Suosittelemme, että kohdan Koti > Kappale Näytä/Piilota-painikkeesta valitaan Näytä, jotta nähdään, miten muunnetun asiakirjan asettelu esitetään. Jos et näe tätä painiketta, valintanauhaa on ehkä mukautettava.
Jos XPS- tai PDF-tiedostotyyppi avataan Avaa tiedosto -valintaikkunasta, Word-asiakirjoja ei voi nimetä etukäteen. Ne näkyvät Word-ohjelmassa alkuperäisillä nimillä (PDF tai XPS). Tiedostoja voi muokata ilman etukäteen tallennusta, mutta ne kannattaa tallentaa Tallenna nimellä -komennolla ennen suuria muokkauksia. Lähdetiedosto on lukittu muilta käyttäjiltä, kunnes muunnettu tiedosto tallennetaan.
Älä käytä Tallenna-komentoa, koska silloin uusi tiedosto korvaa alkuperäisen. Käytä aina Tallenna nimellä -komentoa.
Älä käytä Sulje-komentoa, ellei muunnettua asiakirjaa ole tallennettu. Muutoin uusi tiedosto menetetään. Word ei tunnista asiakirjaa muuttuneeksi tai tietoa menetetyksi. Näin aikaa vieneen muunnon tulokset voidaan menettää.
Älä valitse Sulje-komentoa tiedoston muokkauksen jälkeen ja sen jälkeen hyväksy tiedoston tallennusta Word-muodossa. koska silloin uusi tiedosto korvaa alkuperäisen.
Kaikissa muissa tapauksissa Word-asiakirja nimetään ennen muuntoa, joten tiedostoa voi muokata, ja sen voi tallentaa uudelleen vapaasti.
PDF Convert on suunniteltu toistamaan alkuperäiset sivut mahdollisimman tarkasti ja pitämään sarakkeet, otsikot, kuvat ja kehystetyt elementit alkuperäisen kaltaisina. Ohjelmassa on kaksi tapaa tehdä tämä: palstat ja True Page. Jälkimmäinen sijoittaa kaikki sivuelementit tekstiruutuihin tai kehyksiin. Edellinen muotoilee sivut palstan- ja kappaleenvaihdoilla sekä reunusasetuksilla ja poistaa ruudut, jos se on mahdollista.
Jos muunnettu sivu näyttää erilaiselta, sen alkuperäinen asettelu on mahdollista luoda vain pienellä muokkauksella: poistamalla tai lisäämällä palstan- tai kappaleenvaihtoja. Näytä ja piilota vaihtoja, välilehtiä ja välejä siirtymällä kohtaan Tiedosto > Asetukset > Näytä.
Suosittelemme, että kohdan Koti > Kappale Näytä/Piilota-painikkeesta valitaan Näytä, jotta nähdään, miten muunnetun asiakirjan asettelu esitetään. Jos et näe tätä painiketta, valintanauhaa on ehkä mukautettava.
Palstat
Sarakkeiden poisto
Jos et tarvitse muunnettaessa luotuja sarakkeita, valitse kohdassa Sivuasettelu > Sivun asetukset > Sarakkeet oleva vaihtoehto Yksi.
Palstanvaihtojen poisto
PDF Convert sijoittaa palstanvaihtoja alkuperäisten palstojen loppuun, jotta alkuperäinen asettelu säilyisi.
Palstanvaihtomerkki tuodaan näyttöön Tulostusasettelu-näkymässä valitsemalla Tiedosto > Asetukset > Näytä > Näytä kaikki muotoilumerkit.
Joissakin tapauksissa palstateksti ei ehkä mahdu luodun tiedoston asettelussa käytettävissä olevaan tilaan. Tällöin alkuperäisten palstojen lopussa olevat palstanvaihdot saattavat jatkua seuraavaan palstaan, ja seuraavan alkuperäisen palstan sisältö saattaa jatkua kolmanteen palstaan. Ongelma ratkeaa helposti, kun palstanvaihto poistetaan.
Sama toiminto on suoritettava, jos alkuperäiseen lisätään merkittävästi uutta tekstiä.
Palstanvaihtojen lisäys
Määritä seuraavan palstan tarkka alkukohta siirtymällä kohtaan Sivuasettelu > Sivun asetukset > Vaihdot ja valitse Sarake.
Kehykset ja tekstiruudut
Grafiikka sijoitetaan joko tekstiruutuihin tai kehyksiin. Lisätietoja on Microsoft Wordin Ohjeessa kohdassa Tekstikehyksen ja kehyksen ero. Jos kappaleen loppu ei ole näkyvissä, sen saa näkyviin vierittämällä tekstiruutua alas. Koko tekstin voi saada näkyviin myös muuttamalla tekstiruudun kokoa tai valitsemalla tekstin ja pienentämällä sen kirjasinkokoa.
Taulukot
Lähdetiedostot eivät yleensä tallenna taulukoita taulukkoina vaan soluista lähtöisin olevina merkkijonoina. Ohjelma rakentaa taulukot uudelleen. Se toimii luotettavimmin ruudukollisissa taulukoissa (taulukoissa, joissa solut erotetaan viivoilla), mutta sillä voi muuntaa myös muita taulukkoja.
Kirjasimet
PDF Convert ei poimi PDF- tai XPS-tiedostoihin upotettuja fontteja. Se tulkitsee PDF- ja XPS-tiedostoissa havaittuja kokoja, muotoja, paksuuksia ja kirjasintyyppejä ja käyttää parhainta vastinetta, jonka se löytää järjestelmään asennetuista kirjasimista. Laajan asennettujen kirjasimien valikoiman ansiosta kirjasimien hahmonnus onnistuu paremmin.