Digitaalisen allekirjoituksen voi lisätä asiakirjaan, kun ensin on hankittu digitaalinen tunnus varmennetiedoston sisällä. Digitaalisen allekirjoituksen avulla voidaan vahvistaa, että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen. Jos muutoksia on tehty, vertailun avulla voidaan näyttää muutokset.
Allekirjoitukset voidaan sijoittaa suoraan tai ne voidaan sisällyttää uudelleenkäytettäviin allekirjoituksen malleihin.
Allekirjoituksen malleja voidaan luoda ohjatulla Uusi allekirjoituksen malli -toiminnolla, jonka saa näkyviin napsauttamalla Allekirjoita ja varmenna -paneelissa Lisää. Jos tallennettuja malleja ei ole, ensimmäisen mallin voi luoda napsauttamalla kohdassa Suojaus > Allekirjoita ja varmenna joko Allekirjoita tai Varmenna. Anna mallille nimi ja kuvaus ja hyväksy tarjottu digitaalinen tunnus tai lisää toinen napsauttamalla Lisää. Tämän jälkeen voi joko pelkästään allekirjoittaa asiakirjan tai myös varmentaa sen, mikä tarkoittaa PDF-tiedoston sallittujen toimintojen rajoittamista (muutoksia ei sallittu, vain lomakkeiden täyttäminen sallittu tai lomakkeiden täyttäminen ja kommentointi sallittu). Seuraavaksi määritellään oman allekirjoituksen ulkoasu. Ohjattu toiminto ehdottaa tavanomaista ulkoasua. Tallenna malli napsauttamalla Valmis.
Asiakirjan voi allekirjoittaa tai allekirjoittaa ja varmentaa valitsemalla Suojaus-valintanauhasta oikean työkalun:
Allekirjoita: sijoita sivulle näkyvä tai näkymätön allekirjoitus.
Varmenna: sijoita sivulle allekirjoitus (valitse avattavasta valikosta näkyvä tai näkymätön) ja lisää asiakirjan käyttöä koskevat rajoitukset.
Kun ensimmäinen allekirjoitus on luotu, Allekirjoita-työkalu sijoittaa kyseisen allekirjoituksen tai oletukseksi määritetyn allekirjoituksen sivulle haluttuun kohtaan. Varmenna toimii samalla tavalla.
Asiakirja voidaan pelkästään allekirjoittaa Allekirjoita ja varmenna -paneelin yläosassa tai allekirjoittaa ja varmentaa paneelin alaosassa. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjojen allekirjoitus ja varmennus. Kaikki luodut allekirjoituksen mallit näkyvät vastaavassa paneelin kohdassa valmiina käytettäväksi.
Asiakirjojen suojaaminen varmennesuojauksella toimii allekirjoituksen tavoin, koska se vahvistaa PDF-tiedostojen vastaanottajille, että tiedostot ovat todella peräisin sinulta ja että niiden sisältöön voi luottaa.
Huomautus
Asiakirjaan voi sijoittaa käsin kirjoitetun allekirjoituksen kohdasta Suojaus > Allekirjoita ja varmenna > Käsin kirjoitettu allekirjoitus. Se ei suojaa asiakirjaa millään tavalla. Sitä käsitellään leiman tavoin, mutta se ei näy Leimat-paneelissa tai Allekirjoitukset-paneelissa. Se näkyy Kommentit-paneelissa (muiden leimojen tavoin), jolloin sitä voidaan tarkastella, kommentoida jne.