インデックスは、大量の PDF ファイルを容易に検索して取得できるよう、それに適した形式でファイルの内容を小さくまとめて保存したものです。
[詳細処理] > [処理] の [インデックス] に移動し、ドロップダウン リストから [フルテキスト インデックスの作成] を選択して、新しいインデックスを作成するか、既存のインデックスを更新します。
インデックスは、PDF ドキュメントの作成言語が 1 バイト文字でも、2 バイト文字 (中国語、日本語、または韓国語) でも作成できます。また、ドキュメントのテキストだけでなく、しおり、注釈、添付ファイル、デジタル署名、フォーム フィールド、メタデータ、およびその他のカスタム ドキュメント プロパティのインデックスも作成可能です。
フォルダのセットを定義して、それらに含まれるすべての PDF ファイルから 1 つのインデックスを作成できます。インデックスを作成する場合、開始前に、インデックスを保存するフォルダを選択します。インデックス作成処理はバックグラウンドで実行され、小容量のインデックス定義ファイル (拡張子 zpi) が作成されます。また、zpi ファイルと同じ名前で「_index」という接頭辞の付いたサブフォルダが自動的に作成され、インデックス定義ファイルは、ここに保存されているインデックス ファイルを参照します。
これらの検索インデックスは PDF ファイルに埋め込まれているわけではありません。他のユーザーもインデックスを利用できるようにするには、共有の場所に保存する必要があります。単一のドキュメントの埋め込みインデックスを作成してドキュメントを本当の意味で "ポータブル" にするには、同じドロップダウン リストの別のコマンドを使用します。
インデックス作成の準備
インデックスを作成するすべての PDF ドキュメントを 1 つまたは複数のフォルダーに集めます。既存のフォルダーを選択する場合は、インデックスを作成する PDF ファイルしか含まれていないことを確認してください。
PDF ファイルとインデックスを移行する予定がある場合は、1 つのフォルダーに保存した方が効率的です。
ドキュメント プロパティを PDF ドキュメントに追加して、検索条件として使用できるようにします。
[ファイル] > [情報] を使用して、タイトルの [プロパティ] をクリックします。[説明] パネルを使用して、タイトル、サブジェクト、作者、ベース URL、および内容を説明するキーワードをいくつか入力します。カスタム定義フィールドを追加するには、[カスタム] パネルを使用します。
注
ドキュメントを墨塗りして機密情報を削除する前にカタログを作成した場合、その情報はインデックスから削除されず簡単に検索できる状態になってしまうため、注意してください。墨塗りが終了すると、ドキュメント要素の削除も実行するようメッセージが表示されます。メッセージに従ってインデックスを削除してください。墨塗りと検査は、ドキュメントのコピーを作成して、そのコピーに対して実行することをお勧めします。こうすることで、元のドキュメントのインデックスを保持できます。
大容量の PDF ファイル数百個のインデックスを作成する場合、時間がかかるだけでなく、コンピュータのリソースを消費する可能性があります。そのため、このような場合は昼食時などに処理を実行することをお勧めします。