PDF ファイルは、Microsoft Outlook で作業しているときに作成できます。以下から PDF ファイルを作成することができます。
電子メール メッセージの PDF 以外の添付ファイルから。ローカル コンピュータに保存されます。
ローカル コンピュータにある PDF 以外のファイルから。現在の電子メール メッセージに添付されます。
1 つまたは複数のメーリング項目から。アーカイブとしてローカル コンピュータに保存されます。
このトピックの残りは、主にメールのアーカイブについて説明し、アーカイブ関連の他のトピックへのリンクを提供します。
このプログラムでは、選択したメール項目またはフォルダー全体から PDF ファイルを作成するために、MS Outlook 用のアドインが提供されます。この機能には、Outlook メイン ウィンドウの [Kofax PDF] リボン、開いているメッセージ ウィンドウ。
Outlook のメイン ウィンドウの [Kofax PDF] リボン:
PDF 変換のツールとグループ (このコンポーネントがインストールされ、その統合が [ファイル] > [オプション] で有効になっている場合にのみ表示されます)。
フォルダーをアーカイブ:選択したフォルダーのすべての項目をアーカイブします (サブフォルダーを含めるかどうかは指定可能)。このツールは、Outlook メイン ウィンドウのツール バーのみで利用できます。
電子メールをアーカイブ:Outlook のメイン ウィンドウで選択したメールの 1 つまたは複数の PDF ファイルからアーカイブを作成します。
添付ファイルから PDF を作成:これは現在選択されているメッセージのすべての添付ファイルに適用されます。ただし、選択の許可を問うプロンプトを要求できます。これは、現在のメッセージに PDF に変換できるファイル タイプの添付ファイルが 1 つ以上含まれている場合にのみ有効になります。「メール添付ファイルからの PDF ファイルの作成」を参照してください。
ファイルを PDF としてメールに添付:現在のドキュメントに添付するファイルを 1 つ以上選択します。PDF ファイルは直接添付されます。PDF 以外のファイルはまず PDF に変換されます。
設定:3 つのタブがあるダイアログ ボックスで、PDF の作成、変換、アーカイブの設定を行います。
Outlook のメッセージ ウィンドウの [Kofax PDF] リボン:
これは上記と同じツールを提供します。ただし、[フォルダをアーカイブ] ツールがありません。
アーカイブに関する詳細については、次を参照してください。
Outlook のメッセージから手紙をアーカイブするには
[設定] ツールをクリックします。
[設定] ダイアログ ボックスで PDF のバージョンを選択し、メール添付ファイルの処理方法を決定します (メール添付ファイルがある場合)。ダイアログ ボックスを閉じます。
[電子メールをアーカイブ] ボタンをクリックします。
[名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、アーカイブするデフォルトのターゲット フォルダーを受け入れるか変更し、[OK] をクリックします。作成される PDF ファイルの名前は、電子メール メッセージの件名から生成されます。デフォルトのターゲット フォルダーは、[ドキュメント] > [お気に入りの PDF] > [Outlook アーカイブ] です。
[保存] をクリックします。
アーカイブ処理が開始され、処理が終了すると PDF 出力ファイルが (添付ファイルがある場合は添付ファイルと共に) ターゲット フォルダーに保存されます。
注
画面に [Kofax PDF] リボンが表示されない場合は、「トラブルシューティング」を参照してください。