. Valitse Uusi Kofax PDF -valinta (jonka järjestelmänvalvoja on voinut nimetä toisin), ja hae tiedosto.

PDF-tiedostojen luonti eDOCS-järjestelmästä

Tiedostoista voi luoda PDF-version eDOCS-järjestelmässä valitsemalla Windowsin resurssienhallinnan DM-laajennus-asiakassovelluksen pikavalikosta Luo PDF. Tuettujen tiedostotyyppien luettelo on kohdassa PDF Create Assistant. Käytettävissä on myös Lähetä PDF sähköpostitse -toiminto.

Ulkoisesta tiedostosta voi luoda PDF-version valitsemalla Asiakirja-valikosta Luo uusi PDF-tiedosto. Julkaisuprofiilin laadinnan aikana määritetään lähdeasiakirja ja kohteen sijainti eDOCS-järjestelmässä.

PDF-tiedostojen luonti iManage WorkSite -järjestelmästä

Käytä iManage-asiakassovelluksen Kofax PDF-laajennuksen Kofax PDF -työkaluriviä. Katso lisätietoa kohdasta Lisää lisäosana saatavasta iManage-työkalurivistä.

PDF-tiedostoja voi luoda iManage-verkkoliittymästä

Tarvitset seuraavat asiat tätä tehtävää varten:

• Power PDF -lisäosa iManage 10:lle asennettuna iManage-palvelimelle.
• Toimiva iManage-tili.

1. Kirjaudu iManageen verkkoselaimellasi.
2. Valitse muunnettavat tiedostot. Voit valita XPS-, Office- ja kuvatiedostoja.
3. Suorita Luo PDF -komento jatkamalla yhdellä seuraavista:
   • Napsauta … -kuvaketta asiakirjan vieressä oikealla ja valitse Luo PDF ().
   • Napsauta Luo PDF () asiakirjaluettelon otsikossa.
   • Avaa asiakirjan esikatselu ja napsauta Luo PDF () otsikossa.
4. Jos valitsit useita tiedostoja, Yhdistä kohteet yhdeksi PDF-tiedostoksi -valintaikkuna tulee näkyviin.

   1. Päätä, kuinka valittuja tiedostoja käytetään:

      • Luo PDF-tiedosto kustakin lähdeasiakirjasta: Luo PDF-tiedoston jokaisesta lähdeasiakirjasta käyttämällä alkuperäisiä tiedostonimiä.

      • Kokoa tiedostot yhteen PDF-tiedostoon: Yhdistää kaikki lähdetiedosto:t yhdeksi PDF-kohdetiedostoksi. Valitse alla olevasta luettelosta tiedosto ja aseta sitten järjestys Ylös- ja Alas-painikkeilla.

   2. Valitse miten tulostiedosto tai -tiedostot ladataan iManage-palvelimelle:
      • Tallenna uusi asiakirja: Lataa kohdetiedoston tai -tiedostot uudeksi iManage-asiakirjaksi. Uusilla asiakirjoilla on sama nimi mutta yksilöllinen asiakirjanumero. Voit myös valita Liitä PDF alkuperäiseen alkuperäisen tiedoston yhdistämiseksi tiedoston ominaisuuksissa.
      • Tallenna uusi versio: Lataa kohdetiedoston tai -tiedostot iManage-asiakirjan tai -asiakirjojen versiona.
        Huomautus: Jokaisella asiakirjaversiolla saattaa olla eri tiedostomuoto.
5. Jos valitsit yhden tiedoston, Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse miten tulostiedosto ladataan iManage-palvelimelle, kuten yllä kuvattiin.

Kun lataus on valmis, kohdetiedosto tai -tiedostot tulevat näkyviin iManage-asiakirjaluettelosi. Päivitä luettelo tarvittaessa. Katso lisätietoja kohdasta Integraatio asiakirjojen hallintajärjestelmään.

Huomautus

Worldox-, Documentum- ja DocuShare -järjestelmissä lähdetiedostoja ei voi avata suoraan omasta asiakirjojen hallintajärjestelmästä. Tällöin tiedosto on valittava Create Assistant -ohjelman Lisää / Avaa asiakirjojen hallintajärjestelmästä -komennolla ja tallennettava takaisin DMS-järjestelmään valitsemalla Tallenna asiakirjojen hallintajärjestelmään. Lisätietoja on kohdassa Tallennus asiakirjojen hallintajärjestelmiin.