Создание PDF-файлов из систем управления документами

Если установлена программа Power PDF Advanced, инструмент Create Assistant может импортировать данные из системы управления документами.

В Create Assistant нажмите Добавить, затем в раскрывающемся списке выберите Открыть из системы управления документами. Отобразится диалоговое окно Выбор системы управления документами с перечнем сайтов облачных хранилищ (например Evernote) и всех поддерживаемых и установленных систем управления документами, для которых на компьютере установлены клиентские компоненты.
Выберите предпочтительную систему управления документами. Create Assistant запомнит ваш выбор и больше не будет отображать диалоговое окно Выбор системы управления документами, до тех пор пока вы не перезапустите приложение.

Файлы, импортированные из системы управления документами, представляют собой копии, доступные только для чтения; оригиналы остаются неизменными.

Microsoft SharePoint

Программа Power PDF (с компонентом PDF Create) поддерживает эту систему управления документами, предоставляя необходимый интерфейс, состоящий из трех диалоговых окон.

Открыть из SharePoint

Эта команда открывает определенное расположение SharePoint, где можно будет выбрать один файл. Кнопка Сайты открывает диалоговое окно «Сайты SharePoint», чтобы можно было выбрать другой сайт.

Сайты SharePoint

Эта команда служит для работы со списком сайтов SharePoint. Кнопка Добавить открывает диалоговое окно «Параметры подключения».

Параметры подключения

В этом окне можно ввести имена сервера и сайта или указать точный URL-адрес сайта SharePoint. Здесь также можно настроить сайт таким образом, чтобы при выборе команды Открыть из системы управления документами выполнялся переход на этот сайт.

Поддержка других систем управления документами

Поддерживаемые системы управления документами подробно описаны в разделе Требования к системе.

Системы eDOCS, iManage и iManage WorkSite доступны через собственные интерфейсы для работы с файлами.

Созданные PDF-файлы можно также сохранить в системе управления документами (по одному за раз). См. раздел Сохранение в системах управления документами.

Работа на месте

При работе в системе SharePoint, eDOCS или iManage WorkSite приложение Kofax PDF предоставляет две службы.

Выбор одного файла не в формате PDF в интерфейсе системы управления документами и преобразование его в PDF на месте. Исходный файл остается неизменным. PDF-файл помещается в то же местоположение, и ему присваивается имя исходного файла.
Выбор одного файла не в формате PDF на локальном компьютере для преобразования в формат PDF и импорта в систему управления документами в заданном или текущем месте.

В обоих случаях выполняется прямое преобразование в фоновом режиме. Изображения (формат BMP, JPG, PNG, TIFF) и документы (формат XPS, PS и EPS) обрабатываются напрямую с применением подходящих параметров по умолчанию. Другие документы (например, файлы Word) выводятся на принтер PDF Create. Поэтому в системе должно быть установлено приложение, связанное с этим типом файла. В таких случаях преобразование осуществляется с использованием текущих параметров в драйвере принтера Power PDF.

Создание PDF-файлов из SharePoint

Чтобы эта функция была доступна в SharePoint, ее должен настроить администратор.

Чтобы создать PDF-файл из поддерживаемого файла не в формате PDF в системе SharePoint, выделите этот файл и выберите в контекстном меню команду Создать PDF. Выберите команду Отправить PDF, чтобы вложить PDF-файл в новое почтовое сообщение в почтовом клиенте по умолчанию, без помещения копии в SharePoint.

Чтобы создать PDF-файл из внешнего файла, перейдите в нужную папку SharePoint и откройте меню Создать. Выберите пункт Новый Kofax PDF (название может отличаться, поскольку администратор может изменить его) и укажите путь к файлу.

Создание PDF-файлов из eDOCS

Чтобы создать PDF из файлов в системе eDOCS, выберите команду Создать PDF в контекстном меню клиентского приложения Windows Explorer DM Extension. Список поддерживаемых типов файлов см. в разделе PDF Create Assistant. Также доступна команда Отправить PDF по электронной почте.

Чтобы создать PDF-файл из внешнего файла, выберите в меню «Документ» команду Создать новый PDF. При создании профиля документа нужно указать исходный документ и целевое расположение в системе eDOCS.

Создание PDF-файлов в системе iManage WorkSite

Воспользуйтесь панелью инструментов Kofax PDF в надстройке Kofax PDF в клиентском приложении DeskSite. Подробные сведения см. в разделе Панель инструментов надстройки iManage.

Создание PDF файлов из веб-интерфейса iManage

Для выполнения данной задачи потребуется следующее:

Надстройка Power PDF для iManage 10, установленная на сервере iManage.
Действующая учетная запись iManage.

Войдите в iManage с помощью веб-браузера.
Выберите файлы для преобразования. Можно выбрать файлы XPS, Office и файлы изображения.
Запустите команду Создать PDF-файл любым из следующих способов.
- Щелкните значок … рядом с документом справа, затем нажмите Создать PDF ().
- Щелкните Создать PDF () в заголовке списка документов.
- Откройте предварительный просмотр документа, затем щелкните Создать PDF () в заголовке.
При выборе нескольких файлов отобразится диалоговое окно Объединить элементы в одном PDF-файле.
1. Решите, как следует использовать выбранные файлы.
  - Создать PDF для каждого из входных документов: создается PDF-файл из каждого исходного документа, с использованием исходных имен файлов.
  - Совместить файлы в одном документе PDF: все исходные файлы объединяются в одном выходном PDF-файле. В списке ниже выберите файл, затем установите порядок с помощью кнопок вверх и вниз.
2. Выберите порядок отправки полученных файла или файлов на сервер iManage.
  - Сохранить новый документ. Один или несколько выходных файлов отправляются в качестве нового документа iManage. У новых документов такое же имя и уникальный номер документа. Можно также нажать Соотнести PDF с оригиналом, чтобы связать исходный файл в свойствах файла.
  - Сохранить новую версию. Один или несколько выходных файлов отправляются в качестве версии документа или документов iManage.
    Примечание. У каждой версии документа может быть свой формат файла.
Если выбран один файл, отобразится диалоговое окно Сохранить как. Выберите порядок отправки полученного файла на сервер iManage, как описано выше.

По окончании отправки полученные файл или файлы отобразятся в списке документов iManage. При необходимости обновите список. Для получения дополнительных сведений см. раздел Интеграция в систему управления документами.

Примечание

В системах управления документами Worldox, Documentum и DocuShare открывать исходные файлы напрямую невозможно. В программе Create Assistant выберите команду Добавить (открыть) из системы управления документами, чтобы получить доступ к файлу, а затем — команду Сохранить в системе управления документами, чтобы сохранить полученный PDF-файл в системе. Подробности см. в разделе Сохранение в системах управления документами.