Tässä valintaikkunassa voi valita asetuksia, joilla ohjataan PDF- tai XPS-sähköpostiliitteiden muuntoa muokattavaan muotoon, sähköpostiviestien ja niiden liitteiden arkistointia PDF-muotoon sekä PDF-tiedostojen luontia muista kuin PDF-liitteistä.
Näitä asetuksia voi käyttää Microsoft Outlook -sovelluksessa.
Napsauta sähköpostisovelluksessa Asetukset-painiketta. Näkyviin tulee Asetukset-valintaikkuna, jossa on kolme välilehteä.
PDF-muunnosasetukset
Käytä Convert Assistant -ohjelmaa
Valitse tämä, jos haluat muuntaa Convert Assistant -ohjelman kautta. Assistant avautuu, kun PDF Convert työkalua napsautetaan.
Muunna PDF ilman Assistant-ohjelmaa muotoon:
Valitse tämä suoraan muunnokseen ja valitse kohdetiedoston kohdesovellus valintaruudusta. Suora muunto alkaa, kun PDF Convert työkalua napsautetaan:
Huomautus
Suorassa muunnossa käytettävä tallennuspolku otetaan Convert Assistant -ohjelman asetuksesta. Jos Sama kuin lähdekansio on valittu, kohdetiedosto tallennetaan [Tiedostot]-kansioon.
Useita liitteitä
Muunna kaikki liitteet: Valitse tämä, jos haluat aina muuntaa kaikki liitteet.
Pyydä tekemään valinta: Valitse tämä, jos haluat aina valita muunnettavat PDF- tai XPS-liitteet. Kun PDF Convert -painiketta painetaan, näkyviin tulee luettelo kaikista viestiin kuuluvista liitteistä. Valitse muunnettavat liitteet.
Jos Valitse kaikki liitteet -valintaruutu on valittu, kaikki liitetiedostot muunnetaan. Suora muunto alkaa, kun OK-painiketta painetaan. Tällä valinnalla ei ole vaikutusta, jos valitaan vain yhden liitteen sisältäviä viestejä.
Sähköpostin arkistointiasetukset
Arkistomuoto
Valitse yksi tuetuista PDF-tiedostomuodoista. Tällä valintaruudulla voi määrittää luotavien tiedostojen version. Tallenna sähköpostiviestit PDF-pakettina -vaihtoehto vaatii PDF-version 1.7 tai uudemman.
Arkistointimenetelmä
Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
Yhdistä sähköpostiviestit yhdeksi PDF-tiedostoksi: Sähköpostiviestit ja muut kohteet (esim. yhteystiedot ja tapaamiset) tallennetaan yhteen PDF-tiedostoon. Arkistoinnin yhteydessä on annettava kohdekansio ja PDF-tiedoston nimi.
Arkistoi sähköpostiviestit erikseen: Sähköpostiviestit ja muut kohteet tallennetaan erillisiksi PDF-tiedostoiksi. Arkistoinnin yhteydessä on annettava vain kohdekansio. Luodut PDF-tiedostot nimetään sähköpostiviestin aiheen mukaan. Luotujen tiedostojen nimien loppuun lisätään tarvittaessa järjestysnumero. Jos kalenteri arkistoidaan tämän asetuksen ollessa käytössä, kaikista tapaamisista luodaan erillinen PDF-tiedosto.
Tallenna sähköpostiviestit PDF-pakettina: Sähköpostiviestit ja muut kohteet muunnetaan erillisiksi PDF-tiedostoiksi ja lisätään PDF-pakettiin. Arkistoinnin yhteydessä on annettava kohdekansio ja PDF-tiedoston nimi. Tallenna sähköpostiviestit PDF-pakettina -asetuksista löydät seuraavat lisäasetukset:
Järjestys: Avaa luettelo napsauttamalla nuolta ja valitse kenttä, jota haluat käyttää sähköpostiviestien lajitteluperusteena arkistoinnissa.
Laskeva: Valitse tämä, jos haluat esittää viestit käänteisessä järjestyksessä.
Jaa sähköpostien mukaan: Valitse tämä, jos haluat jakaa PDF-arkistopaketteja. Arkistointi aloittaa uuden paketin oletusarvoisesti 1000 sähköpostiviestin välein. Lukumäärää voidaan muuttaa oikealla olevassa tekstiruudussa.
Huomautus
Otsikkotietojen vaihtoehdot ovat saatavilla vain Power PDF 3.0 -versiossa ja sitä uudemmissa versioissa.
Valitse ennen jokaista sähköpostia lisättävät otsikkotiedot:
Liitteet
Lisää erotussivuja: Tämä valintaruutu on käytettävissä vain Power PDF 3.0 -versiossa ja sitä uudemmissa versioissa ja vain jos Liitä liite PDF-tiedostoon on valittuna avattavassa Sähköpostiviestin liitteet -valintaikkunassa. Poista liitteiden väliset erotussivut poistamalla Lisää erotussivuja -valintaruudun valinta.
Liitä alkuperäinen viesti PDF-tiedostoon: Lisää jokainen alkuperäinen viestitiedosto arkistoon liitteenä.
Arkistoi alikansiot
Valitse tämä, jos haluat arkistoida kansioiden alikansiot. Poista valinta, jos et halua arkistoida alikansioita.
Sisällysluettelo
Valitse tämä, jos haluat arkiston sisällysluettelon.
Jaa tiedoston koon mukaan
Valitse haluamasi tiedostokoko (Mt), jonka mukaan tiedostojen arkistointi jaetaan. Oletusarvo on 500.
PDF:n luontiasetukset
Useita liitteitä
Tässä voi määrittää, miten useita liitteitä sisältäviä viestejä käsitellään.
Jos haluat, että kaikki liitteet muunnetaan aina PDF-tiedostoiksi ilman käyttäjän toimia ja että ne tallennetaan viimeksi käytettyyn paikkaan, valitse Muunna kaikki liitteet.
Valitse Pyydä tekemään valinta saadaksesi luettelon liitteistä. Näin voit valita, mitkä liitteet muunnetaan PDF-tiedostoksi ja voit valita tallennussijainnin.